Có nên nhờ nhập dữ liệu ban đầu khi sử dụng phần mềm quản lý


Trong quá trình triển khai phần mềm quản lý bán hàng, rất nhiều khách hàng mong muốn VNUNI nhập hộ dữ liệu ban đầu cho khách hàng hoặc cung cấp danh mục hàng hoá có sẵn. Đặc biệt đối với mô hình siêu thị, minimart mặt hàng chủ yếu là những mặt hàng tiêu dùng thiết yếu hầu hết đều có mã vạch nhà sản xuất (mã vạch này là duy nhất và được đăng ký theo tiêu chuẩn) thì nhu cấu này lại được hỏi nhiều. Khách hàng có thật sự tiết kiệm và có lợi ích trong việc nhập liệu này hay không?

Có nên nhờ nhập dữ liệu ban đầu khi sử dụng phần mềm bán hàng

Khách hàng muốn có danh mục hàng hoá sẵn hoặc nhờ nhà cung cấp phần mềm nhập dữ liệu ban đầu có thể giúp cho khách hàng nhanh chóng có dữ liệu để tiếp cận được phần mềm, rút ngắn thời gian ngồi trên máy tính nhập liệu. Tuy nhiên trong việc này lợi thì ít mà hại thì nhiều.

Trong quá trình triển khai VNUNI khuyên khách hàng tự nhập dữ liệu kinh doanh của mình vào phần mềm bởi:

  • Chỉ có khách hàng mới nắm bắt và hiểu được loại hàng hoá mà khách hàng đang kinh doanh. Vì vậy nên khách hàng thiết lập thông tin chuẩn không có sự nhầm lẫn về giá cả cũng như tên hàng… Trên thực tế có rất nhiều trường hợp nhầm lẫn giá cả và thông tin khác gây ảnh hưởng xấu đến thương hiệu của cửa hàng và thiệt hại về kinh tế.
  • Nếu nhân viên triển khai nhập dữ liệu cho khách hàng, sau này mỗi lần cập nhật dữ liệu hàng hoá khách hàng lại phụ thuộc vào họ mà không chủ động được việc nhập hàng như thế nào?
  • Bên cung cấp phần mềm là cung cấp ứng dụng công cụ hỗ trợ quản lý cho khách hàng. Họ có trách nhiệm hướng dẫn và đào tạo khách hàng sử dụng thành thạo về phần mềm. Nhập dữ liệu cho khách hàng là dịch vụ hỗ trợ bổ sung và thường dịch vụ này là có phí. Khách hàng phải bỏ ra số tiền rất lớn để thuê bên cung cấp phần mềm nhập dữ liệu nhưng không được đảm bảo chính xác và đúng. Khách hàng vẫn phải có thời gian rà soát lại dữ liệu bên cung cấp phần mềm nhập dẫn đến mất thời gian và chi phí, bởi nếu nhập sai thì lại ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của chính khách hàng như đã nói ở trên.

Hầu như ai khi mới áp dụng phần mềm đều cũng ngại khi đưa dữ liệu ban đầu vào phần mềm. Nhưng chỉ có khách hàng tự nhập dữ liệu vào phần mềm mới kiểm soát được dữ liệu đúng hay không. Khi nhập dữ liệu khách hàng mới có thể làm chủ được dữ liệu làm chủ được phần mềm mà không phụ thuộc bất kỳ bên nào. Khách hàng chủ động từ khâu nhập dữ liệu đến khâu xem kết quả nhập liệu. Điển hình chú Quang – minimart Quang Minh mở minimart từ năm 2006 gần 4 năm hoạt động chú quản lý bằng sổ sách, chiếm rất nhiều thời gian của chú. Khi mới áp dụng phần mềm quản lý bán hàng VNUNI chú chưa biết sử dụng máy tính nhưng với sự hỗ trợ và tư vấn của nhân viên VNUNI, chú đã tự nhập dữ liệu hơn 7000 mặt hàng vào phần mềm. Sau 3 năm sử dụng phần mềm chú Quang đã thành thạo quản trị được phần mềm và chủ động đào tạo lại cho nhân viên của cửa hàng. Chú Quang chia sẻ với mô hình của chú vừa bán buôn và bán lẻ mặt hàng nhiều nên chú nhập dữ liệu danh mục mất 1 tuần vừa nhập vừa kiểm kê hàng. Chỉ mất có 1 tuần khó khăn trong nhập dữ liệu ban đầu mà giờ chú có gần 3 năm không phải đau đầu đống sổ sách, có thời gian đi du lịch và thể thao.

Minimart Quang Minh
Minimart Quang Minh

Với mô hình minimart, tạp hoá, siêu thị thường danh sách hàng hoá là những mặt hàng tiêu dùng thiết yếu có mã vạch thống nhất nên một số khách hàng mong muốn có sẵn danh sách hàng hoá đó. Tuy nhiên với mỗi một mô hình kinh doanh khác nhau, thì lại có một danh sách hàng hoá khác nhau. Với mỗi khu vực địa điểm thì giá bán cũng có sự khác biệt. Thậm trí cùng một địa điểm, cùng một loại hình kinh doanh nhưng mỗi một cửa hàng có những mặt hàng kinh doanh khác nhau và giá cả khác nhau do chiến lược kinh doanh khác nhau. Vì vậy, khi sử dụng một dữ liệu có sẵn khách hàng lại sửa lại từng mặt hàng: tên hàng (vì ở nhiều vùng miền thì tên gọi nhiều mặt hàng là khác nhau, ví dụ như có nơi gọi là “cái bát”, có nơi gọi là “cái chén”,…), giá cả sao cho phù hợp với cửa hàng. Thời gian sửa dữ liệu lại tốn gấp nhiều lần thời gian khách hàng nhập liệu mới. Vì dữ liệu có sẵn nên khách hàng không nắm bắt được quy trình nhập dữ liệu như thế nào, không kiểm soát được dữ liệu đúng hay sai. Anh Hảo (chủ cửa hàng Minimart Hoàn Hảo – Tây Mỗ) khi mới bắt đầu sử dụng phần mềm đã nhờ VNUNI import danh sách hàng hoá sẵn vào phần mềm quản lý bán hàng VNUNI. Sau đó anh Hảo đã phải sửa lại thông tin từng mặt hàng cho phù hợp nhu cầu kinh doanh của mình. Anh Hảo cảm thấy sửa thông tin hàng hoá khá lâu và hay nhầm lẫn, danh sách hàng hoá thừa ra rất nhiều. Vì vậy sau 2 ngày anh Hảo đã quyết định xoá trắng dữ liệu và tự nhập dữ liệu lại theo nhu cầu quản lý của mình. Thời gian anh nhập dữ liệu hàng hoá chỉ khoảng 2 ngày.

Trên đây là những lý do tại sao VNUNI không nhập dữ liệu giúp khách hàng với mong muốn khách hàng chủ động trong việc quản lý và sử dụng phần mềm. Nếu khách hàng có sẵn dữ liệu kinh doanh từ Excel thì VNUNI sẽ hỗ trợ và hướng dẫn khách hàng import dữ liệu vào phần mềm một cách nhanh chóng.

Chúc quý khách hàng kinh doanh thành công!

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng