Các phương thức quản lý bán hàng


Hiện nay mô hình kinh doanh bán lẻ vừa và nhỏ (hộ kinh doanh cá thể) đang chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế nước ta, số lượng cửa hàng từ đơn lẻ tới mô hình chuỗi ở mọi ngành nghề là mọc ra ngày càng nhiều nhưng không phải tất cả những người kinh doanh đều sử dụng cùng một phương thức quản lý bán hàng. Tùy theo mức độ nhu cầu, khả năng kinh tế và tầm nhìn của người quản lý mà mỗi người lại lựa chọn cho mình một giải pháp quản lý bán hàng khác nhau.

Khi số lượng giao dịch mỗi ngày và hàng hóa tăng cao, nhu cầu tìm kiếm và sử dụng một phương thức quản lý bán hàng hiệu quả là không thể thiếu. Tuy nhiên, tùy theo mức độ nhu cầu, khả năng kinh tế và tầm nhìn của người quản lý, mỗi người lại lựa chọn cho mình một giải pháp quản lý bán hàng khác nhau.

Theo các chuyên gia trong ngành, mỗi công cụ quản lý bán hàng có những ưu, nhược điểm khác nhau. Điều một chủ doanh nghiệp cần quan tâm đó là phương thức nào mang lại cho họ nhiều lợi ích thiết thực nhất. Đồng thời, tầm nhìn xa vĩ mô sẽ giúp họ đi tắt đón đầu, áp dụng phương thức quản lý bán hàng có xu hướng thống trị trong tương lai.

Quản lý bán hàng bằng sổ sách

Có thể xem đây là phương thức quản lý bán hàng sơ khai nhất và cũng có mặt sớm nhất. Tuy nhiên công cụ quản lý này chỉ phù hợp với một số lượng hàng hóa nhỏ, bằng cách lập sổ sách để tiện lợi cho việc quản lý số lượng sản phẩm bán, hàng tồn kho và doanh thu theo tháng, năm… Bởi vậy, nếu như việc làm ăn thuận lợi, số lượng mặt hàng tăng cao, phát sinh thêm nhiều vấn đề mới, việc quản lý các mặt hàng qua sổ sách sẽ gặp rất nhiều hạn chế và khó kiểm soát, mất nhiều thời gian để tính toán công nợ, tồn kho, doanh số bán hàng…

Quản lý bán hàng bằng sổ sách

Theo cuộc khảo sát gần đây của chúng tôi trên hơn 1000 cửa hàng là khách hàng của VNUNI thì chúng tôi thấy rằng có khoảng 32.8% chủ cửa hàng nói rằng họ vẫn đang quản lý công việc bán hàng của mình thông qua sổ sách (và thậm chí có người chẳng ghi sổ sách gì cả) và đa số họ đều chỉ đang bán một lượng mặt hàng nhỏ, có thể kiểm soát được.

Tuy nhiên, khi được hỏi về khó khăn khi áp dụng phương thức quản lý cổ điển này, nhiều người cũng bày tỏ sự “rối ren” khi xảy ra các vấn đề phát sinh liên quan đến sản phẩm đổi trả, hàng lỗi, hàng tồn, sản phẩm bán chạy. Đặc biệt là khi số lượng mặt hàng nhập về tăng lên họ bắt đầu mất dần sự kiểm soát, khó phát hiện sai sót, và sự đảm bảo an toàn dữ liệu là rất mong manh, dễ bị mất hay gặp hỏa hoạn.

Nếu như việc làm ăn thuận lợi, số lượng mặt hàng tăng cao, phát sinh thêm nhiều vấn đề mới, việc quản lý các mặt hàng qua sổ sách sẽ gặp rất nhiều hạn chế và khó kiểm soát.

Quản lý bán hàng bằng File Excel

Khi sổ sách không thể đáp ứng đủ nhu cầu của người quản lý, công cụ Excel ra đời đã giúp họ thuận lợi hơn trong quản lý bán hàng và thống kê hàng hóa xuất – nhập – tồn. Ưu điểm nổi bật khi quản lý bán hàng bằng Excel là chi phí thấp, kiểm soát lượng hàng tồn kho hiệu quả và lưu lượng hàng hóa nhập xuất mỗi ngày được thống kê dễ dàng.

Quản lý bán hàng bằng excel

Cũng theo khảo sát của VNUNI trên 1000 khách hàng, có đến 58.5% các chủ cửa hàng đang sử dụng phần mềm Excel để quản lý bán hàng. Tuy nhiên, theo chia sẻ của anh Phan Anh Việt, chủ chuỗi cửa hàng thời trang thể Comsport nói rằng anh có thể quản lý được hàng hóa trên excel cho 2 cửa hàng nhưng thực sự công việc này cực kỳ vất vả. Anh Việt thường phải làm việc tới tận tối khuya để nhập lại dữ liệu của từng cửa hàng, từng nhân viên (vì chỉ mình anh mới có thể sử dụng được file excel do anh tạo ra). Điều này làm cho cuộc sống của anh gặp rất nhiều khó khăn, nhất là việc không có thời gian dành cho gia đình, và những thú vui giải trí cá nhân là hầu như không có. Việc áp dụng phần mềm bán hàng VNUNI vào quản lý giúp anh có thể mở thêm các cửa hàng mới mà vẫn giúp anh kiểm soát nhanh chóng, tức thời ở bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào,… và đặc biệt anh không còn phải bù đầu tổng kết hàng hóa, doanh số vào cuối ngày nữa. Cuộc sống của anh được cải thiện rõ ràng.

Quản lý bán hàng bằng File Excel sẽ không thể làm việc với những hệ thống thanh toán bằng mã vạch, lập hóa đơn, nhiều người dùng chung nhau nhập liệu trên cùng 1 file qua mạng, excel sẽ bị rất chậm khi mở file có dữ liệu lớn…

Quản lý bằng máy tính tiền

Máy tính tiền là một thiết bị cơ học hay điện tử dùng để tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hóa đơn và có thể có thêm hộp đựng tiền. Máy tính tiền đầu tiên do James Ritty sáng chế. Ngày nay, máy tính tiền điện tử được dùng rộng rãi trong các lĩnh vực thương mại với nhiều chức năng, phù hợp với các yêu cầu của môi trường làm việc của nó.

Máy tính tiền
Máy tính tiền

Ở Việt Nam, các cửa hàng nhỏ lẻ trước kia cũng thường mua chọn gói 1 máy tính tiền để áp dụng quản lý cửa hàng đơn lẻ của họ. Máy tính tiền tỏ ra có ưu thế vì tính cơ động nhỏ gọn, sử dụng mã vạch và in hóa đơn trong bán hàng. Song máy tính tiền có nhưng nhược điểm cố hữu mà gần đây nhiều cửa hàng phải thanh lý để tìm tới các phần mềm bán hàng hiện đại, nhiều tính năng hơn.

Đọc thêm về so sánh giữa máy tính tiền và phần mềm bán hàng: Lựa chọn phần mềm bán hàng hay máy tính tiền?

Hiện nay các máy tính tiền cũ ít được sử dụng nhưng các POS bán hàng hiện đại, bundle đủ bộ thiết bị bán lẻ, màn hình cảm ứng và sử dụng hệ điều hành windows để cài các ứng dụng phần mềm bán hàng nhìn hiện đại và là xu thế sử dụng trong bán lẻ trên thế giới.

Quản lý bằng phần mềm bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng có thể là loại cài đặt trên máy tính, ứng dụng web hay ứng dụng mobile là một ứng dụng nghiệp vụ có thể giúp người quản lý theo dõi tức thời tồn kho cho nhiều kho/cửa hàng; quản lý tổng hợp tới chi tiết (doanh thu lãi lỗ, hàng tồn kho, công nợ) theo nhiều chiều (theo cửa hàng, theo nhân viên, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo thời gian,…); quản lý chặt chẽ quan hệ chứng từ theo đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh; sử dụng thuận tiện và nhanh chóng với tính năng copy chứng từ; kiểm soát và phân quyền theo vai trò chặt chẽ, quản lý theo dõi các hành động sửa đổi (theo dõi lưu vết hệ thống); hỗ trợ chính sách giá, khuyến mại đa dạng; tích hợp các thiết bị bán lẻ như đầu đọc mã vạch, máy in tem mã vạchmáy in hóa đơn, máy kiểm kê kho, két đựng tiền, v.v…

Quản trị cửa hàng bằng phần mềm bán hàng

Dù là ứng dụng chạy cài đặt trên máy tính, ứng dụng web hay ứng dụng mobile thì đều có thể chạy được online (tùy theo dữ liệu để ở đâu mà thôi). Tuy nhiên, các ứng dụng web thì có thể chạy trên mọi thiết bị, ứng dụng mobile thì chỉ chạy trên các dòng có hệ điều hành mobile như iOS, Android, ứng dụng cài đặt trên máy tính thì chỉ chạy được trên các máy tính hoặc các thiết bị sử dụng hệ điều hành windows mà thôi.

Có rất nhiều công ty viết rằng các phần mềm cài đặt trên máy tính gọi là phần mềm offline, còn mấy cái ứng dụng web của họ mới là phần mềm online thì tức là họ chả hiểu gì về công nghệ cả. Phần mềm cài trên máy tính sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Client/Server như MS SQL Server, My SQL, Oracle Database,… thì đều có thể chạy online cho nhiều điểm truy cập được hết. Online chẳng qua là dữ liệu được để trên các máy tính chủ có IP tĩnh mà thôi. Khái niệm Online ko phải là chạy trên các thiết bị di động, hay chạy được trên trình duyệt web, mà là chạy được quan Internet hay không mà thôi.

Đọc thêm >> Thế nào là phần mềm bán hàng Online, Offline

Kết quả khảo sát của VNUNI cho thấy, có khoảng 23.8% đang sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để quản lý các cửa hàng, chuỗi cửa hàng, siêu thị. Hiện nay VNUNI có hơn 2000 khách hàng đang sử dụng phần mềm bán hàng của mình, trong đó có rất nhiều các cửa hàng, chuỗi cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini trong Hội Liên Minh Bán Lẻ tin dùng sản phẩm của VNUNI.

VNUNI – Chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng