4 lưu ý trong quản lý hàng tồn kho


Không ít người kinh doanh do xem nhẹ vai trò của việc quản lý tồn kho nên dẫn đến việc thiếu hụt trầm trọng nguồn vốn và thua lỗ. Đối với một doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho là một khoản mục quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại hay thậm chí là một cửa hàng bán lẻ, hàng tồn kho lại càng quan trọng. Quản lý tốt hàng tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì được lượng khách hàng thường xuyên, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn.

4 lưu ý trong quản lý hàng tồn kho

Tuy vậy, không phải người kinh doanh nào cũng biết phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Bằng kinh nghiệm thực tiễn, chúng tôi xin lưu ý bạn 4 điểm sau:

  1. Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi mặt hàng

Tại sao bạn cần xác định mức tồn kho? Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt hàng dẫn đến giảm doanh thu. Bạn có thể xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu bằng cách cố định ngày nhập hàng. Ví dụ cứ 3 ngày bạn nhập hàng mới một lần, vậy thì mức tồn kho tối đa nên là 4 ngày bán hàng và mức tồn kho tối thiểu là 1 ngày bán hàng. Tôi giả sử một ngày bạn bán được 10 gói cà phê, 3 ngày bạn mới nhập hàng một lần thì số lượng tối đa bạn nên mua là 40 gói và số lượng tối thiểu bạn nên để trong kho là 10 gói.

  1. Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

Mặc dù đối với nhiều cửa hàng bán lẻ, kho hàng cũng chính là cửa hàng. Tuy nhiên, khi hoạt động kinh doanh của bạn phát triển đến một mức độ nào đó, bạn nên chuẩn bị kho hàng để có thể dự trữ số lượng lớn vào thời kỳ cao điểm như lễ, tết, trung thu…Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:

  • Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
  • Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.
  1. Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không, bạn phải tiến hành kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng, bạn cũng có thể phát hiện ra hàng hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Đối với nhiều cửa hàng bán lẻ mà nói, việc dừng bán hàng để kiểm kê sẽ đem lại sụt giảm về doanh số. Tuy vậy, chúng tôi cho rằng hoạt động này là vô cùng cần thiết. Ít nhất bạn cũng nên thực hiện việc đó 6 tháng một lần. Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp bạn quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng.

  1. Sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý tồn kho

Đối với một cửa hàng nhỏ và mới mở, việc đầu tư phần mềm quản lý ngay có lẽ là chưa cần thiết. Tuy vậy, về lâu dài, khi công việc của bạn ngày càng phát triển đòi hỏi công tác quản lý phức tạp hơn, bạn nên cân nhắc tới việc đầu tư phần mềm quản lý. Phần mềm VNUNI với những ưu điểm vượt trội sẽ giúp bạn hạn chế được được rủi ro về quản trị tồn kho, thất thoát trong quá trình bán hàng cũng như nhầm lẫn về giá mua và giá bán.

4 lưu ý trong quản lý hàng tồn kho

Bất cứ khi nào và ở đâu, bạn cũng có thể tra cứu được tồn kho một cách chính xác, lên số lượng đặt hàng nhanh chóng, giảm tình trạng hàng hóa tồn quá nhiều hoặc thiếu hụt. Thêm vào đó, bạn cũng có thể biết được mặt hàng nào bán chậm để giảm lượng đặt hàng để tiết kiệm chi phí và ưu tiên những mặt hàng đem lại lợi nhuận lớn hơn. Tất cả những ưu thế trên, bạn đều có được khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

Có thể nói quản lý tồn kho tốt là một trong những yếu tố dẫn đến thành công của người kinh doanh. Trong quá trình làm việc, tôi đã chứng kiến rất nhiều doanh nghiệp thua lỗ, phá sản do không chú trọng đến công tác này. Cùng với việc triển khai phần mềm và các ứng dụng ưu việt, bạn sẽ hạn chế được nhiều sai sót và mất mát, tăng cường lợi nhuận thu về.

Trên đây là một vài kinh nghiệm mà tôi muốn chia sẻ cùng các bạn. Chúc các bạn gặt hái được nhiều thành công trên con đường kinh doanh của mình!

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng