Hiểu thế nào về quản lý hàng theo lô, hạn sử dụng?


Các mặt hàng có vòng đời sản phẩm ngắn như thực phẩm, sữa, thuốc, đồ mỹ phẩm, v.v… thường cần phải quản lý hàng theo lô sản xuất với việc quản lý hạn sử dụng.

Mỗi mặt hàng (item) được nhà sản xuất sẽ sản xuất theo nhiều đợt khác nhau, mỗi lần ra sản phẩm tung ra thì thị trường thì gọi là một lô sản xuất (batch/lot). Vòng đời của hàng hoá đc qui định bởi sự nghiên cứu của nhà máy đó, và được đo từ ngày sản xuất (manufacture date – viết tắt là mfg date) đến ngày hết hạn (expiration date, viết tắt là exp date). Mỗi lô được đánh số, thường có tên là Lot Number (hay Batch Number). Như vậy khái niệm lô ở đây là lô sản xuất chứ ko phải lô nhập hàng nhé. Mỗi lô sx sẽ có mfg date và exp date.

Hiểu thế nào về quản lý hàng theo lô, hạn sử dụng?

Khi nhập hàng theo lý thuyết có thể nhập nhiều lô sx trên cùng một đợt, tức là trên cùng 1 chứng từ nhập (rất hiếm nhưng lý thuyết vẫn có thể có). Và nhiều khi tồn kho có thể vẫn còn lô cũ và lô mới. Đấy là chưa kể các lô nhập khác nhau thì giá khác nhau nữa cơ (hàng cũ giá rẻ, hàng mới giá cao hơn, kiểu như bán hoa quả ấy).

Như vậy chứng từ nhập là phải chỉ rõ nhập từ lô nào, exp date là bao nhiêu, và một chứng từ nhập có thể nhập nhiều lô sx cho 1 mã hàng.

Vấn đề đặt ra là các chứng từ như xuất bán, điều chỉnh kiểm kê, điều chuyển kho, trả lại ncc, kh trả lại, v.v… đều phải chỉ rõ lô nào (chứ ko phải chứng từ nhập nào vì có thể một chứng từ nhập 2 lô cùng lúc). Việc chọn lô khi xuất là dạng xuất đích danh theo lô, gần giống như xuất theo kiểu First In First Out (FIFO), chính xác là First Expire First Out (FEFO). Nhưng cái rất khó của bán tạp hoá là ko biết khách hàng chọn hàng thuộc lô nào nếu mình để cả 2 lô trên cùng kệ và khách hàng tự chọn có thể chọn ngẫu nhiên bất cứ hàng thuộc lô nào (có thể chọn lô cũ hoặc chọn lô mới, mà thường họ sẽ chọn lô mới hơn vì có hạn sử dụng lâu hơn). Do đó việc sắp xếp hàng theo lô lên kệ là cực quan trọng (cái này nên học các dược sĩ vì họ luôn bán hết lô cũ mới bỏ lô mới ra bán tiếp). Xếp hàng lô cũ (cận date) ra trước, bán khi nào hết sạch mới đưa lô mới lên ra bán tiếp. Đây là cách xuất hàng tự động nhằm giảm thời gian bán hàng của thu ngân.

Còn nếu để lộn xộn cả 2 lô trên kệ và để khách tự chọn hàng thì chỉ có cách in thêm mã vạch tổ hợp bao gồm mã hàng + mã lô. Khi quét mã thì phần mềm tự động bóc tách mã hàng và mã lô ra. Phương pháp này khá chính xác giữa phần mềm với thực tế xuất ở kho nhưng lại rất tốn kém khâu in mã vạch tổ hợp.

Như vậy, để kiểm soát hàng hóa theo lô với hạn sử dụng thì chúng ta có thể có các cách sau:

1. Kiểm soát bằng qui trình ngoài + nhân công

Kiểm soát từ khâu nhập hàng, khâu quản lý kho, khâu bán hàng. Những nhân viên có vai trò thuộc các khâu trên thường xuyên thực hiện công việc theo dõi những mặt hàng theo lô này. Đây là phương pháp phổ biến nhất dù không sử dụng công nghệ để quản lý vì việc kiểm tra tình trạng hàng hóa thường xuyên cũng giúp chúng ta biết được trạng thái, chất lượng của hàng hóa. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều thời gian của các nhân sự (đối với những nơi ko có nhân sự thực hiện các vai trò trên).

2. Kiểm soát bằng phần mềm

Như đã giải thích ở đoạn trên, việc kiểm soát về hạn sử dụng là kiểm tra xem TỒN VỀ SỐ LƯỢNG của TỪNG LÔ sản xuất cụ thể. Có 3 cách để xuất kho theo lô:

– Xuất hàng và chọn lô thủ công: Cách này thì chính xác nhưng tốn thời gian vì bán hàng phải chọn số lô, điều này là ko hợp lý cho bán lẻ siêu thị, tạp hóa vì việc thanh toán ở thu ngân cần tốc độ nhanh.

– Xuất hàng và tự động chọn lô theo phương pháp FEFO (như đã giới thiệu ở trên). Cách này giúp bạn thanh toán hàng nhanh tại quầy thu ngân nhưng cũng rất khó áp dụng cho bán lẻ siêu thị, tạp hóa vì hàng xuất thực tế có thể không đúng theo trình tự FEFO do khách hàng lựa chọn hàng có thể chọn lô mới chứ ko chọn lô cũ dù ta sắp xếp hàng kiểu gì đi chăng nữa. Việc con người lựa chọn hàng là ko thể tính theo nguyên tắc của máy móc được. Khi đó, việc tồn lô trên máy tính sẽ khác với tồn lô trong thực tế và việc kiểm soát không còn có ý nghĩa.

– Xuất hàng tự động theo lô bằng phương pháp sử dụng mã vạch tự in ghép mã hàng với mã lô. Đây là phương pháp xuất đích danh đem lại số liệu chuẩn nhất nhưng lại tốn khá nhiều chi phí vào khâu in mã vạch cho tất cả các mặt hàng quản lý theo lô (tốn cả nhân công lẫn chi phí in tem)

Nếu quản lý hàng theo lô thì việc sửa/xoá chứng từ là cực kỳ khó và đây là nguyên nhân chính mà rất ít nơi áp dụng quản lý hàng theo lô bằng phần mềm. Ngoài ra rất khó khi kiểm kê, điều chuyển kho giữa các cửa hàng vì cũng như xuất bán hàng, một chứng từ có thể có 2 hay nhiều dòng hàng trùng mã nhưng khác lô. Kiểm kê kho cũng phải kiểm kê chính xác cho từng lô, rất phức tạp.

Nếu làm đúng về quản lý hàng theo lô thì ở phần theo dõi nhập-xuất-tồn có chức năng lọc những mặt hàng có hạn dùng cách hiện thời bao nhiêu ngày (chỉ rõ lô nào, còn tồn bao nhiêu, và còn bao ngày thì hết hạn). Khi bán hàng cận date thì phần mềm hiện thông tin về lô hàng và đổi màu thông báo về dòng hàng đó trên chứng từ.

Hiện nay, rất ít các phần mềm trên thị trường có khả năng hiểu và làm đúng việc xuất hàng theo lô sản xuất. Chủ yếu việc áp dụng theo lô thành công là ở các công ty SX lớn với qui trình xuất kho bài bản, có đủ nhân lực để thực hiện. Nhiều siêu thị bán lẻ tầm trung hay cả siêu thị lớn cũng không áp dụng quản lý theo lô bằng phần mềm vì sự khó khăn này.

Như vậy, đối với các bạn trong Hội Liên Minh Bán Lẻ, trước khi nghĩ đến chuyện quản lý hàng theo lô, theo hạn sử dụng thì hãy làm quản lý hàng tồn kho chính xác đi đã vì ngay cả kiểm soát hàng tồn theo kho chúng ta đã phần lớn là không tuân thu qui trình và sai dữ liệu rồi (đọc bài bit.ly/hlmbl_hangtonkho để hiểu vấn đề này). Còn về vấn đề quản lý hạn sử dụng thì các bạn nên thường xuyên kiểm tra những mặt hàng này trong kho, trên kệ trong quá trình bán hàng.

VNUNI– Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng