Kiểm kê kho – Một công việc không thể thiếu tại các cửa hàng, siêu thị


Trong quá trình hoạt động kinh doanh thì không tránh khỏi việc thất thoát, nhầm lẫn về hàng hóa dẫn tới sự chênh lệch hàng tồn kho giữa thực tế bên ngoài và bên trong phần mềm quản lý bán hàng. Hoạt động kiểm kê là một trong những hoạt động cơ bản nhằm kiểm soát thất thoát về hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng cũng như xác điều chỉnh số tồn theo sổ sách trên phần mềm theo số lượng tồn thực tế.

Kiểm kê kho - Một công việc không thể thiếu tại các cửa hàng, siêu thị

Vậy công việc kiểm kê kho là gì, tại sao phải kiểm kê kho, có những hình thức kiểm kê kho nào, khi nào thì tiến hành kiểm kê, kiểm kê kho có thực sự tạo ra dữ liệu đúng hay không, làm thế nào để rút ngắn thời gian kiểm kê,… là những câu hỏi mà nhiều bạn mới bắt đầu dùng phần mềm hay hỏi.

1. Kiểm kê là gì?

Ví dụ trên phần mềm hiện tồn kho mặt hàng HH001 là 7 cái, nhưng đi đếm thực tế ở ngoài cửa hàng thì mặt hàng này chỉ có 6 cái mà thôi, 1 cái sau khi xác định nguyên nhân có thể là do mất trộm, hỏng vỡ, v.v… Vậy làm thế nào để điều chỉnh tồn trong phần mềm (hay còn gọi là tồn sổ sách) đang là 7 thành 6 như tồn ngoài thực tế.

Cách ghi điều chỉnh như sau:

Kiểm kê kho - Một công việc không thể thiếu tại các cửa hàng, siêu thị

Như vậy, khi tính tồn trên phần mềm sau khi làm chứng từ điều chỉnh (kiểm kê) nói trên thì sẽ tính toán thế nào?

Tồn mặt hàng HH001 tại thời điểm sau kiểm kê sẽ là 7 + (-1) = 6

Trong đó số 7 là số tồn ở trước thời điểm kiểm kê (chính là số tồn sổ sách khi đang kiểm kê).

2. Tại sao lại phải kiểm kê?

Kiểm kê là để điều chỉnh số lượng tồn kho sổ sách (tồn kho trên phần mềm) theo đúng số lượng thực tế.

Chú ý: Phiếu kiểm kê không phải là để sửa sai dữ liệu do nhập sai qui trình mà là điều chỉnh đúng sự thật về lượng tồn kho thực tế. Tức là lượng chênh lệch thực sự là có nguyên nhân. Còn việc làm sai dữ liệu thì phải kiểm tra sự sai sót trong quá trình làm chứng từ.

3. Khi nào thì làm kiểm kê?

– Khi cần điều chỉnh dữ liệu ngay khi phát hiện chênh lệch. Ví dụ vừa phát hiện ra mất trộm hàng, hoặc phát hiện hàng hết date phải hủy bỏ đi, hoặc hàng bị hư hỏng do đổ vỡ,…

– Kiểm kê định kỳ theo nhóm/ngành hàng. Việc kiểm kê định kỳ này sẽ giúp dữ liệu về tồn kho của bạn luôn luôn sát với thực tế nhất. Đây là công việc nên làm thường xuyên, vừa để điều chỉnh hàng tồn kho, vừa để kiểm tra về hạn sử dụng, lau trùi hàng hóa…

– Kiểm kê toàn bộ cửa hàng/siêu thị: Đây là hoạt động tốn nhiều chi phí nhất của cửa hàng, siêu thị vì nhiều khi kiểm kê mất nhiều ngày và khi hoạt động kiểm kê phải đóng cửa hàng để tránh lẫn lộn phát sinh tăng, phát sinh giảm trong quá trình kiểm kê. Việc kiểm kê toàn bộ cửa hàng thường tiến hành thường niên (hàng năm) và thường chọn vào những thời điểm bán kém nhất trong năm (để đỡ tốn tiền). Vì việc kiểm kê toàn bộ là phải dừng hoạt động của cửa hàng, nên thường cửa hàng huy động hết nhân sự cùng kiểm kê với sự kết hợp của những MÁY KIỂM KÊ nhằm rút ngắn nhất thời gian kiểm kê có thể được để có thể mở cửa hàng sớm trở lại hoạt động.

4. Kiểm kê có tạo ra dữ liệu đúng hay không?

Như trình bày ở trên, kiểm kê chỉ điều chỉnh mỗi số lượng tồn kho mà thôi, còn giá trị tồn kho có đúng hay không là do giá vốn của hàng hóa có được tính đúng hay không. Nếu giá vốn tính sai từ trước thì dù tồn kho về số lượng chính xác nhưng giá trị tồn kho cũng không đúng. Do vậy, để có số liệu chính xác thì phải hiểu về vấn đề giá vốn như các bài viết ở comments phía trên.

Ngoài ra, phiếu kiểm kê sẽ vô nghĩa nếu chúng ta sửa, xóa các chứng từ phía trước phiếu kiểm kê. Tôi lấy ví dụ:

Nhập 10
Bán 3
——-
Dư 7 (tồn sổ sách)
Tồn thực tế: 6
Chênh lệch: -1

==> Dư sau kiểm kê: 10 – 3 + (-1) = 6

Nếu sửa Nhập là 11 thì phần mềm tính lại:
11 – 3 + (-1) = 7

Như vậy tồn sau khi kiểm kê lại là 7 chứ ko phải là 6 như con số thực tế nữa. Đáng ra khi kiểm kê thì phải là:

Dư 8 (tồn sổ sách)
Tồn thực tế: 6
Chênh lệch: -2

==> Dư sau kiểm kê: 11 – 3 + (-2) = 6

Nhưng mà phần mềm không bao giờ được phép cập nhật lại số tồn sổ sách 1 cách tự động trừ phi chứng từ được vào sửa lại bằng tay. Đây chính là nguyên nhân lớn dẫn tới việc nhiều người “Kiểm kê xong vẫn như không” vì họ đã sửa/xóa chứng từ cũ trước phiếu kiểm kê rất nhiều.

5. Làm thế nào để rút ngắn thời gian kiểm kê?

Hoạt động kiểm kê là cần thiết và quan trọng, nhưng đó lại là một khâu rất tốn chi phí vì ngoài công sức để thực hiện thì các cửa hàng, siêu thị khi tiến hành kiểm kê phải dừng hoạt động kinh doanh ở khu vực kiểm kê (thậm chí là dừng hoạt động của cả điểm bán hàng) gây tổn thất về doanh thu rất nhiều. Vì vậy, một câu hỏi đặt ra là làm thế nào để giảm thiểu thời gian kiểm kê, tăng độ chính xác khi tiến hành kiểm kê.

Ở các nước tiên tiến có hẳn các công ty chuyên nghiệp về dịch vụ kiểm kê thuê. Các siêu thị lớn hàng ngàn mét vuông họ thường thuê những công ty chuyên nghiệp về để kiểm kê cho mình. Những công ty đó họ xây dựng những phương pháp kiểm kê bài bản, những người thực hiện rất lành nghề (ngay cả trang phục, trang thiết bị đi kèm của họ cũng rất chuyên nghiệp), và dĩ nhiên là họ sẽ áp dụng công nghệ cao trong quá trình thực hiện.

Ngoài việc áp dụng công nghệ trong công tác kiểm kê, chúng tôi cũng xin giới thiệu các bài viết, tài liệu về qui trình kiểm kê để các bạn tiện tham khảo:

>> Quy trình kiểm kê kho trong siêu thị, cửa hàng bán lẻ

>> Tài liệu mẫu qui trình kiểm kê kho

6. Giới thiệu máy kiểm kê kho PDT 8A tích hợp trực tiếp với phần mềm bán hàng

PDT 8A là một loại thiết bị kiểm kê kho khác hẳn với các thiết bị kiểm kê đời cũ. Nó có thể chuyển thẳng dữ liệu đã kiểm kê với phần mềm mà ko cần chuyển qua file text.


Video giới thiệu máy kiểm kê PDT-8A

Hầu hết các các máy kiểm kê hiện có trên thị trường đều chuyển qua file text thông qua một phần mềm đi kèm theo máy, đc cài đặt trên máy tính, nên việc sử dụng khá lằng nhằng phức tạp. Nhưng với PDT 8A thì không cần, chỉ cần cắm qua USB và Send thẳng vào chức năng kiểm kê của phần mềm. Một bước thật là đơn giản.

Tham khảo: Giải pháp mới giúp kiểm kê kho đơn giản hơn, nhanh hơn, tiết kiệm hơn

Ngoài chức năng Send thẳng qua bàn phím thông qua cổng USB thì PDT-8A còn rất nhiều tiện ích khác biệt nữa.

Tham khảo: Máy kiểm kê kho PDT-8A

“Áp dụng loại máy kiểm kê mới này có thể làm giảm 1 nửa thời gian so với máy kiểm kê cũ”. Chị Nguyễn Thị Hoa, chủ chuỗi siêu thị mini Hưng Long cho biết.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng