Kinh nghiệm quản lý công nợ trong bán lẻ


Nhắc tới quản lý công nợ, ta thường nghĩ tới quản lý các khoản phải thu và phải trả. Tuy nhiên, với đặc thù kinh doanh bán lẻ (bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng), thì hầu như không có các khoản phải thu. Các siêu thị lớn thường ít khi cho khách hàng nợ, trừ khi đó là khách mua buôn, số lượng lớn và thực sự có năng lực về tài chính. Đối với các cửa hàng kinh doanh nhỏ, việc cho khách hàng nợ sẽ dẫn tới tình trạng vốn của bạn bị chiếm dụng, hạn chế tái đầu tư. Tuy vậy, ở một số vùng nông thôn, do nể tình hàng xóm láng giềng hoặc họ hàng, các chủ cửa hàng đành chấp nhận cho khách nợ, nhưng về lâu về dài, điều này sẽ tạo thành một tiền lệ xấu, nếu không quản lý tốt, bạn có thể sẽ phải dừng kinh doanh do thiếu vốn. Dưới đây là một số gợi ý để bạn có thể quản lý tốt công nợ trong hoạt động kinh doanh bán lẻ.

Kinh nghiệm quản lý công nợ trong bán lẻ

1. Đối với các khoản phải thu (khoản nợ của khách hàng)

Như đã nói ở trên, trong bán lẻ, ít khi các chủ cửa hàng cho khách nợ. Trong trường hợp bất khả kháng, bạn có thể áp dụng các biện pháp sau để giảm thiểu tổn thất cho mình.

  • Chỉ cho khách nợ một số tiền tối đa nào đó (hạn mức tín dụng). Khi khách muốn mua tiếp, bạn đề nghị thanh toán số nợ cũ. Nếu khách hàng không thanh toán, bạn phải cương quyết ngừng bán chịu.
  • Tùy theo tần suất mua hàng của khách để thống kê và đối chiếu nợ. Điều này nhằm cho khách biết và xác nhận số tiền mình còn nợ cửa hàng, đồng thời có kế hoạch thanh toán nợ cũ khi tới hạn mức tín dụng.

Trên thực tế, nhiều chủ cửa hàng nhỏ cho vay nợ đã vướng trường hợp vừa mất khách vừa không thu hồi được nợ. Do vậy, bạn nên cân nhắc thật kỹ khi quyết định có cho người thân, hàng xóm của mình nợ tiền hàng hay không.

Một vài năm gần đây, để đẩy mạnh doanh số, các siêu thị điện máy, điện thoại di động thường chấp nhận cho người mua trả góp nhưng tính lãi suất rất cao. Thêm vào đó, các nhà bán lẻ thường liên kết với một tổ chức tài chính hoặc ngân hàng để thực hiện chương trình này. Ngân hàng thường đứng ra thanh toán toàn bộ cho nhà bán lẻ và thu tiền từ người tiêu dùng hàng tháng. Do đó, xét về bản chất, nhà bán lẻ vừa không phải quản lý công nợ phải thu, vừa đẩy mạnh được doanh số bán hàng.

2. Đối với các khoản phải trả (khoản phải thanh toán cho nhà cung cấp)

Về lý thuyết mà nói, càng được nhà cung cấp cho nợ trong thời gian dài, bạn càng có thêm vốn để quay vòng, gia tăng lợi nhuận cho mình. Số tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp, nếu không dùng để mua hàng hoặc tái đầu tư thì gửi tiết kiệm ngân hàng cũng giúp bạn có được khoản lãi hàng tháng không nhỏ.

Các siêu thị lớn thường yêu cầu thanh toán chậm một tháng cho nhà cung cấp, ngược lại họ thu tiền ngay của khách khi tới mua hàng. Chính vì lý do đó, họ ít phải chịu áp lực về vốn khi ra quyết định mua hàng.

Tuy nhiên, với những chủ cửa hàng nhỏ thì thường không được nhà cung cấp ưu đãi trả chậm, do vậy, nếu vừa phải trả nhà cung cấp tiền ngay, vừa cho khách hàng nợ thì bạn khó có thể cầm cự lâu dài nếu không có biện pháp quản lý khoản phải thu chặt chẽ, sòng phẳng.

Để có thể quản lý công nợ hiệu quả, bạn cần theo dõi thường xuyên số dư nợ của từng nhà cung cấp. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn thống kê được công nợ phải trả một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn quản lý công nợ phải trả:

  • Bạn cần thống nhất với nhà cung cấp về thời gian chốt hóa đơn thanh toán. Thông thường, ngày xuất hóa đơn cũng là ngày giao hàng và sẽ được tổng kết từ ngày đầu tiên tới ngày cuối cùng trong tháng. Trong tuần đầu tiên của tháng tiếp theo, bạn nên gửi bảng xác nhận công nợ cho nhà cung cấp qua email, fax… để kế toán hai bên xác nhận lại số tiến phải thanh toán chính xác. Nhiều người bỏ qua bước đối chiếu này nên dẫn tới phát sinh chênh lệch giữa số ghi sổ hai bên khi thanh toán, gây nên những tranh chấp không đáng có.
  • Đưa ra thời hạn nộp chứng từ nhận hàng, hóa đơn, hợp đồng từ bộ phận thu mua cho phòng kế toán. Nếu quá thời hạn, phòng thu mua sẽ có trách nhiệm tự giải thích khoản trả chậm với nhà cung cấp.
  • Một số nhà bán lẻ sau khi thanh toán còn gửi bản kê chi tiết khoản thanh toán cho những hóa đơn nào, giao hàng ngày bao nhiêu để nhà cung cấp kiểm tra lại sau khi nhận được tiền.
  • Trước khi đến hạn thanh toán cho nhà cung cấp 1 tuần, cần rà soát lại chứng từ xem còn thiếu gì không để kịp thời liên hệ với họ, bổ sung thêm chứng từ, tránh thanh toán trễ hạn. Nhiều người cố tình trả chậm hơn so với thời hạn và vin vào lý do chứng từ chưa đầy đủ. Lợi ích chiếm dụng vốn mà bạn thu được từ hành động này là rất nhỏ so với uy tín và giá trị thương hiệu mất đi.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm một số kiến thức về quản lý công nợ, khoản phải thu, phải trả trong cùng chuyên mục Tư vấn bán lẻ của VNUNI. Quản lý tốt công nợ không chỉ là nhiêm vụ của riêng bộ phận Tài chính – Kết toán, mà còn là trách nhiệm của các phòng ban liên quan trong doanh nghiệp bán lẻ.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng