Chống thất thoát trong bán lẻ


Chống thất thoát là một trong những công việc rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh bán lẻ và cần được coi là hoạt động chiến lược. Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn chưa coi chống thất thoát là hoạt động chiến lược của công ty mà thường chỉ tiến hành kiểm kê hàng hoá theo định kỳ. Tuy nhiên làm sao để chống thất thoát hiệu quả là một câu hỏi không dễ trả lời.

Chống thất thoát trong bán lẻ

Chống thất thoát – Nhiệm vụ hằng ngày

Thông thường các cửa hàng bán lẻ nhỏ thường tiến hành kiểm kê hàng tháng, với các siêu thị là hàng quý, các đại siêu thị là khoảng 6 tháng một lần. Mục tiêu của kiểm kê là so sánh số liệu thực tế tại cửa hàng với số liệu trên sổ sách. Kết thúc kỳ kiểm kê, doanh nghiệp thường cho ra một báo cáo chi tiết về hàng hoá thực tế, đồng thời liệt ra những mặt hàng bị lệch, bị mất. Với hàng hoá bị lệch đó có thể số lượng vẫn đủ nhưng lại bị thất thoát về giá trị. Đây là trường hợp mà hàng hoá bị thất thoát, nhưng cửa hàng trưởng và quản lý ngành hàng vẫn chưa phát hiện ra vì số lượng vẫn đủ. Bên cạnh đó, báo cáo cũng chỉ việc mất hàng thực sự một số sản phẩm. Cuối cùng là một báo cáo về việc “lệch hàng hoá” và “mất hàng hoá”. Các báo cáo này được gửi tới ban lãnh đạo các siêu thị và cửa hàng bán lẻ. Lúc này phương án xử lý tiếp theo lại là bài toán khó đối với các lãnh đạo. Kết luận cuối cùng thường là: Lệch thì điều chỉnh, mất thì quy trách nhiệm. Tuy nhiên, điều chỉnh thế nào, quy trách nhiệm ra sao, không phải vấn đề dễ dàng với các trưởng phòng ban và ban lãnh đạo siêu thị. Và cuối cùng, tình trạng “hoà cả làng” lại diễn ra. Mất mát vẫn tiếp tục xảy ra mà không có giải pháp cụ thể nào trong tương lai. Hậu quả cuối cùng sẽ rơi vào các thành viên hội đồng quản trị, các nhà đầu tư và các chủ cửa hàng.

Việc quy trách nhiệm với các thành viên cụ thể trong siêu thị và cửa hàng bán lẻ hoàn toàn không phải việc dễ dàng. Nếu mất mát ít, có thể yêu cầu một số nhân viên bán hàng và quản lý đền bù. Tuy nhiên, với việc kiểm kê hàng hàng tháng, quý hoặc 6 tháng một lần thì khi quy mô cửa hàng lớn lên, số lượng cửa hàng tăng lên, số lượng hàng hoá cũng tăng lên thì sự thất thoát hàng hoá hoàn toàn không phải nhỏ. Khi đó việc quy trách nhiệm cho quản lý hay bảo vệ hay nhân viên bán hàng cũng là một vấn đề nan giải. Kết quả cuối cùng của công tác kiểm kê chỉ đơn thuần là chỉnh làm sao cho dữ liệu trên sổ sách khớp với thực tế. Còn khoản nào thiếu, mất thì hạch toán vào thất thoát coi như một khoản chi phí của doanh nghiệp. Nếu quy trách nhiệm thì cuối cùng nhân viên sẽ nghỉ việc.

Như vậy có thể thấy, việc xử lý số liệu hoặc hậu quả sau kiểm kê là việc hoàn toàn không dễ. Phân tích nguyên nhân xảy ra thất thoát, từ đó tìm ra giải pháp giải quyết tình trạng này là vấn đề then chốt trong ngành bán lẻ. Đặc biệt, khi doanh nghiệp muốn phát triển các siêu thị lớn, các chuỗi cửa hàng thì việc chống thất thoát trở thành vấn đề chiến lược của doanh nghiệp. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi lợi nhuận gộp “margin” trong ngành bán lẻ có xu hướng giảm đi, doanh số khó có xu hướng tăng lên trong ngắn hạn, việc chống thất thoát phải trở thành nhiệm vụ hàng ngày của các cửa hàng trưởng, các quản lý ngành hàng và ban lãnh đạo siêu thị, chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp bán lẻ.

Tỷ lệ lỗi gây hao hụt thất thoát trong bán lẻNguyên nhân hao hụt

Theo báo cáo của ERC, tỷ lệ hao hụt trung bình trong ngành bán lẻ tại Châu Âu là 1,84%, Úc là 1,52%. Còn báo cáo tại Mỹ của National Retail Security Survey là 1,44%. Tính trên phạm vi ngành bán lẻ toàn cầu thì tỷ lệ này là 1,34% (Theo Global Retail Theft Barometer, khảo sát tại 36 quốc gia). Tỷ lệ hao hụt này cũng có nhiều dạng tuỳ theo loại hình kinh doanh theo thị trường dọc và quốc gia. Một số tỷ lệ hao hụt trung bình cao nhất là may mặc/ quần áo và thời trang/phụ kiện (1,84%), hoặc mỹ phẩm/nước hoa/dược phẩm (1,77%). Trong may mặc/quần áo và thời trang hao hụt cao nhất là phụ kiện (3,85%) và thời trang/quần áo may sẵn (3,64%). Đối với các loại thực phẩm/cửa hàng tự chọn, hao hụt cao nhất được báo cáo là 3,38% hơn 2,5 lần so với tỷ lệ hao hụt toàn cầu là 1,36% đối với thực phẩm. Thịt chế biến cao cấp cũng có tỷ lệ hao hụt cao là 2,72%. Các nghiên cứu cũng chỉ ra những nguyên nhân cụ thể để các doanh nghiệp tham khảo, làm căn cứ cho công tác quản lý.

Theo kinh nghiệm điều hành doanh nghiệp bán lẻ và tư vấn cho các doanh nghiệp của cá nhân tôi, các doanh nghiệp tỏ ra khá lúng túng trong việc phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp xử lý sau kiểm kê. Khi không tìm ra được nguyên nhân thì không thể đưa ra biện pháp xử lý chính xác và phòng ngừa trong tương lai.

Các nhà nghiên cứu và quản lý bán lẻ trên thế giới đã chỉ ra 4 nhóm nguyên nhân chính gây hao hụt, đó là:

  1. Lỗi do quy trình quản lý: Quy trình ở đây có thể là quy trình kiểm kê, quy trình nhập hàng, quy trình xuất hàng, quy trình chuyển hàng từ kho lên kệ trưng bày.
  2. Sự nhầm lẫn với các nhà cung cấp: Chủ yếu được xác định là lỗi của nhân viên đặt hàng, nhân viên nhận hàng và nhân viên kế toán để xảy ra sai sót trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.
  3. Kẻ cắp nội bộ: Là các nhân viên của chính cửa hàng, siêu thị có hành vi gian lận
  4. Kẻ cắp bên ngoài: Mất hàng hoá do đối tượng bên ngoài siêu thị, cửa hàng…

Nghiên cứu của ERC Europe chỉ ra tỷ lệ lỗi gây hao hụt như sau: Lỗi do quy trình quản lý 27%; Sự nhầm lẫn với nhà cung cấp: 7%; Kẻ cắp nội bộ: 28%; Kẻ cắp bên ngoài: 38%.

Kết quả điều tra này cho thấy, việc chống thất thoát hàng hoá không chỉ dừng ở công tác an ninh, phòng chống mất cắp. Các biện pháp kỹ thuật như gắn sensor với hàng hoá dễ mắt cắp, lắp camera, gương… không phải là giải pháp giúp giảm triệt để tỷ lệ hàng hoá thất thoát trong siêu thị, cửa hàng. Đây chính là nghiên cứu gợi ý cho các doanh nghiệp bán lẻ trong việc chống thất thoát một cách hiệu quả.

Lời giải cho bài toán khó

Để giảm tỷ lệ thất thoát trong bán lẻ, việc đầu tiên và kiên quyết phải làm đó là xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ. Làm tốt điều này đã giảm được 27% tỷ lệ thất thoát. Khi ban điều hành siêu thị chuyên nghiệp, cửa hàng trưởng có năng lực quản lý thì điều này hoàn toàn có thể. Như vậy có thể thấy chiến lược đầu tiên để giảm thất thoát là hoàn thiện quy trình quản lý cửa hàng, quy trình quản trị trong siêu thị, trong đó quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ được ưu tiên hàng đầu.

Chiến lược thứ 2 để giảm thất thoát hàng hoá là nhóm giải pháp về con người. Trong bài viết này tôi xin gợi ý 6 bước trong việc giảm tỷ lệ hao hụt khi trọng tâm là chiến lược hướng đến con người. Đó là: Hiểu biết về nhân viên; Xây dựng văn hoá cửa hàng; Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng; Hướng tới mục tiêu; Luôn để mắt; Xây dựng năng lực quản lý.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Theo Báo Doanh Nhân

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng