3 lưu ý khi nhập hàng trong kinh doanh bán lẻ


Một số khách hàng của VNUNI trong quá trình kinh doanh đã gặp phải vướng mắc khi nhập hàng. Nên đặt hàng như thế nào? Đủ trưng bày và giữ tồn kho tối đa hay duy trì mức tồn kho tối thiểu?

Đối với một người chủ cửa hàng, làm thế nào để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn là một trong những vấn đề cần được chú trọng hàng đầu. Do vậy, thời gian đặt hàng và số lượng đặt hàng phải đáp ứng được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Dưới đây VNUNI xin đưa ra một vài lưu ý.

3 lưu ý khi nhập hàng trong kinh doanh bán lẻ

1. Chia hàng hóa thành các phân nhóm và lên lịch đặt hàng.

Cho dù bạn có 10.000 sản phẩm hay 100 sản phẩm nhưng nếu không lên lịch đặt hàng thì bạn sẽ rơi vào tình trạng liên tục thiếu hàng và hàng ngày phải đặt hàng nhà cung cấp. Thậm chí buổi sáng vừa đặt mặt hàng A, tới chiều lại tiếp tục gọi điện tới nhà cung cấp để đặt mặt hàng B. Vấn đề này có thể được giải quyết nếu bạn phân chia hàng hóa của mình thành nhiều nhóm nhỏ. Có những loại bán chậm 1 tháng mới cần nhập một lần dù đặt số lượng tối thiểu, có những loại nhập 1 tuần 1 lần và có những loại bạn cần đặt hàng theo ngày. Khi phân chia số lượng như vậy, ít nhất trong tuần, bạn chỉ cần quan tâm tới những mặt hàng theo ngày và lên số lượng nhập hàng kịp thời sao cho khi hàng mới về thì hàng cũ cùng vừa sắp hết. Vào những ngày nhất định trong tháng hoặc trong tuần bạn mới cần lên kế hoạch đặt hàng cho những mặt hàng còn lại.

Với tất cả các mặt hàng của cùng 1 nhà cung cấp, bạn nên kiểm tra để nhập trong cùng 1 ngày và tính toán số lượng cùng thời hạn đặt hàng phù hợp.

Những siêu thị, cửa hàng lớn thường chia nhỏ việc đặt hàng cho nhân viên phụ trách quầy hàng cụ thể. Với vị trí chủ cửa hàng, bạn nên lưu ý họ phối hợp việc đặt hàng với các quầy hàng khác. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển hàng, đó cũng là một trong những lý do mà bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp giảm giá.

2. Chú ý tới hạn sử dụng sản phẩm.

Những mặt hàng như đồ gia dụng, quần áo… thường không có hạn sử dụng, nhưng với những mặt hàng có vòng đời sản phẩm ngắn như mỹ phẩm, thực phẩm, đồ uống, thực phẩm đông lạnh, trái cây… bạn cần hết sức chú ý. Một số phương pháp hạn chế tình trạng hàng hết date có thể kể ra như sau:

  • Đàm phán với nhà cung cấp đổi, trả hàng cận date. Một số nhà cung cấp lớn thường cử nhân viên tiếp thị tới quản lý và chào bán hàng của mình. Họ có trách nhiệm kiểm tra date hàng và thông báo với hãng để đổi, trả kịp thời. Những nhà cung cấp nhỏ không có kinh phí để thực hiện điều này, vì vậy, bạn cần nêu rõ các điều khoản đổi, trả hàng với họ trước khi hợp tác kinh doanh.
  • Thực hiện quản lý hàng hóa theo phương pháp FIFO (First In – First Out). Đối với những nhà cung cấp có quy trình sản xuất và giao hàng khoa học và bài bản, họ sẽ giao cho bạn hàng có date mới hơn hoặc bằng với lần giao trước. Nhưng cũng có người quản lý không tốt nên giao hàng date cũ hơn, khi đó hoặc là bạn từ chối nhập hàng để họ có ý thức xây dựng quy trình quản lý giao hàng hiệu quả hơn hoặc bạn chấp nhận và quản lý theo phương pháp FEFO (First Expire – First Out), tùy vào vị thế của mình với nhà cung cấp. Trong lĩnh vực bán lẻ, quản lý theo lot sản phẩm không mang lại nhiều hiệu quả vì mất thêm thời gian nhập hàng và thanh toán. Quản lý theo lô (lot number/batch number) thực sự có ý nghĩa trong sản xuất, khi phát hiện sản phẩm lỗi, nhà sản xuất có thể truy tới nguồn gốc, nguyên liệu, thời gian, người vận hành từ lô sản xuất đó.
  • Thường xuyên kiểm tra, vệ sinh quầy và đảo date hàng. Nhân viên quầy hàng nào không để hàng hết hạn sẽ được khen thưởng bằng tiền hoặc hiện vật vào cuối năm.

3. Chú ý tới nhập hàng khi có khuyến mại.

Vào các đợt nhà cung cấp khuyến mại giảm giá sản phẩm, bạn chỉ nên dự trữ hàng với những mặt hàng thực sự bán tốt và không lo về hạn sử dụng của sản phẩm, đồng thời cũng cần dự tính được số lượng hàng bán ra trung bình mỗi ngày.

Một số nhà phân phối trả tiền trưng bày với điều kiện bạn phải nhập nhiều hàng. Bạn cần cân nhắc cụ thể chi phí cơ hội trong trường hợp này. Số tiền mua hàng để trưng bày đó nếu dùng để mua mặt hàng bán chạy nhất thì lợi nhuận sẽ là bao nhiêu? Có nhiều hơn tiền trưng bày hay không? Hàng trưng bày cận date có đổi được hàng mới hay không?… Rất nhiều nhà cung cấp sử dụng khuyến mại như một biện pháp để đẩy hàng tồn, hàng không bán được. Do đó, đừng nên ham rẻ mà chấp nhận chôn vốn ở những mặt hàng khó cạnh tranh và bán chậm.

Theo kinh nghiệm từ những nhà bán lẻ chuyên nghiệp, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp việc đặt hàng sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Mặt khác, kinh nghiệm và năng lực quản lý của chủ cửa hàng cũng đóng vai trò rất quan trọng. Chính vì vậy, ngoài việc áp dụng công nghệ vào quản lý, bạn cần luôn luôn trau dồi, học hỏi thêm từ những người đi trước.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng