Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh


Trong quá trình tư vấn, triển khai phần mềm quản lý bán hàng và theo dõi các hoạt động của rất nhiều cửa hàng, siêu thị từ bé tới lớn trên cả nước thì chúng tôi nhận thấy phần lớn các siêu thị, cửa hàng đều không có số liệu tồn kho về số lượng, giá trị chính xác. Điều này làm ảnh hưởng rất nhiều tới việc quản trị siêu thị, cửa hàng của các chủ đầu tư. Nhiều nhà kinh doanh thường nói “dữ liệu kinh doanh không chính xác thì dữ liệu đó chỉ là rác rưởi mà thôi”.

Nếu như các phần mềm kế toán được vận hành bởi những người được đào tạo nghề kế toán với việc tuân thủ các nguyên tắc kế toán rất chặt chẽ thì những người chủ cửa hàng, siêu thị lại không được trang bị các kiến thức này, do đó việc sai sót khi nhập liệu hay việc không tuân thủ qui trình chứng từ vẫn thường xuyên xảy ra, và điều đó làm cho hầu hết dữ liệu tại các cửa hàng không chính xác.

Một trong các kiến thức nghiệp vụ cơ bản trong các phần mềm nghiệp vụ như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán là vấn đề hiểu về cách tính hàng tồn kho, các phương pháp tính giá vốn để từ đó tính toán giá trị hàng tồn, tính lãi gộp hàng bán.

Bài viết này VNUNI sẽ trình bày sơ bộ các khái niệm giá vốn, hàng tồn kho để các bạn nắm được các nghiệp vụ cơ bản nhất, từ đó sẽ hiểu các phần mềm tính toán ra sao. Khi có hiểu biết cơ bản này thì bạn sẽ tránh được việc làm sai sót dữ liệu trên phần mềm hoặc ít nhất các bạn cũng biết kiểm tra nguyên nhân tại sao bị sai để biết cách sửa dữ liệu cho đúng.

1. Giá vốn là gì?

Các bạn thường hay hiểu là giá vốn chỉ là giá nhập vào hiện thời nên nhiều khi thấy các phần mềm hiện giá vốn bị lẻ, rồi giá vốn bằng 0, hay nhiều khi giá vốn to vống lên mà chả hiểu tại sao lại như vậy. Thực ra giá vốn hiểu nôm na là khoản tiền bạn bỏ ra để có được hàng hóa tại cửa hàng của bạn (ngoài giá nhập mua còn có thể có thêm các chi phí phân bổ từ phí vận chuyển, từ các chi phí khác liên quan đến nhập hàng,…), và ở mỗi thời điểm nhập hàng thì số tiền đó có thể là khác nhau. Do đó, ở mỗi thời điểm, giá vốn sẽ được xác định là giá nào là tùy thuộc vào phương pháp tính giá vốn. Trong kế toán thì có 3 phương pháp tính giá vốn là phương pháp nhập trước xuất trước (First In First Out – FIFO), nhập sau xuất trước (Last In First Out – LIFO) và phương pháp bình quân gia quyền theo mỗi lần nhập – hay còn gọi là bình quân di động (Weighted-average).

Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh

Giá vốn là căn cứ để xác định giá vốn hàng bán (từ đó tính ra lãi gộp) và giá trị hàng tồn kho. Do đó, khi tồn kho sai thì giá vốn sẽ bị tính sai, mà giá vốn đã sai thì đương nhiên giá trị tồn kho của bạn sẽ sai, lãi gộp của các bạn sẽ tính cũng sai hết. Mà khi mấy thông tin này mà sai thì phần mềm các bạn dùng chỉ còn mỗi tác dụng in tem mã vạch, check giá và in hóa đơn và xem doanh thu là hết rồi.

Nói một chút về khái niệm lãi, thực ra vấn đề này thì đơn giản với dân nhà kế (kế toán) nhưng khi trao đổi với 1 số chủ cửa hàng thì tôi thấy họ chỉ xem xét phần lãi của từng mặt hàng chứ không xác định lãi của việc kinh doanh. Lãi kinh doanh sau khi trừ hết các phi phí (nói nôm na dễ hiểu là lãi mà ta “bỏ túi” hay “đút lợn” từ việc kinh doanh, trong doanh nghiệp thì người ta gọi là lãi sau thuế, profit after tax) thì ít khi người ta tính theo từng ngày, mà thường là tính theo kỳ kinh doanh (tháng, quí, năm). Lãi kinh doanh được tính dựa vào lãi gộp (gross profit) trừ các chi phí (bao gồm các biến phí và định phí), chi phí đã phân bổ, khấu hao, thuế, và khoản tiền trích lại để tái đầu tư (ví dụ: bổ sung thêm vốn hàng hóa),…. Lãi gộp (căn cứ để tính lãi “bỏ túi”) lấy doanh thu bán hàng – giá vốn hàng bán của những mặt hàng đã bán đó (chứ không phải trừ đi số tiền nhập mua hàng trong thời gian đó). Cũng như hàng tồn kho hay doanh thu, lãi gộp cũng cần theo dõi theo bất cứ thời gian nào, như hàng năm/quí/tháng/ngày và thậm chí là hàng giờ để theo dõi, phân tích tình hình bán hàng.

2. Các phương pháp tính giá vốn

Ở hình trên, mọi người nhìn thấy nếu mà nhìn góc độ tài chính thì mọi thông tin về kho đã chuyển sang đơn vị là giá trị tiền. Còn nhìn ở góc độ hàng hóa thì ta thấy thế này. Cái đống “Hàng để bán” = Hàng tồn đầu kỳ + Nhập mua trong kỳ

Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh

Sau khi bán ra thì giá vốn của các mặt hàng đã bán được gọi là “Giá vốn hàng bán”. Giá vốn này được tính theo các phương pháp của kế toán như Nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO), Bình quân gia quyền theo mỗi lần nhập (Weighted-average). Phần dư còn lại sau khi bán chính là “Giá trị hàng tồn kho” (Ending Inventory) của bạn. Như vậy, nếu ai đó hỏi bạn: Hiện thời cửa hàng của bạn có bao nhiêu tiền hàng, thì đó chính là “Giá trị hàng tồn kho” mà tại thời điểm bạn được hỏi đó.

2.1. PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ VỐN NHẬP TRƯỚC-XUẤT TRƯỚC (FIFO)

Đây là một số hình ảnh minh họa về phương pháp tính giá vốn theo phương pháp nhập trước xuất trước này. Trong bán lẻ mô hình tạp hóa rất ít khi áp dụng phương pháp tính giá vốn này vì tính phức tạp của nó trong việc sửa dữ liệu. Phương pháp này phù hợp với mô hình điện máy, máy tính, điện thoại và các mặt hàng có hạn sử dụng (first expired first out). Ngoài ra, FIFO là phương pháp ảnh hưởng khá rõ về thuế GTGT nên nhiều đơn vị điện máy hay áp dụng.

Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh
Hình 1
Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh
Hình 2 – Các bạn chú ý về màu sắc của mấy cái ô vuông trong hình vẽ này nhé
Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh
Hình 3

Ở hình này các bạn chú ý vào những ngày có xuất bán thì giá vốn hàng bán (COGS) sẽ được tính toán thế nào theo phương pháp FIFO nhé.

2.2. PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ VỐN NHẬP SAU-XUẤT TRƯỚC (LIFO)

LIFO ngày nay rất ít khi được sử dụng, giờ chỉ còn 2 nước là Mỹ và Nhật sử dụng LIFO mà thôi. Doanh nghiệp châu Âu đã tìm thấy FIFO sự thuận lợi và coi nó như là một phương pháp chính xác hơn. Trong khi LIFO là một phương pháp kế toán được công nhận ở Mỹ, Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB) cũng không chấp nhận việc sử dụng LIFO.

Tuy ít được sử dụng nhưng chúng ta có thể xem qua các hình ảnh từ 1-3 để hình dung về cách tính giá vốn theo phương pháp này.

Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh
Hình 1
Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh
Hình 2 – Các bạn chú ý về màu sắc của mấy cái ô vuông trong hình vẽ này nhé
Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh
Hình 3

Ở hình này các bạn chú ý vào những ngày có xuất bán thì giá vốn hàng bán (COGS) sẽ được tính toán thế nào theo phương pháp LIFO nhé.

Sự khác biệt giữa FIFO và LIFO

Một sự khác biệt nhỏ nhưng đáng kể qua tính toán giữa pp FIFO và LIFO có thể được nhìn thấy trong ví dụ trên:

– Khi giá tăng, kết quả theo phương pháp FIFO, giá vốn hàng bán thấp hơn. Điều này trong điều kiện lạm phát, làm tăng thu nhập ròng và kết quả là mức đóng thuế TNDN cao hơn. Trong trường hợp ngược lại theo phương pháp LIFO, giá vốn hàng bán cao hơn, kết quả thu nhập thấp hơn và các doanh nghiệp sẽ nộp thuế TNDN ít hơn, tuy nhiên lợi nhuận cao hơn ở năm sau đó.

– Phương pháp LIFO có thể nặng về các yêu cầu lưu trữ hồ sơ so với pp FIFO. Điều này là do các hồ sơ liên quan đến hàng tồn kho cũ có thể được lưu giữ trong thời gian dài so với pp FIFO.

– Một nhược điểm để LIFO là định giá hàng tồn kho có thể không đáng tin cậy khi hàng tồn kho là sp cũ và có giá trị lỗi thời với giá hiện hành.

– Mặc dù có một số vấn đề, song LIFO vẫn còn phổ biến với các công ty của Mỹ đối với 01 số ngành sản xuất và vì các khoản tiết kiệm thuế TNDN thông qua việc làm giảm thu nhập ròng do tính toán giá vốn hàng bán cao hơn.

– Sự khác biệt giữa tính toán theo FIFO và LIFO còn được gọi là dự trữ LIFO. Dự trữ LIFO là đại diện cho số tiền thu nhập đã được hoãn thuế thông qua việc sử dụng LIFO.

P/S: Các siêu thị điện máy chỉ cần thay đổi phương pháp tính giá vốn thôi là thuế TNDN đã thay đổi rồi. Những người làm kế toán quản trị họ biết hết điều này và sẽ tư vấn cho chủ DN nên làm thế nào. Mô hình cửa hàng nhỏ nộp thuế khoán nên cũng không cần quan tâm nhiều vấn đề này.

2.3. PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ VỐN BÌNH QUÂN GIA QUYỀN THEO MỖI LẦN NHẬP (MOVING AVERAGE).

Trong khi trong kế toán ở Việt Nam thì thấy phương pháp này có khá nhiều tên gọi khác như Bình quân Di Động, Bình Quân Liên Hoàn,… Đây là phương pháp tính giá vốn phổ biến nhất mà các phần mềm ngày nay đang áp dụng.

Theo phương thức tính giá này, mỗi lần nhập hàng thì giá vốn sẽ được tính lại theo công thức Tổng giá trị tồn kho / Tổng số lượng tồn kho (cho tới thời điểm tính toán). Khi xuất kho, giá vốn ở phía giao dịch nhập mua kế trước (đã được tính toán) được sử dụng.

Đây chính là lý do tại sao mà tồn kho của các bạn không chính xác thì giá vốn theo phương pháp này không bao giờ chính xác, vì cả tử số và mẫu số đều sai. Nếu các bạn thấy xuất âm kho trong trường hợp này thì sẽ thấy mẫu số sai hoàn toàn và giá vốn là kết quả của phép chia đó hoàn toàn sai. Giá vốn sai thì sẽ không thể tính lãi gộp và giá trị tồn kho đúng được.

Trong một số sách kế toán có dạy thêm 2 biến thể của phương pháp này (và được khá nhiều PMKT áp dụng) là BQGQ cuối tháng hoặc đầu tháng. (tức là giá vốn trong khi cứ áp dụng giá vốn cũ, đến cuối kỳ mới tính và chạy lại giá vốn. Thường cách này áp dụng khi giá đầu vào ít biến động, hóa đơn đầu vào thường về sau so với phiếu nhập hàng (nến chưa xác định giá đầu vào) nên phải dùng giá vốn tạm tính từ kỳ cũ.

Các bạn xem hình ảnh từ 1-3 để hình dung về PP tính giá vốn BQGQ này nhé.

Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh
Hình 1
Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh
Hình 2 – Các bạn chú ý về màu sắc của mấy cái ô vuông trong hình vẽ này nhé). Giá vốn các mặt hàng không còn màu “giống các đợt nhập” như 2 hình thức FIFO và LIFO nữa mà đã trộn lẫn “màu” (bình quân mà)
Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh
Hình 3

Ở hình này các bạn chú ý vào những ngày có xuất bán thì giá vốn hàng bán (COGS), Giá trị hàng tồn kho sẽ được tính toán thế nào theo phương pháp BQGQ nhé.

3. Kết chuyển số dư là gì, tính số dư (tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả, v.v…) như thế nào?

Bản chất của việc tính số dư là gần như giống nhau, khi khác nhau là đối tượng cần tính là gì mà thôi. Ví dụ tính số dư tài khoản 156 thì là tổng giá trị tồn kho của các mặt hàng có trong kho, hay tính số dư của TK 131 (phải thu của KH) hay TK 331 (phải trả cho NCC) là tính tổng các số dư công nợ của các KH, các NCC. Do đó, việc tính số dư ở bài này mình chỉ viết tính số dư cho hàng tồn kho để các bạn hình dung cách tính mà thôi.

Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh
Màn hình tra cứu tồn kho của 1 mã hàng ở bất kỳ đâu trong phần mềm với phím tắt F10

Để tính số dư hàng hóa tồn trong kho, chúng ta cần phải xác định những giao dịch nào liên quan tới hàng hóa làm ảnh hưởng tới kho hàng (làm phát sinh tăng lên trong kho – viết tắt là PST, phát sinh giảm trong kho đi, viết tắt là PSG).

a) Trong bán lẻ thì thông thường những giao dịch (hay còn gọi là chứng từ) sau làm tăng kho (PST):

1. Phiếu nhập mua hàng
2. Phiếu nhập do khách hàng trả lại
3. Phiếu điều chuyển kho (Từ Kho 1 đến Kho 2 thì Kho 2 sẽ được tăng)
4. Phiếu kiểm kê DƯƠNG, làm tăng kho (ví dụ trên sổ sách còn 3 cái, nhưng đi đếm thực tế có 4 cái, như vậy chênh lệch là + 1 cái)
5. Phiếu lắp ráp, tháo rỡ (Ví dụ 3 bộ phận A1, A2, A3 lắp thành hàng hóa A thì khi thực hiện xong thì A sẽ TĂNG, còn A1, A2, A3 sẽ giảm; và ngược lại, khi tháo dỡ thì A sẽ giảm, còn A1, A2, A3 sẽ TĂNG)

b) Trong bán lẻ thì thông thường những giao dịch (hay còn gọi là chứng từ) sau làm giảm kho (PSG):

1. Phiếu xuất kho (bán buôn, bán lẻ, xuất nội bộ)
2. Phiếu xuất trả lại NCC (do hàng lỗi, hàng hỏng, hàng cận date,…)
3. Phiếu điều chuyển kho (Từ Kho 1 đến Kho 2 thì Kho 1 sẽ giảm)
4. Phiếu kiểm kê ÂM, làm giảm kho (ví dụ trên sổ sách còn 3 cái, nhưng đi đếm thực tế có 2 cái, như vậy chênh lệch là – 1 cái)
5. Phiếu lắp ráp, tháo rỡ (Ví dụ 3 bộ phận A1, A2, A3 lắp thành hàng hóa A thì khi thực hiện xong thì A sẽ tăng, còn A1, A2, A3 sẽ GIẢM; và ngược lại, khi tháo dỡ thì A sẽ GIẢM, còn A1, A2, A3 sẽ tăng)

Về cơ bản trong bán lẻ chủ yếu chỉ có những loại chứng từ như vậy, trong khối doanh nghiệp khác thì có thể còn rất nhiều loại chứng từ khác nữa nhưng chúng ta không bàn đến ở đây.

c) Giả sư, tính số dư tồn kho về số lượng của mặt hàng có mã HH001, tại thời điểm T trong ngày 15/07/2016 ở Kho 1 thì ta sẽ tính thế nào?

CÁCH 1, là cách phổ thông nhất mà hầu hết ai cũng biết:

Dư (HH001, Kho1, T.15/06/2016) = Dư đầu kỳ (HH001, Kho1, tháng 7/2016) + PST (HH001, Kho1, 01/07/2016 –> T) – PSG (HH001, Kho1, 01/07/2016 –> T)

Diễn giải công thức trên:

(*) Dư (HH001, Kho1, T.15/06/2016): Số dư của mặt hàng HH001 ở Kho 1 cho tới thời điểm T trong ngày 15/06/2016.

(*) Dư đầu kỳ (HH001, Kho1, tháng 7/2016): Số dư tồn kho đầu kỳ (tháng 7) của mặt hàng HH001 ở Kho 1. Số dư này sẽ bằng số số tồn kho cuối kỳ của HH001 ở kho 1 chuyển sang (Đây gọi là hành động kết chuyển số dư). Số dư cuối kỳ trước lại tính bằng chính công thức ở trên.

(*) PST (HH001, Kho1, 01/07/2016 –> T): Tổng số lượng của mặt hàng HH001 ở tất cả các chứng từ làm PST (mục a ở trên) ở Kho 1 từ đầu kỳ cho tới thời điểm T trong ngày 15/07/2016

(*) PSG (HH001, Kho1, 01/07/2016 –> T): Tổng số lượng của mặt hàng HH001 ở tất cả các chứng từ làm PSG (mục b ở trên) ở Kho 1 từ đầu kỳ cho tới thời điểm T trong ngày 15/07/2016.

CÁCH 2: Sử dụng phương pháp bảng giá vốn.

Như phần 2 ở trên đã nói về 3 phương pháp tính giá vốn thì chúng ta sẽ thấy ở mỗi dòng hàng trên chứng từ sẽ nhìn thấy ngay số lượng tồn kho, giá trị tồn kho trên từng dòng. Giống như kiểu khi ta lưu chứng từ xong thì dựa trên loại chứng từ (PST hay PSG như kê ở trên) mà sẽ cộng hay trừ luôn trong bảng giá vốn để tính luôn tồn kho (về lượng, về trị) của hàng hóa. Nếu sử dụng phương pháp bảng giá vốn này, thì ta chỉ cần so sánh thời điểm tính số dư của hàng hóa để tra vào bảng giá vốn là sẽ thấy ngay tồn kho hiện thời của hàng hóa đó.

Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh
Màn hình theo dõi giá vốn trên phần mềm bán hàng VNUNI

Như vậy, trong cả 2 cách tính số dư ở trên, chúng ta thấy nếu các bạn nhập sai thứ tự chứng từ, hoặc nhập sai thông tin, không nhập thông tin thì kết quả tính số dư đều bị sai. Chỉ khi nào chúng ta tuân thủ nhập liệu ĐẦY ĐỦ, CHÍNH XÁC, KỊP THỜI thì tồn kho, giá vốn mới chính xác được. Nếu hàng vừa về đem ra bán luôn, tối mới nhập vào thì giá vốn lấy đâu ra mà tính. Hoặc hàng thì quét vào máy, hàng thì quên (vì bán 1 mình bận quá không vào máy) thì lấy đâu ra số liệu mà tính toán. Mà thông tin đã sai thì thông tin là rác rưởi. Tưởng lãi mà không phải là lãi, tưởng còn tiền tỷ trong kho mà thực tế chỉ còn vài trăm bạc,…

4. Tại sao dữ liệu hay bị sai?

Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanhNhững câu hỏi đại loại như “Tại sao khi sử dụng phần mềm một thời gian lại thường xuyên xảy ra các hiện tượng như âm kho, giá trị tồn kho không chính xác, lãi gộp bị sai,… mặc dù nhập dữ liệu đầy đủ?” là những câu hỏi của khá nhiều nhà quản lý các cửa hàng, thậm chí cả các siêu thị lớn hiện nay. Có người còn cho rằng phần mềm quản lý bán hàng bị lỗi. Vậy đâu là nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên?

Ngoài nhưng nguyên nhân HIỂN NHIÊN như không nhập hàng vào phần mềm, bán hàng không qua phần mềm thì có thêm 3 nguyên nhân chính sau đây:

NGUYÊN NHÂN THỨ 1: Thực hiện sai qui trình chứng từ. Người dùng xuất hàng trước, nhập hàng sau, thậm trí quên nhập hàng; hoặc khi hàng về thì xếp hàng lên kệ bán luôn (thậm chí bán âm kho nếu phần mềm sử dụng cho phép bán âm kho) rồi sau đó đến tối hoặc thậm chí để tới tận ngày hôm sau mới nhập hàng vào kho. Trong trường hợp đó, tại thời điểm xuất hàng, giá vốn hàng bán bằng 0 hoặc đang bị sai lệch, dẫn đến tính lãi gộp hàng bán không đúng.

NGUYÊN NHÂN THỨ 2: Do người dùng sửa/xóa chứng từ. Có thể ban đầu việc nhập hàng theo đúng qui trình và không bị âm kho. Nhưng vì lý do nào đó, người sử dụng tiến hành sửa/xóa chứng từ làm thay đổi số lượng của các mặt hàng có trên các chứng từ đã sửa, phần mềm sẽ tự động tính toán lại giá vốn và hàng tồn kho khi lưu/xóa chứng từ và khi đó rất có thể dẫn tới âm kho. Có rất nhiều tình huống sửa chứng từ có thể dẫn tới âm kho như: Sửa ngày chứng từ trên phiếu nhập từ ngày hôm trước sang ngày phía sau, sửa số lượng của một dòng hàng trên phiếu nhập, xóa một dòng hàng trên phiếu nhập, hoặc thay một dòng hàng này bằng dòng hàng khác trên phiếu nhập, v.v… Khi đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật lại giá vốn cho tới thời điểm hiện tại, và đến khi chạy tới phiếu xuất bán thì dòng hàng đó có thể bị tồn kho âm. Việc sửa/xóa chứng từ cũng là một thói quen không tốt (vì vi phạm nguyên tắc tài chính kế toán) mà ở môi trường kinh doanh Việt Nam rất hay xảy ra.

NGUYÊN NHÂN THỨ 3: Do nhân viên bán hàng bán nhầm mã. Thực tế bán hàng mã A nhưng nhân viên lại chọn mã B dẫn đến trường hợp mã thì thiếu hàng, mã thì thừa hàng. Trường hợp này thường xảy ra khi không in tem mã vạch cho hàng hóa, hoặc không sử dụng máy đọc mã vạch (mà nhập mã bằng tay) trong quá trình nhập liệu đối với những mặt hàng có tính chất tương tự (giống) nhau.

5. Làm thế nào để tránh bị sai dữ liệu

Sau khi xác định được các nguyên nhân dẫn tới sai sót dữ liệu như đã đề cập ở mục 4 nói trên thì chúng ta biết là việc sai sót dữ liệu phần lớn là do con người gây ra. Để tránh sai sót dữ liệu thì kiểm soát dữ liệu kinh doanh thường xuyên là việc tối quan trọng trong việc sử dụng phần mềm. Việc thường xuyên giám sát qui trình hoạt động kinh doanh bên ngoài và kiểm tra dữ liệu thường xuyên trên phần mềm sẽ giúp phòng tránh được các rủi ro về sai sót dữ liệu kinh doanh.

Hiểu về phương pháp tính giá vốn, tính tồn kho để không bị sai số liệu kinh doanh

Ngoài việc kiểm soát các quy trình hoạt động kinh doanh bên ngoài, để quản lý tốt thì nhà quản lý phải thường xuyên làm những công việc sau trên phần mềm:

  • Thực hiện đúng quy trình kinh doanh trên phần mềm: Hàng phải nhập vào trước rồi mới xuất bán hoặc chuyển kho đi.
  • Hạn chế tối đa tới mọi trường hợp sửa/xóa chứng từ.
  • Hãy thường xuyên sử dụng chức năng theo dõi giá vốn để kiểm soát các tình huống dẫn tới âm kho để xử lý kịp thời. Tránh để tình trạng âm kho tồn tại quá lâu dẫn tới việc tính lại giá vốn sẽ chậm và khó theo dõi khi khắc phục.
  • Sử dụng chức năng truy ngược tới chứng từ gốc (drill-down) để kiểm tra các con số tổng hợp (như tồn kho, doanh thu, công nợ, lãi lỗ,…) xem tại sao lại ra những con số đó.
  • Thường xuyên kiểm kê hàng hoá (kiểm kê toàn bộ hoặc theo khu vực, theo ngành hàng) để điều chỉnh chênh lệch hàng hóa giữa tồn thực tế với tồn theo sổ sách.

QUAN TRỌNG: Hãy trang bị kiến thức về nghiệp vụ bán lẻ như nội dung đã trình bày ở trên (trừ phi bạn kinh doanh và chấp nhận thông tin là rác rưởi). Khi có hiểu biết, con người sẽ tránh làm sai sót một cách vô tình.

Đọc thêm >> Làm thế nào để sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng