Có nên mua phần mềm bán hàng thanh lý hay không?


Hiện nay các cửa hàng mới mở được vài tháng hoặc thậm chí tới cả năm rồi sau đó đóng cửa thanh lý là khá nhiều, đi cùng với nó là các bài đăng thông tin thanh lý về nguồn hàng, giá kệ, tủ đông tủ mát, camera, các thiết bị hỗ trợ bán lẻ như đầu đọc mã vạch, máy in hóa đơn,… và thậm chí cả phần mềm bán hàng.

Có nên mua phần mềm bán hàng thanh lý hay không?

Việc mua thanh lý là nhu cầu lớn bởi ai cũng mong muốn tiết kiệm một khoản tiền đầu tư ban đầu, nhất là đi săn được nguồn hàng giá rẻ. Tuy nhiên cái gì cũng có hai mặt (lợi và hại) của nó và nếu có kiến thức, kinh nghiệm thì bạn sẽ có quyết định đúng đắn đối với việc đầu tư mua thanh lý.

Đối với mua thanh lý hàng hóa

Thông thường các cửa hàng khi đã đưa ra lý do thanh lý thì thường tới 98% là họ đưa ra các lý do “hợp lý” như: cửa hàng đang bán chạy nhưng… nhà có việc riêng đột suất nên phải nghỉ bán, sắp tới sinh em bé nên phải nghỉ bán vì không có người bán hàng, di chuyển địa điểm sống, chuyển đổi mô hình kinh doanh, trúng tuyển công chức nên phải bỏ cửa hàng, v.v… Đa số các lý do đưa ra là rất “chính đáng” nhằm kích thích tâm lý tin tưởng khi mua thanh lý chứ rất ít dám viết lý do thực tế (là lý do phổ biến) là do cửa hàng bán chậm, bán mấy tháng mà không thấy lãi đâu, không có khách hàng, vỡ mộng kinh doanh vì tưởng kinh doanh đơn giản và nhàn hạ, không có thời gian như ngày xưa còn đang đi làm,… Tại sao lại nói đó là những lý do phổ biến dẫn tới việc các cửa hàng phải thanh lý, bởi vì hàng ngày có rất nhiều người chat trên hệ thống website VNUNI nói là “Em muốn mở cửa hàng nhưng không biết tí gì về lĩnh vực này, anh chị có thể tư vấn giúp em được không?” hay đại khái các câu tương tự.

Khi một cửa hàng thanh lý thì thường giá thanh lý chỉ còn lại khoảng 70% giá trị gốc của mặt hàng đó, thậm chí là còn thấp hơn vì nếu không thanh lý mà hết hạn phải trả nhà cho chủ thì chỉ có nước ôm hàng tồn về nhà mà thôi. Do đó, để tránh thiệt hại khi phải thanh lý thì các chủ cửa hàng cố gắng tìm mọi cách thúc đẩy hàng đi bằng mọi giá (giảm giá, khuyến mại,…) nhằm giảm thua lỗ. Các mặt hàng được đẩy đi phần lớn là các mặt hàng có tính phổ thông, hàng bán chạy, còn các mặt hàng có vòng đời sử dụng lâu ngày sẽ khó mà đẩy đi nhanh trong thời gian ngắn được. Đó là lý do mà phần lớn hàng tồn khi thanh lý đều là các mặt hàng bán “siêu chậm”. Cho nên, khi “ôm” hàng thanh lý mà các bạn không có kinh nghiệm dễ “dính” phải 1 loạt hàng hóa bán chậm, có hạn sử dụng sắp hết hạn,… Còn đối với những người có kinh nghiệm bán lâu năm thì họ chỉ cần nhìn qua là biết đống hàng thanh lý kia có bán được hay không ở khu vực của họ. Họ sẽ biết nếu mua về thì bao lâu sẽ đẩy hết hàng đó đi và với giá thanh lý như vậy liệu lãi lời có đủ bù vào số tiền hàng bán chậm sẽ tồn kho dài ngày hay không.

Đối với việc mua thanh lý các trang thiết bị của cửa hàng

Thường thường việc mua thanh lý thiết bị sẽ ít bị rủi ro hơn so với việc mua thanh lý hàng hóa vì các trang thiết bị thường không phải hàng để bán, cũng không bị hết hạn sử dụng. Tuy nhiên, nhiều khi vì quá ham rẻ nên chúng ta thường mua phải các thiết bị không chất lượng, không phù hợp hoặc thiết bị đã hết bảo hành từ lâu. Mọi người thường mua thanh lý phổ biến là giá kệ, quầy/bàn thu ngân vì phần lớn chúng được thiết kế tương tự nhau (dài, rộng, cao, chất liệu,…) nên hầu hết là có thể phù hợp với các cửa hàng mới. Đối với giá kệ, bàn thu ngân thì các bạn nên đo đạc chính xác sao cho phù hợp với diện tích, bố cục cửa hàng của mình để tránh tình trạng “thừa vẫn thừa mà thiếu thì vẫn thiếu” sau khi mua về. Đối với các thiết bị bán lẻ, giống như điện thoại di động, các thiết bị hỗ trợ bán lẻ như đầu đọc mã vạch, máy in hóa đơn, máy in tem mã vạch có rất nhiều loại khác nhau chứ không hề giống nhau về chức năng, về tính năng. Ví dụ như các loại đầu đọc đơn tia không có chế độ tự động thì không phù hợp lắm đối với quầy thu ngân mà chỉ phù hợp với mô hình thời trang hoặc dùng để nhập hàng. Hoặc máy in hóa đơn có 2 khổ giấy là khổ K58 (58mm) và khổ K80 (80mm). Khổ giấy K58 thường được sử dụng nhiều ở mô hình nhà hàng, cafe với các tên món hay đồ uống thường rất ngắn như “nâu nóng”, “đen đá”,… trong khi ở hầu hết các ngành hàng khác như hàng tiêu dùng (tạp hóa, siêu thị), hàng thời trang, mỹ phẩm, đồ chơi trẻ em sẽ thường sử dụng khổ K80 để có thể in được tên hàng dài và nhiều thông tin trên hóa đơn hơn là khổ K58.

Có nên mua phần mềm bán hàng thanh lý hay không?
Hình ảnh 1 bộ máy tính, thiết bị bán lẻ và phần mềm bán hàng được bán thanh lý

Nếu bạn có kinh nghiệm trong quá trình kinh doanh rồi thì sẽ biết mình thực sự cần loại thiết bị nào và sẽ chọn lựa mua thiết bị thanh lý một cách hợp lý thì bạn sẽ tiết kiệm được 1 khoản tiền nhỏ. Bạn chỉ nên mua thiết bị thanh lý nếu những thiết bị đó là hàng mới mua (còn trong hạn bảo hành) và có đủ giấy tờ kèm theo thiết bị (*). Vì nếu thiết bị đó đã cũ quá (mua từ lâu rồi) thì giá thanh lý chưa chắc đã rẻ hơn giá thiết bị mua mới (do hàng công nghệ liên tục thay đổi và ngày càng rẻ đi) và khi hỏng hóc thì việc sửa chữa bảo hành cũng rất phức tạp, tốn thời gian.

Chú ý: (*) Khi bạn mua thanh lý thiết bị thì nên yêu cầu chủ cửa hàng thanh lý cung cấp cho bạn các giấy tờ liên quan như phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu bảo hành (có thể 3 loại này nằm trên 1 phiếu) và thông tin liên lạc với NCC thiết bị nếu có để tiện cho việc bảo hành thiết bị.

Có nên mua thanh lý phần mềm bán hàng không?

Đây là chủ đề chính của topic này mà VNUNI thực sự muốn chia sẻ với các chủ cửa hàng, thực sự việc mua thanh lý phần mềm bán hàng so với việc mua hàng hóa, thiết bị thanh lý là chứa đựng nhiều rủi ro hơn cả. Sau đây VNUNI đưa ra một số nguyên nhân dẫn tới rủi ro khi mua thanh lý phần mềm:

1. Nhu cầu sử dụng và quản trị cửa hàng của mỗi người là khác nhau, và các phần mềm không đáp ứng giống nhau

Có nhiều người mới mở cửa hàng cứ nghĩ phần mềm bán hàng chỉ là một công cụ “quẹt mã, tính tiền, in hóa đơn, xem doanh thu và chấm hết” nên họ nghĩ phần mềm chắc cũng như giá kệ hay cũng như thiết bị bán lẻ khác, tức là cái nào cũng đơn giản giống nhau như vậy (và họ gọi đó là “máy bán hàng”). Ở môi trường kinh doanh hiện nay, khi hàng ngày chúng ta càng phải đương đầu với cạnh tranh thì nhu cầu đòi hỏi các công cụ hỗ trợ bán hàng phải thông minh hơn, cải tiến nhiều hơn và sau một thời gian sử dụng thì nhu cầu của bạn sẽ phát sinh, lúc đó bạn sẽ thấy mình đã chót mua phải phần mềm không phù hợp. Việc thay thế phần mềm là một việc rất tốn công sức, thời gian, và tiền bạc vì phải mất thời gian tìm hiểu giải pháp mới, phải kiểm kê lại hàng hóa, nhập lại dữ liệu, làm quen/học lại với phần mềm mới,….

Trong thực tế từ mô hình lớn tới bé đều mắc phải vấn đề thay thế phần mềm do không phù hợp này. Ví dụ, ở mô hình cỡ lớn hàng ngàn cửa hàng siêu thị như Vinmart+, theo như anh Phạm Nhật Vượng – chủ tịch VinGroup chia sẻ là khi VinGroup mua lại các thương hiệu bán lẻ khác để phát triển chuỗi Vinmart+ thì hầu như không thể sử dụng lại các giải pháp phần mềm quản lý ở các hệ thống bán lẻ mà họ đã mua lại bới nó không thể đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai của Vingroup.

Tương tự, không chỉ ở qui mô lớn như Vinmart, mà ở qui mô nhỏ cũng vậy. Các cửa hàng đơn lẻ, giai đoạn đầu có thể họ hài lòng với phần mềm “thanh lý” đó vì ban đầu chỉ coi phần mềm là phương tiện để thanh toán (quẹt mã, in hóa đơn) cho khách hàng mà thôi. Nhưng sau một thời gian kinh doanh, người chủ cửa hàng mới lúc này đã có kinh nghiệm và chắc chắn họ sẽ cách quản trị cửa hàng khác xa với cách quản lý của người chủ cũ (người thanh lý), khi đó nhu cầu thay thế phần mềm mới sẽ phát sinh và sẽ tốn thêm khá nhiều thời gian, tiền bạc và công sức cho vấn đề này. Trong thực tế khi đi tư vấn cho khách hàng thì VNUNI đã gặp rất nhiều trường hợp phải thay phần mềm do không phù hợp với nhu cầu quản lý của họ.

2. Rủi ro khi chủ cũ không thực hiện dịch vụ bảo trì với nhà cung cấp phần mềm

Dịch vụ bảo trì phần mềm

Ngoài rủi ro từ việc mua phải phần mềm không đúng nhu cầu quản trị (không phù hợp), không được đào tạo quản trị chuyên sâu khi triển khai thì người mua phần mềm có thể gặp rủi ro về dịch vụ bảo trì với nhà cung cấp phần mềm. Ví dụ, trường hợp chủ cũ vì không ký bảo trì (thường sắp phá sản, thanh lý họ không bao giờ mua dịch vụ gì cả) nên không được hưởng dịch vụ bảo trì của nhà cung cấp, phần mềm thì cũ rích vì đã quá lâu không được nâng cấp. Khi chủ mới liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để hỗ trợ, và muốn đóng bảo trì tiếp theo thì rất nhiều nhà cung cấp yêu cầu trả phí dịch vụ theo vụ việc trước rồi mới đóng phí bảo trì (do khách hàng không duy trì bảo trì đều đặn). Như các bạn biết là dịch vụ hỗ trợ theo vụ việc đắt gấp rất nhiều lần phí bảo trì hàng năm. Lý do là có thể do chủ cũ đã không ký bảo trì nên phần mềm mà bạn mua thanh lý là phiên bản rất cũ và việc nâng cấp, rà soát số liệu sẽ tốn khá nhiều công sức. Nhiều chủ mới khi liên lạc với nhà cung cấp mới ớ ra khi biết về các chính sách của nhà cung cấp, bởi khi thanh lý chủ cũ có giới thiệu cho họ những chính sách đó đâu, có khi họ dấu nhẹm đi để thanh lý cho nhanh. Rất nhiều vụ thay phần mềm chỉ vì họ mua thanh lý nhưng không hề biết về dịch vụ khác của các nhà cung cấp (mà chính sách dịch vụ của các nhà cung cấp là khác nhau, không phải bên nào cũng như nhau).

3. Rủi ro khi không được đào tạo kỹ lưỡng cả về phần mềm lẫn nghiệp vụ bán lẻ trên phần mềm

Hầu hết khi mua phần mềm thanh lý thì người mua không được đào tạo hoặc nếu được thì chỉ là hướng dẫn sử dụng rất sơ sài từ người chủ cũ (nhiều khi hướng dẫn sai bét). Chủ cũ không thể đào kỹ về bản chất nghiệp vụ, về các chức năng, tính năng chuyên sâu cho người mua thanh lý được. Khi không được đào tạo bài bản thì phần lớn người dùng sẽ khó mà áp dụng phần mềm một cách có hiệu quả được. Thậm chí là họ sử dụng sai qui trình nên sau này dữ liệu sai hết.

4. Kế thừa “rác rưởi” từ chủ thanh lý

Ngoài việc không được đào tạo bài bản, kỹ lưỡng thì chưa chắc chủ cũ đã biết xóa dữ liệu cũ đi, để lại một mớ dữ liệu “rác rưởi” sai bét, và người mới phải tiếp tục đi sử dụng cái dữ liệu “sai be sai bét” đó của chủ cũ. Xét thêm một khía cạnh khác, cái máy tính mà chủ cũ mua 10tr (ví dụ thế), có thể sau 1 năm cái máy đó chỉ còn giá trị 3tr thôi. Trong khi đó công nghệ máy tính thời nay down giá khủng khiếp, và máy qua sử dụng lại rất rẻ, nhất là máy tính để ngoài quầy thu ngân bị tã rất nhanh chóng vì môi trường bẩn-bụi-ẩm. Ngoài ra, rất có thể chủ cũ là người có thể không hề biết sài máy tính sao cho đúng cách, nên trong windows toàn rác rưởi của người cũ để lại, máy đầy virus, máy chạy chậm… và nhiều khi phải cài lại hệ điều hành mới chạy nhanh lại được. Thậm chí có trường hợp có người còn bán máy thanh lý mà ko cho password của admin máy tính, vậy mà người mua cứ nhắm mắt bê về vì nghĩ là mua được món hời.

Như vậy bạn tự nhiên bỏ tiền ra để mua một cái phần mềm không đúng theo ý mình, một cái máy tính cũ và lạc hậu, một hệ điều hành đầy rác rưởi, một dữ liệu không được dọn dẹp và cấu hình đúng, một phần mềm không được cập nhật phiên bản mới nhất, một dịch vụ hỗ trợ thật khó mà hoàn hảo, một sự hiểu biết về kiến thức phần mềm bập bõm do chủ cũ nói qua loa lại cho người mua, không có quan hệ quen biết (thân thiết) với nhân viên phụ trách hỗ trợ (cái này cực kỳ quan trọng),… Vậy là cứ tưởng là mua được 1 “món hời” nhưng hóa ra tính tổng chi phí của chủ sở hữu là đắt (tức là có lợi trước mắt nhưng không thấy lợi lâu dài).

Nói tóm lại, việc mua thanh lý phần mềm đầy rủi ro, nhất là những người mua không hiểu gì về máy tính, về phần mềm, về nghiệp vụ bán lẻ, trong khi chủ cũ bán xong là xong, rất ít khi họ tiếp tục hỗ trợ lại chủ mới. Tất cả mọi rủi ro thì chủ mới nhận hết, mang cái bực vào mình.

Đây là bài tư vấn về việc “Có nên mua thanh lý phần mềm hay không” đã từng được trao đổi trên Hội Liên Minh Bán Lẻ. Sẽ có người nghĩ mình là nhà cung cấp phần mềm nên mới nói như vậy để bán được phần mềm. Thực ra đối với các NCC phần mềm như VNUNI hay các công ty phần mềm khác thì việc các KH của họ bán thanh lý phần mềm càng có lợi cho họ chứ không hề có hại gì cả. Vì nếu khách hàng cũ không bán thanh lý cho người mới thì bản thân NCC phần mềm sẽ mất đi 1 khách hàng sử dụng phần mềm của họ (tức là thị phần của họ co hẹp lại vì số khách hàng cũ đóng cửa kinh doanh). Tuy nhiên, về cái tâm mà nói, trong suốt 25 năm làm dịch vụ triển khai từ các giải pháp lớn đến bé qua nhiều công ty mà mình từng làm với hàng nghìn khách hàng (đủ loại ngành nghề chứ không chỉ mỗi trong bán lẻ thôi đâu) thì mình gặp rất nhiều vụ kêu ca về sự sai lầm khi mua phần mềm thanh lý và hậu quả là họ vẫn phải mất tiền mua thêm dịch vụ của nhà cung cấp (dịch vụ nâng cấp, đào tạo sử dụng, hỗ trợ bảo trì), hoặc thậm chí có nhiều trường hợp phải đi thay phần mềm mới vì phần mềm cũ không phù hợp. Nhiều khi tổng chi phí cho việc mua phần mềm mới hoặc mua thêm các gói dịch vụ bổ sung cộng với số tiền mua phần mềm thanh lý lại lớn hơn cả số tiền đầu tư mua mới phần mềm.

Chúc các bạn kinh doanh thành công!

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng