Chứng từ xuất bán


Chức năng: Chức năng này cho phép người dùng có thể quản lý việc bán hàng cho “Khách hàng” (có đối tượng công nợ) và quản lý các thông tin chi tiết mỗi chứng từ “Phiếu xuất”.

Màn hình danh sách chứng từ xuất bán
Màn hình danh sách chứng từ xuất bán

Chi tiết phiếu xuất bán

Màn hình chi tiết chứng từ xuất bán
Màn hình chi tiết chứng từ xuất bán

Thông tin chi tiết về phần đầu chứng từ “Phiếu xuất”: 

– Số chứng từ: Khóa chính của “Phiếu xuất”, thông tin này do chương trình tự sinh ra, có giá trị tăng dần, có tính duy nhất và là thông tin bắt buộc phải nhập.

– Ngày chứng từ: Ngày bán hàng mặc định là ngày trên hệ thống máy tính chứa cơ sở dữ liệu và “Ngày chứng từ” không được phép để trống. Định dạng ngày gồm hai chữ số, tháng gồm hai chữ số và năm gồm bốn chữ số.

– Mã khách hàng: Mã “Khách hàng” mua hàng của doanh nghiệp. “Mã khách hàng” được chọn từ danh sách “Khách hàng” của chương trình và là thông tin bắt buộc phải nhập. Để chọn “Mã khách hàng”, người dùng có thể bấm F4 trên bàn phím hoặc gõ trực tiếp “Mã khách hàng”, “Tên khách hàng” tương ứng sẽ được hiển thị bên cạnh “Mã khách hàng”.

– Nợ hiện thời: Số tiền “Khách hàng” còn nợ doanh nghiệp tính đến thời điểm hiện tại. “Nợ hiện thời” được tổng hợp từ các giao dịch bán hàng chưa được thanh toán tính đến thời điểm hiện tại.

– Người nhận hàng: Tên gọi của người nhận hàng mua

– Đ.kiện thanh toán: Các điều kiện thanh toán của “Phiếu xuất” khi “Khách hàng” mua hàng của doanh nghiệp: Thanh toán ngay, thanh toán từng phần và mua nợ.

Trường hợp 1: “Thanh toán ngay”: Số tiền thanh toán ngay bằng tổng giá trị mặt hàng trên hóa đơn.

Trường hợp 2: “Thanh toán từng phần”: “Khách hàng” thanh toán ngay một phần với doanh nghiệp ngay trên chứng từ hiện thời. Khi “Điều kiện thanh toán” là “Thanh toán từng phần” thì “Hạn thanh toán” sẽ được áp dụng (chú ý: khi người dùng chọn điều kiện này thì số tiền “Thanh toán ngay” phải nhỏ hơn tổng số tiền và lớn hơn 0, nếu điều kiện này sai, chương trình sẽ xuất hiện thông báo nhắc nhở yêu cầu người dùng nhập lại số tiền “Thanh toán ngay”).

Màn hình thông báo lỗi khi chuyển sang "Thanh toán từng phấn"
Màn hình thông báo lỗi khi chuyển sang “Thanh toán từng phấn”

Trường hợp 3: “Mua nợ”: Trường hợp này áp dụng khi “Khách hàng” và doanh nghiệp có thỏa thuận thanh toán chậm cho hóa đơn hiện thời. Khi “Điều kiện thanh toán” là “Mua nợ” thì “Hạn thanh toán” sẽ được áp dụng (chú ý: khi người dùng chọn điều kiện này thì số tiền “Thanh toán ngay” phải bằng 0, nếu điều kiện này sai, chương trình sẽ xuất hiện thông báo nhắc nhở yêu cầu người dùng nhập lại số tiền “Thanh toán ngay”).

Màn hình thông báo khi chuyển điều kiện thanh toán sang "Mua nợ"
Màn hình thông báo khi chuyển điều kiện thanh toán sang “Mua nợ”

– Hình thức thanh toán: Hình thức thanh toán của “Phiếu xuất” hiện thời, có thể là thanh toán bằng séc, tiền mặt,…

– Hạn thanh toán: Thời hạn “Khách hàng” thanh toán hết với doanh nghiệp nếu “Điều kiện thanh toán” là “Mua nợ” hoặc “Thanh toán từng phần”.

– Kho hàng: Kho hàng của doanh nghiệp được xuất hàng bán cho “Khách hàng”, được lấy ra từ danh sách “Kho hàng” trong danh mục “Kho hàng”.

– Đơn đặt hàng: Đơn đặt bán hàng với khách hàng liên quan

– Nhân viên: Tên của nhân viên thực hiện bán hàng, được lấy ra từ danh sách “Nhân viên” của chương trình.

– Tiền tệ/Tỷ giá: Loại tiền tệ được sử dụng trong chứng từ và tỷ giá của tiền tệ hiện thời.

– Diễn giải: Thông tin diễn giải về “Phiếu xuất” hiện thời.

Thông tin chi tiết về phần giữa (dòng hàng) chứng từ “Phiếu xuất”:

– Mã hàng: Mã của “Hàng hóa” đang được xuất, “Mã hàng” được lấy ra từ danh sách “Hàng hóa” có trong danh mục “ Hàng hóa” của chương trình.

– Tên hàng: Tên của “Hàng hóa” doanh nghiệp đang “Xuất bán” cho “Khách hàng”.

– Giá bán: Giá của “Hàng hóa” doanh nghiệp bán cho “Khách hàng”, giá này được hiển thị mặc định là “Giá bán buôn” trước thuế trong danh mục “Hàng hóa” và được quy đổi theo tỷ giá của ngoại tệ được chọn hiện thời. Giá này có thể thay đổi nếu nguwoif dùng không lựa chọn “Không sửa giá” trong phần “Lựa chọn”

– SL: Số lượng của mỗi “Hàng hóa” hiện thời doanh nghiệp đang “Xuất bán” cho “Khách hàng” (mặc định là 1).

– % CK: Số phần trăm chiết khấu trên từng “Hàng hóa”.

– Chiết khấu: Số tiền chiết khấu của “Hàng hóa” hiện thời, chiết khấu này sẽ chiết khấu trên từng dòng hàng, từng mặt hàng và được tính theo công thức: “Chiết khấu” = %CK * “Giá bán”.

– Thành tiền: Tổng số tiền của “Hàng hóa” được quy đổi theo tỷ giá của ngoại tệ được chọn hiện thời. “Thành tiền” được tính theo công thức: “Thành tiền” = “Số lượng” * “Giá bán”.

Thông tin chi tiết về phần cuối chứng từ “Phiếu xuất”:

– Tiền hàng: Tổng số tiền chiết khấu và tổng số tiền hàng của tất cả “Hàng hóa” trong “Phiếu xuất”.

– Chiết khấu TM: Số phần trăm chiết khấu trên tổng tiền hàng của chứng từ “Phiếu xuất” hiện thời

– Tổng chiết khấu: Tổng chiết khấu của các mặt hàng có trong chứng từ “Phiếu xuất” cộng với phần chiết khấu thương mại.

– Tổng tiền thanh toán: Tổng số tiền “Khách hàng” phải thanh toán với doanh nghiệp, được tính bằng công thức: “Tổng tiền thanh toán” = “Tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT” – “Tiền chiết khấu thương mại”

– Thanh toán ngay: Tùy thuộc vào “Điều kiện thanh toán”, số tiền có thể = 0, nhỏ hơn hoặc bằng “Tổng tiền thanh toán”.

– Còn phải trả: Số tiền “Khách hàng” còn phải trả cho doanh nghiệp (nếu “Điều kiện thanh toán” là “Mua nợ” hoặc “Thanh toán từng phần”), được tính bằng công thức: “Còn phải trả” = “Tổng tiền thanh toán” – “Thanh toán ngay”.

Nếu “Hàng hóa” đó được quản lý theo Serial (“Quản lý Serial/Lô” trong danh mục “Hàng hóa” được chọn là “Serial”), thì chương trình sẽ yêu cầu người dùng nhập số Serial đầu và số Serial cuối của “Hàng hóa” hiện thời. Chương trình sẽ tự tính số lượng “Hàng hóa” hiện thời cần xuất bán trong ô “SL” bằng cách lấy “Serial cuối” – “Serial đầu”.

Màn hình xuất hàng hóa theo serial
Màn hình xuất hàng hóa theo serial

Nếu “Hàng hóa” đó được quản lý theo Lô (“Quản lý Serial/Lô” trong danh mục “Hàng hóa” được chọn là “Lô”), thì chương trình sẽ yêu cầu người dùng nhập hoặc chọn “Số Lô” và “Ngày hết hạn” của “Hàng hóa” hiện thời bằng cách bấm F4.Sau khi chọn “Số lô” của “Hàng hóa” cần xuất bán cho khách hàng, chương trình sẽ hiển thị số lượng tồn của “Hàng hóa” hiện thời trong ô “Tồn”.

Màn hình xuất hàng hóa theo serial
Màn hình xuất hàng hóa theo serial
Màn hình xuất hàng hóa theo lô
Màn hình xuất hàng hóa theo lô

Ghi Chú:

  • Người dùng có thể nhập nhiều “Hàng hóa” trong cùng một phiếu xuất nếu những “Hàng hóa” đó cùng bán cho một “Khách hàng”.
  • Nếu “Hàng hóa” được quản lý theo “Serial” hoặc theo “Lô” thì một “Hàng hóa” có thể có hai hoặc nhiều dòng hàng, mỗi dòng hàng thể hiện một lô hoặc một khoảng serial.
  • Người dùng có thể “Xuất bán” nhiều “Hàng hóa” trong cùng một “Phiếu xuất” nếu những “Hàng hóa” đó cùng bán cho một “Khách hàng”.
  • Khi sửa “Phiếu xuất”, chương trình không cho phép sửa “Số chứng từ”, “Mã khách hàng”, “Nợ hiện thời” và “Kho hàng” của “Phiếu xuất”, vì vậy các trường này sẽ bị mờ.
  • Nếu “Hàng hóa” trong “Phiếu xuất” hiện thời đã được thanh toán một phần hoặc thanh toán hết thì chương trình sẽ không cho phép người dùng xóa “Phiếu xuất” hiện thời. Để xóa chứng từ đó, người dùng phải xóa các chứng từ liên quan bằng cách vào nút “Khác” trong màn hình chi tiết “Phiếu xuất” ở trạng thái “Sửa” để xóa
  • Khi người dùng sửa, xóa “Phiếu xuất”, chương trình sẽ tính lại giá vốn của hàng hóa đó.

ĐẶC ĐIỂM KHÁC

  • Drill-Down nhanh về thông tin chi tiết của Khách Hàng
  • Thể hiện nhanh thông tin Nợ hiện thời của Khách Hàng
  • Có thể tra cứu nhanh lịch sử Xuất bán hàng cho Khách Hàng
Màn hình tra cứu lịch sử khách hàng từ phiếu xuất
Màn hình tra cứu lịch sử khách hàng từ phiếu xuất
Màn hình tra cứu ngược từ phiếu xuất
Màn hình tra cứu ngược từ phiếu xuất
  • Sao chép chứng từ thành chứng từ mới: Chức năng này cho phép người dùng sao chép “Phiếu xuất” thành một “Phiếu xuất” mới. Chứng từ “Phiếu xuất” mới có cùng thông tin về hàng hóa xuất bán, khách hàng, hình thức thanh toán, điều kiện thanh toán với “Phiếu xuất” được sao chép. “Số chứng từ” có giá trị tăng dần, “Ngày chứng từ” mặc định là ngày trên hệ thống máy tính chứa cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên người dùng có thể thay đổi thông tin cho phù hợp với “Phiếu xuất” mới.
  • Xóa chứng từ hiện thời (Phím tắt <Ctrl+D>): Chức năng này cho phép người dùng xóa chứng từ “Phiếu xuất” hiện thời.Khi người dùng kích vào “Xóa chứng từ hiện thời” (Phím tắt <Ctrl+D>), chương trình sẽ kiểm tra: “Phiếu xuất” đã được thanh toán hoặc thanh toán một phần thì chương trình sẽ hiển thị thông báo những chứng từ liên quan đến “Phiếu xuất” hiện thời. Nếu người dùng kích chuột vào “Không” thì chương trình không thực hiện xóa “Phiếu xuất” hiện thời.
  • Nếu người dùng chọn “Có” thì chường trình sẽ thực hiện xóa “Phiếu xuất” và các chứng từ liên quan ra khỏi cơ sở dữ liệu.
Màn hình thông báo khi xóa phiếu xuất
Màn hình thông báo khi xóa phiếu xuất
Màn hình thông báo tính lại giá vốn khi xóa chứng từ
Màn hình thông báo tính lại giá vốn khi xóa chứng từ
  • Thanh toán cho chứng từ hiện thời: Chức năng này cho phép người dùng thanh toán cho “Phiếu xuất” hiện thời (Phiếu chưa được thanh toán hoặc mới thanh toán một phần). Chứng từ “Phiếu thanh toán với khách hàng” mới được hiển thị các thông tin trên chứng từ “Phiếu xuất” được sao chép như: “Số hóa đơn”, “Tổng tiền hóa đơn”, “Số tiền còn nợ”. “Số chứng từ” được tăng dần, “Ngày chứng từ” mặc định là ngày trên hệ thống máy tính chứa cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên người dùng có thể thay đổi thông tin cho phù hợp với “Phiếu thanh toán với khách hàng” mới.
Màn hình chi tiết phiếu xuất
Màn hình chi tiết phiếu xuất
Màn hình in chứng từ xuất bán
Màn hình in chứng từ xuất bán

Video hướng dẫn chức năng bán hàng (xuất bán, bán lẻ)

Bài viết liên quan

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng