Monthly Archives: November 2017

Quản trị cửa hàng bằng phần mềm bán hàng

Các phương thức quản lý bán hàng

Hiện nay mô hình kinh doanh bán lẻ vừa và nhỏ (hộ kinh doanh cá thể) đang chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế nước ta, số lượng cửa hàng từ đơn lẻ tới mô hình chuỗi ở mọi ngành nghề là mọc ra ngày càng nhiều nhưng không phải tất cả những người kinh doanh đều sử dụng cùng một phương thức quản lý bán hàng. Tùy theo mức độ nhu cầu, khả năng kinh tế và tầm nhìn của người quản lý mà mỗi người lại lựa chọn cho mình một giải pháp quản lý bán hàng khác nhau.

Khi số lượng giao dịch mỗi ngày và hàng hóa tăng cao, nhu cầu tìm kiếm và sử dụng một phương thức quản lý bán hàng hiệu quả là không thể thiếu. Tuy nhiên, tùy theo mức độ nhu cầu, khả năng kinh tế và tầm nhìn của người quản lý, mỗi người lại lựa chọn cho mình một giải pháp quản lý bán hàng khác nhau.

Theo các chuyên gia trong ngành, mỗi công cụ quản lý bán hàng có những ưu, nhược điểm khác nhau. Điều một chủ doanh nghiệp cần quan tâm đó là phương thức nào mang lại cho họ nhiều lợi ích thiết thực nhất. Đồng thời, tầm nhìn xa vĩ mô sẽ giúp họ đi tắt đón đầu, áp dụng phương thức quản lý bán hàng có xu hướng thống trị trong tương lai.

Quản lý bán hàng bằng sổ sách

Có thể xem đây là phương thức quản lý bán hàng sơ khai nhất và cũng có mặt sớm nhất. Tuy nhiên công cụ quản lý này chỉ phù hợp với một số lượng hàng hóa nhỏ, bằng cách lập sổ sách để tiện lợi cho việc quản lý số lượng sản phẩm bán, hàng tồn kho và doanh thu theo tháng, năm… Bởi vậy, nếu như việc làm ăn thuận lợi, số lượng mặt hàng tăng cao, phát sinh thêm nhiều vấn đề mới, việc quản lý các mặt hàng qua sổ sách sẽ gặp rất nhiều hạn chế và khó kiểm soát, mất nhiều thời gian để tính toán công nợ, tồn kho, doanh số bán hàng…

Quản lý bán hàng bằng sổ sách

Theo cuộc khảo sát gần đây của chúng tôi trên hơn 1000 cửa hàng là khách hàng của VNUNI thì chúng tôi thấy rằng có khoảng 32.8% chủ cửa hàng nói rằng họ vẫn đang quản lý công việc bán hàng của mình thông qua sổ sách (và thậm chí có người chẳng ghi sổ sách gì cả) và đa số họ đều chỉ đang bán một lượng mặt hàng nhỏ, có thể kiểm soát được.

Tuy nhiên, khi được hỏi về khó khăn khi áp dụng phương thức quản lý cổ điển này, nhiều người cũng bày tỏ sự “rối ren” khi xảy ra các vấn đề phát sinh liên quan đến sản phẩm đổi trả, hàng lỗi, hàng tồn, sản phẩm bán chạy. Đặc biệt là khi số lượng mặt hàng nhập về tăng lên họ bắt đầu mất dần sự kiểm soát, khó phát hiện sai sót, và sự đảm bảo an toàn dữ liệu là rất mong manh, dễ bị mất hay gặp hỏa hoạn.

Nếu như việc làm ăn thuận lợi, số lượng mặt hàng tăng cao, phát sinh thêm nhiều vấn đề mới, việc quản lý các mặt hàng qua sổ sách sẽ gặp rất nhiều hạn chế và khó kiểm soát.

Quản lý bán hàng bằng File Excel

Khi sổ sách không thể đáp ứng đủ nhu cầu của người quản lý, công cụ Excel ra đời đã giúp họ thuận lợi hơn trong quản lý bán hàng và thống kê hàng hóa xuất – nhập – tồn. Ưu điểm nổi bật khi quản lý bán hàng bằng Excel là chi phí thấp, kiểm soát lượng hàng tồn kho hiệu quả và lưu lượng hàng hóa nhập xuất mỗi ngày được thống kê dễ dàng.

Quản lý bán hàng bằng excel

Cũng theo khảo sát của VNUNI trên 1000 khách hàng, có đến 58.5% các chủ cửa hàng đang sử dụng phần mềm Excel để quản lý bán hàng. Tuy nhiên, theo chia sẻ của anh Phan Anh Việt, chủ chuỗi cửa hàng thời trang thể Comsport nói rằng anh có thể quản lý được hàng hóa trên excel cho 2 cửa hàng nhưng thực sự công việc này cực kỳ vất vả. Anh Việt thường phải làm việc tới tận tối khuya để nhập lại dữ liệu của từng cửa hàng, từng nhân viên (vì chỉ mình anh mới có thể sử dụng được file excel do anh tạo ra). Điều này làm cho cuộc sống của anh gặp rất nhiều khó khăn, nhất là việc không có thời gian dành cho gia đình, và những thú vui giải trí cá nhân là hầu như không có. Việc áp dụng phần mềm bán hàng VNUNI vào quản lý giúp anh có thể mở thêm các cửa hàng mới mà vẫn giúp anh kiểm soát nhanh chóng, tức thời ở bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào,… và đặc biệt anh không còn phải bù đầu tổng kết hàng hóa, doanh số vào cuối ngày nữa. Cuộc sống của anh được cải thiện rõ ràng.

Quản lý bán hàng bằng File Excel sẽ không thể làm việc với những hệ thống thanh toán bằng mã vạch, lập hóa đơn, nhiều người dùng chung nhau nhập liệu trên cùng 1 file qua mạng, excel sẽ bị rất chậm khi mở file có dữ liệu lớn…

Quản lý bằng máy tính tiền

Máy tính tiền là một thiết bị cơ học hay điện tử dùng để tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hóa đơn và có thể có thêm hộp đựng tiền. Máy tính tiền đầu tiên do James Ritty sáng chế. Ngày nay, máy tính tiền điện tử được dùng rộng rãi trong các lĩnh vực thương mại với nhiều chức năng, phù hợp với các yêu cầu của môi trường làm việc của nó.

Máy tính tiền
Máy tính tiền

Ở Việt Nam, các cửa hàng nhỏ lẻ trước kia cũng thường mua chọn gói 1 máy tính tiền để áp dụng quản lý cửa hàng đơn lẻ của họ. Máy tính tiền tỏ ra có ưu thế vì tính cơ động nhỏ gọn, sử dụng mã vạch và in hóa đơn trong bán hàng. Song máy tính tiền có nhưng nhược điểm cố hữu mà gần đây nhiều cửa hàng phải thanh lý để tìm tới các phần mềm bán hàng hiện đại, nhiều tính năng hơn.

Đọc thêm về so sánh giữa máy tính tiền và phần mềm bán hàng: Lựa chọn phần mềm bán hàng hay máy tính tiền?

Hiện nay các máy tính tiền cũ ít được sử dụng nhưng các POS bán hàng hiện đại, bundle đủ bộ thiết bị bán lẻ, màn hình cảm ứng và sử dụng hệ điều hành windows để cài các ứng dụng phần mềm bán hàng nhìn hiện đại và là xu thế sử dụng trong bán lẻ trên thế giới.

Quản lý bằng phần mềm bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng có thể là loại cài đặt trên máy tính, ứng dụng web hay ứng dụng mobile là một ứng dụng nghiệp vụ có thể giúp người quản lý theo dõi tức thời tồn kho cho nhiều kho/cửa hàng; quản lý tổng hợp tới chi tiết (doanh thu lãi lỗ, hàng tồn kho, công nợ) theo nhiều chiều (theo cửa hàng, theo nhân viên, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo thời gian,…); quản lý chặt chẽ quan hệ chứng từ theo đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh; sử dụng thuận tiện và nhanh chóng với tính năng copy chứng từ; kiểm soát và phân quyền theo vai trò chặt chẽ, quản lý theo dõi các hành động sửa đổi (theo dõi lưu vết hệ thống); hỗ trợ chính sách giá, khuyến mại đa dạng; tích hợp các thiết bị bán lẻ như đầu đọc mã vạch, máy in tem mã vạchmáy in hóa đơn, máy kiểm kê kho, két đựng tiền, v.v…

Quản trị cửa hàng bằng phần mềm bán hàng

Dù là ứng dụng chạy cài đặt trên máy tính, ứng dụng web hay ứng dụng mobile thì đều có thể chạy được online (tùy theo dữ liệu để ở đâu mà thôi). Tuy nhiên, các ứng dụng web thì có thể chạy trên mọi thiết bị, ứng dụng mobile thì chỉ chạy trên các dòng có hệ điều hành mobile như iOS, Android, ứng dụng cài đặt trên máy tính thì chỉ chạy được trên các máy tính hoặc các thiết bị sử dụng hệ điều hành windows mà thôi.

Có rất nhiều công ty viết rằng các phần mềm cài đặt trên máy tính gọi là phần mềm offline, còn mấy cái ứng dụng web của họ mới là phần mềm online thì tức là họ chả hiểu gì về công nghệ cả. Phần mềm cài trên máy tính sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Client/Server như MS SQL Server, My SQL, Oracle Database,… thì đều có thể chạy online cho nhiều điểm truy cập được hết. Online chẳng qua là dữ liệu được để trên các máy tính chủ có IP tĩnh mà thôi. Khái niệm Online ko phải là chạy trên các thiết bị di động, hay chạy được trên trình duyệt web, mà là chạy được quan Internet hay không mà thôi.

Đọc thêm >> Thế nào là phần mềm bán hàng Online, Offline

Kết quả khảo sát của VNUNI cho thấy, có khoảng 23.8% đang sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để quản lý các cửa hàng, chuỗi cửa hàng, siêu thị. Hiện nay VNUNI có hơn 2000 khách hàng đang sử dụng phần mềm bán hàng của mình, trong đó có rất nhiều các cửa hàng, chuỗi cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini trong Hội Liên Minh Bán Lẻ tin dùng sản phẩm của VNUNI.

VNUNI – Chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Máy in tem mã vạch

Lợi ích của máy in tem mã vạch chuyên dụng là gì?

Máy in tem mã vạch hay còn gọi là máy in tem nhãn là một trong những thiết bị không thể thiếu cho các cửa hàng như: siêu thị, minimart, tạp hóa, tự chọn, shop thời trang, mỹ phẩm…các hệ thống bán lẻ, kho hàng, trung tâm thương mại… bởi nó mang lại rất nhiều lợi ích to lớn và cực kỳ tiện dụng.

Vậy chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem: Máy in tem mã vạch là gì? Những lợi ích của máy in tem mã vạch đem lại cho các cửa hàng là gì? Và các loại máy in tem mã vạch thông dụng hiện nay nhé.

Ngày nay thời đại công nghệ hiện đại nên sự đòi hỏi từ khách hàng đến chủ cửa hàng đều có nhu cầu cao hơn trong việc mua sắm cũng như quản lý cửa hàng, quản lý tất cả sản phẩm, đòi hỏi phải có một hệ thống tiện lợi thích hợp để kiểm kê hàng hóa, đóng nhãn sản phẩm và giúp khách hàng dễ mua sản phẩm hơn. Máy in mã vạch cho phép bạn đính mã vạch lên hàng hóa của mình sẽ đáp ứng được những nhu cầu cần thiết đó cho bạn.

1. Máy in tem mã vạch chuyên dụng là gì?

Máy in tem mã vạch chuyên dụng còn được gọi là máy in tem nhãn, là thiết bị ngoại vi được kết nối với máy tính có chức năng in thông tin và mã vạch của sản phẩm lên bề mặt của tem nhãn để phục vụ công tác quản lý kinh doanh và sản xuất. Máy in tem mã vạch dụng dùng công nghệ in nhiệt trực tiếp và in nhiệt gián tiếp để nâng cao chất lượng in và đảm bảo chất lượng mã vạch sau khi in ra.Máy in tem mã vạchMáy in tem mã vạch thường được áp dụng cho các mô hình như: siêu thị, minimart, tạp hóa, shop thời trang, giầy dép, mỹ phẩm….các hệ thống bán sỉ – lẻ, hay tại các kho hàng, nhà máy sản xuất…Máy in tem mã vạch được tích hợp với phần mềm bán hàng, in tem trực tiếp các sản phẩm từ phần mềm bán hàng vô cùng đơn giản, nhanh chóng, hiệu quả.

2. Lợi ích của máy in tem mã vạch là gì?

Thuận tiện cho người quản lý: Mỗi loại sản phẩm sẽ được cung cấp 1 mã vạch riêng, để giúp bạn quản lý thông tin, giá cả của sản phẩm một cách chính xác nhất.

Thuận tiện cho người mua hàng: Khách hàng khi vào cửa hàng của bạn sẽ nắm rõ được thông tin, giá cả sản phẩm của món hàng cần mua. Sự rõ ràng, rành mạch sẽ là một điểm cộng của khách hàng dành cho hệ thống của bạn.

Tạo sự chuyên nghiệp cho hệ thống: Với một hệ thống, mà mỗi loại sản phẩm đều có đầy đủ thông tin và giá cả thì sẽ tạo nên thiện cảm đối với khách hàng.

– Giúp quản lý tốt các sản phẩm: Với nhãn dính mã vạch, thật dễ dàng để kiểm soát chính xác chất lượng và số lượng hàng hóa. Việc sử dụng mã vạch cho phép bạn dễ dàng kiểm soát có bao nhiêu hàng hóa trên kệ, sản phẩm nào còn, sản phẩm nào sắp hết, sản phẩm nào đã hết.

– Giúp kiểm soát kho hiệu quả hơn: Đối với các kho hàng có hàng nghìn sản phẩm và nhiều chủng loại khác nhau, thậm chí có 3-4 kho khác nhau, việc quản lý hoạt động xuất nhập tồn là một điều không hề đơn giản. Nếu vẫn duy trì phương pháp thủ công, dựa vào hiệu năng của nhân viên thì sai sót sẽ xảy ra hàng ngày, hàng giờ dẫn đến việc hao tổn chi phí đáng kể trong việc quản lý kho và sản phẩm.

– Giúp thanh toán nhanh chóng, chính xác hơn: Bán hàng đôi khi không thể tránh khỏi những nhầm lẫn. Khi khách đông sẽ rất dễ nhận hoặc trả nhầm tiền cho khách hàng. Quản lý, kiểm soát tồn kho, hàng khuyến mại, giảm giá là điều rất cần thiết đối với các hệ thống các shop bán lẻ, siêu thị mini, chuỗi cửa hàng và trung tâm thương mại.

– Giúp khẳng định thương hiệu sản phẩm và tạo lòng tin khách hàng: Sản phẩm được dán mã vạch sẽ giúp khách hàng biết được những thông tin cần thiết: nguồn gốc, nơi xuất xứ, thương hiệu, tên sản phẩm, giá cả,…tạo lòng tin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm do cửa hàng của bạn cung cấp.

Khi quản lý hàng hoá, tính chuẩn xác và nhanh chóng là điều quan trọng nhất đối với tất cả cửa hàng nói chung và các cửa hàng thời trang, tạp hoá, bán lẻ nói riêng. Đương nhiên, bạn cần phải bỏ ra một ít chi phí đầu tư cho công việc này, nhưng hiệu quả mang lại sẽ vô cùng to lớn. Vậy tại sao bạn lại chưa đầu tư một chiếc máy in mã vạch cho cửa hàng của mình nhỉ?

3. Một số loại máy in tem mã vạch chuyên dụng

– Máy in tem mã vạch chuyên dụng sử dụng công nghệ in nhiệt trực tiếp (direct thermal): Là loại máy in tem mã vạch chỉ sử dụng giấy in tem mã vạch mà không cần băng mực. Hết giấy thay giấy.

Ví dụ: Máy in tem mã vạch APOS 350B: Là dòng máy in mới ra thị trường với thiết kế nhỏ, gọn, đẹp, dễ dàng lắp đặt và sử dụng thuận tiện, in rõ nét. Mà quant trọng là giá thành tương đối rẻ, hiện nay giá chỉ hơn 2tr/1 chiếc máy in tem chuyên dụng sử dụng công nghệ in nhiệt trực tiếp, sử dụng giấy in loại 2 tem/1 hàng, độ dài 40m, kích thước 1 tem: 35mm*22mm. Chính vì vậy mà chiếc máy in tem mã vạch này hiện nay đang được khách hàng lựa chọn nhiều.

 

– Máy in tem mã vạch chuyên dụng sử dụng công nghệ in truyền nhiệt (thermal transfer): Là các loại máy in tem mã vạch phải cần sử dụng băng mực (Ribbon) và giấy in tem mã vạch. Khi hết mực thì phải thay băng mực khác, hết giấy thì thay cuộn giấy khác.

Ví dụ các loại máy in như Godex, TSC, Honeywell…

Máy in hóa đơn nhiệt

Lợi ích của máy in hóa đơn nhiệt cho các cửa hàng bán lẻ

Bạn đang có dự định chuẩn bị mở một cửa hàng bán lẻ hoặc bạn đang là chủ của một cửa hàng bán lẻ, nên bạn đang phân vân không biết có nên đầu tư một chiếc máy in hóa đơn nhiệt (máy in bill) hay không? Hay đang thắc mắc là những lợi ích của việc sử dụng máy in hóa đơn nhiệt mang lại cho cửa hàng là gì? Cửa hàng bán lẻ mà VNUNI nói tới ở đây như: Siêu thị, minimart, tạp hóa, cửa hàng tự chọn, shop thời trang, shop mỹ phẩm, shop giầy dép…

Vậy chúng ta hãy cùng nhau tham khảo một số các lợi ích dưới đây, sau đó bạn có thể tự đưa ra quyết định là có nên đầu tư một chiếc máy in hóa đơn nhiệt hay không nhé?

Máy in hóa đơn nhiệt

1. Tăng năng suất lao động, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng

Nếu cửa hàng của bạn là tương đối lớn và có thể đông khách trong một vài thời điểm. Bạn ngồi viết tay từng hóa đơn một trong khi khách thì đang đông. Một công việc không hề đơn giản chút nào. Do đó khi sở hữu một máy in hóa đơn nhiệt nó sẽ tự động in hóa đơn cho bạn, san sẻ một phần công việc cho bạn, mặt khác tránh được những sai sót không đáng có khi viết nhầm, tính toán nhầm.
Nhờ có phần mềm bán hàng kèm theo máy in hóa đơn bạn sẽ không cần tính toán và viết hóa đơn nữa. Tất cả đã được thực hiện một cách hoàn toàn tự động, nhanh chóng, hiệu quả và cực kỳ chính xác.

Tốc độ in nhanh chóng: Là cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, giấy dép, cửa hàng ăn uống nhanh hay hệ thống siêu thị, minimart, hệ thống bán lẻ… thì yêu cầu về tốc độ luôn là hàng đầu, bởi không thể để khách hàng đợi hàng tiếng đồng hồ chỉ để thanh toán 1 vài món hàng. Do đó, sử dụng máy in nhiệt có tốc độ in nhanh chóng hiệu quả sẽ giúp bạn lấy được sự hài lòng từ phía khách hàng. Họ sẽ cảm thấy rất thoải mái khi được thanh toán nhanh chóng, chính xác và họ chắc chắn sẽ quay lại cửa hàng của bạn thêm lần nữa.

2. Làm tăng sự tin tưởng của khách hàng

Với việc hóa đơn viết tay chữ viết xấu, không rõ ràng khách hàng không đọc được những thông tin trên đó làm cho họ cảm thấy mập mờ, không rõ ràng. Ngoài ra, hóa đơn viết tay có thể có sự nhầm lẫn, làm mất lòng khách hàng.
Nhưng với máy in hóa đơn nhiệt thì bạn yên tâm với cách thức triển khai tự động. Máy móc rất ít khi nhầm lẫn, mọi thông tin đều được hiển thị đầy đủ và rõ ràng trong hóa đơn, tạo niềm tin cho khách hàng khi thanh toán.

3. Thật là lạc hậu nếu cửa hàng của bạn vẫn còn viết hóa đơn bằng tay

Hầu hết các cửa hàng bán lẻ: Siêu thị, minimart, tạp hóa, các shop quần áo, cửa hàng, quán ăn, nhà hàng…đều có hệ thống tự động bán hàng. Máy in hóa đơn cải thiện cái nhìn về cửa hàng của bạn.
Chắc rằng bạn sẽ tăng doanh số và tiết kiệm thời gian và chi phí khi sử dụng máy in hóa đơn bán hàng.

4. Máy in hóa đơn nhiệt – Không sử dụng mực in

Trong khi máy in kim sử dụng kim để chấm qua một băng mực làm hiện mực lên trang giấy cần in thì máy in hóa đơn nhiệt sử dụng công nghệ in nhiệt trực tiếp, máy sử dụng giấy in nhiệt để in hóa đơn. Khi có tác dụng của nhiệt từ đầu in, thành phần hóa chất trong giấy in nhiệt của máy sẽ chuyển thành màu đen và hiển thị những thông tin cần thiết mà không cần sử dụng mực in. Chữ in sắc nét, không bị lem như in mực, không phải thay mực nhiều lần, không bị gãy kim in… tiết kiệm chi phí mua mực cũng như tránh được các trục trặc do mực in gây ra.

5. In không gây ồn ào

Với máy in thông thường thường gây tiếng kêu trong quá trình in ấn. Nhưng với máy in hóa đơn nhiệt có gây tiếng kêu nhưng mức độ rất nhỏ. Không gây khó chịu cho người khác.

6. Tiết kiệm diện tích

Máy in hóa đơn nhiệt hiện tại được thiết kế khá nhỏ gon, đẹp, thanh lịch nên việc sử dụng máy in hóa đơn nhiệt sẽ giúp cửa hàng của bạn tiết kiệm diện tích cho các quầy thanh toán. Làm cho cửa hàng, siêu thị của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

7. Hạn chế tối đa thất thoát

Máy in hóa đơn nhiệt sẽ là công cụ để bạn quan sát nhân viên của mình. Bạn sẽ dễ dàng kiểm tra được sản phẩm đã được bán là gì và giá cả của các sản phẩm ra sao. Đồng thời, ngăn chặn hiệu quả trường hợp nhân viên gian lận bằng cách thu tiền của khách hàng mà không xuất hóa đơn. Và để chắc chắn hơn, hãy ghi chú ở ngoài cửa hàng rằng “Khách hàng vui lòng nhận hóa đơn khi mua hàng”. Điều này vừa giúp đảm bảo quyền lợi người mua, vừa là cách khiến nhân viên bán hàng bắt buộc phải in hóa đơn thanh toán cho khách hàng.

8. Tiện lợi khi kiểm tra nếu phát hiện sai sót

Nếu khách hàng khiếu nại về sản phẩm hay có nhu cầu đổi trả sản phẩm đã mua, thì việc cần làm lúc này là kiểm tra, đối chiếu lại hóa đơn bán hàng và thông tin trên phần mềm kết nối với máy tính. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo tính trung thực, giải quyết khiếu nại một cách nhanh gọn, chính xác và khiến khách hàng hài lòng cho những lần mua hàng sau.

9. Quảng cáo miễn phí cho cửa hàng

Hóa đơn bán hàng được xuất từ máy in hóa đơn nhiệt sẽ bao gồm các thông tin như địa chỉ và tên cửa hàng, số điện thoại, trang facebook…Nhờ những điều này, cửa hàng của bạn sẽ được quảng cáo từ chính người khách hàng đã mua sản phẩm của cửa hàng đến các khách hàng tiềm năng khác. Nếu muốn tìm địa chỉ của cửa hàng, họ chỉ cần xem lại hóa đơn là xong. Do vậy, hóa đơn bán hàng là một cách quảng cáo miễn phí và rất hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí quảng cáo ở các phương tiện khác đấy!