Hiểu về quản lý công nợ phải thu, phải trả như thế nào?


Trong kinh doanh thương mại, đặc biệt là công ty kinh doanh theo mô hình bán buôn, bán đại lý phân phối, bên cạnh quản lý hàng tồn kho, doanh thu lãi lỗ thì việc theo dõi công nợ đối với các khoản phải thu (receivables) và các khoản phải trả (payable) là cũng được các chủ kinh doanh đặc biệt quan tâm.

Hiểu về công nợ đối với các khoản phải thu, phải trả

Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán.

Khoản phải trả là một khoản mục kế toán thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiêp phải trả toàn bộ số nợ ngắn hạn của mình cho các chủ nợ.

Ở bài viết này ta chỉ đề cập đến các khoản phải thu đối với khách hàng, phải trả nhà cung cấp vì đây là 2 đối tượng quan trọng mà bất cứ nhà kinh doanh nào cũng cần quan tâm.

Hỏi: Trong quản lý công nợ, ta có thể bù trừ công nợ (vì đôi khi nhà cung cấp cũng là khách hàng) hay không

Trả lời:

Thông thường trong kinh doanh thì việc theo dõi phải thuphải trả là tách biệt nhau. Rất ít khi mập mờ kiểu anh mua hàng của tôi thì sẽ trừ đi số tiền hàng anh bán cho tôi. Chỉ cần so sánh số dư công nợ phải thu, phải trả của đối tượng đó là biết mình hay họ ai nợ ai.

Trong kế toán thì rất rõ ràng giữa số dư của 2 loại tài khoản công nợ (phải thu & phải trả): Số dư công nợ của TK 131 (đối tượng khách hàng) và Số dư công nợ của TK 331 (đối tượng nhà cung cấp). Chi tiết các tài khoản đó sẽ liệt kê ra các chứng từ liên quan. Ví dụ: Chi tiết 131 sẽ là danh sách các hóa đơn bán hàng, các chứng từ thanh toán với KH (phiếu thu-UNT); Chi tiết 331 sẽ là danh sách các hóa đơn đầu vào (nhập hàng) và các thanh toán với KH (phiếu chi, UNC).

Hỏi: Trên hóa đơn bán hàng có thể hiện rõ nợ cũ, khoản thanh toán hôm nay và nợ mới được hay không?

Trả lời:

Có thể trên hóa đơn bán hàng sẽ hiện ra nợ cũ và nợ của chứng từ hiện thời. Tuy nhiên, dù trên chứng từ hóa đơn bán hàng có thể hiện công nợ cũ (có thể nợ từ 1 hoặc nhiều hóa đơn bán hàng cũ chưa thanh toán) nhưng sau khi thanh toán thì kể cả tự động thanh toán nợ hiện thời hay nợ cũ thì phần mềm bán hàng VNUNI sẽ [tự động] thêm các chứng từ thanh toán (đối với thu tiền KH thì sẽ là các phiếu thu (thu tiền mặt) hoặc UNT (nếu thanh toán qua ngân hàng)).

Về bản chất, quy trình chứng từ trong quy trình bán hàng sẽ là

Báo giá (1) –> Đơn đặt bán hàng (2) –> Hóa đơn bán hàng (3.1) + [Phiếu xuất kho (3.2)] + [Phiếu Giao hàng (3.3)] –> KH Thanh toán (4)

Đặc biệt các bạn chú ý quan hệ giữa 2 loại chứng từ “Hóa đơn bán hàng” (3) và “KH Thanh toán(4) sẽ có 2 trường hợp:

Trường hợp 1: 1 hóa đơn bán hàng có thể được thanh toán thành nhiều lần. Ví dụ: 1 hóa đơn có giá trị 50tr, điều kiện mua nợ hoặc thanh toán từng phần, mỗi lần thanh toán 1 phần trong hóa đơn: eg: Lần 1: 10tr, lần 2: 30tr, lần 3: 10tr. Như vậy trong phần mềm phải kiểm soát được quan hệ giữa các chứng từ với nhau, và trang thái của hóa đơn bán hàng (chưa thanh toán, thanh toán từng phần, đã thanh toán hết)

Trường hợp 2: Một lần thanh toán cho nhiều hóa đơn. Ví dụ: KH của bạn (khá thân thiết) mua hàng “đều như vắt chanh”, mỗi lần mua lấy 1 ít hàng (ít thôi chứ nợ nhiều thì họ chiếm dụng vốn của các bạn đấy) và cuối tháng hoặc cuối quý mới thanh toán cả thể. Như vậy khi thanh toán cho KH đó, bạn có thể thanh toán 1 lần hết các hóa đơn mà họ mua nợ bạn (thậm trí là không thanh toán hết mà chỉ 1 vài hóa đơn thôi).

Còn trường hợp bán lẻ thì bán lần nào thanh toán lần đó luôn. Phần mềm vẫn phải sinh ra 1 phiếu thu tương ứng với hóa đơn bán hàng. Trường hợp này là quan hệ 1-1 giữa 2 loại chứng từ kể trên. Tuy nhiên một hóa đơn có thể được thanh toán bằng nhiều hình thức (tiền mặt, thẻ, điểm tích trong hệ thống,…).

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng