Làm thế nào sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả


Hiện nay áp dụng công nghệ mã số mã vạch vào công việc quản lý bán hàng không còn xa lạ với các chủ kinh doanh. Khi quy mô mở rộng, thì nhu cầu quản lý càng tăng cao. Việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng vào quản lý là xu hướng tất yếu. Nhưng làm thế nào để sử dụng triệt để và hiệu quả phần mềm bán hàng thì không phải nhà quản lý nào cũng làm được.

Làm thế nào để sử dụng phần mềm bán hàng hiệu quả

Có nhất nhiều shop, cửa hàng chỉ sử dụng phần mềm quản lý bán hàng như một máy tính tiền (chỉ dùng để tính giá và in hóa đơn) mà không tận dụng hết được các tính năng để quản trị công việc kinh doanh được tốt hơn. Đặc biệt là đối với cửa hàng tạp hoá, minimart thì việc kiểm soát hàng tồn kho và lãi lỗ là vô cùng khó khăn.

Dưới đây là một số gợi ý giúp nhà quản lý sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả:

1. Thực hiện đúng qui trình kinh doanh

Việc đưa phần mềm quản lý bán hàng vào sử dụng để phục vụ công tác bán hàng đem lại rất nhiều lợi ích như: chuyên nghiệp hóa hình ảnh cửa hàng, giảm thiểu sức lao động, phục vụ khách hàng tốt hơn, dễ dàng quản lý lượng hàng hóa, doanh thu, lợi nhuận… Về mặt lý thuyết là như vậy, nhưng để một phần mềm có thể vận hành được và phục vụ những lợi ích như trên thì không thể tự bản thân phần mềm có thể làm được mà phải có sự tác động của con người. Người dùng phải thực hiện đúng quy trình trong bán lẻ từ khâu nhập hàng, kiểm tra hàng, in tem mã vạch, đến khâu bán hàng, thanh toán…. Các hoạt động liên quan đến nhập xuất hàng hoá đều phải cập nhật vào phần mềm một cách đầy đủ, chính xác, tức thời thì phần mềm mới tạo ra được những báo cáo thống kê, phân tích cho nhà quản trị một cách chính xác và kịp thời. Tóm lại, phần mềm là công cụ hỗ trợ thông minh giúp những nhà quản lý thực hiện các hoạt động và ra quyết định kinh doanh một cách hiệu quả, nhưng nó chỉ có thể hoạt động chính xác khi người sử dụng nhập đầy đủ và đúng dữ liệu, đúng qui trình.

2. Phân công công việc cho nhân viên

Quản lý con người là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người quản lý. Việc phân công “đúng người, đúng việc” sẽ giúp hoạt động kinh doanh thuận lợi hơn rất nhiều. Phân chia rõ quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên để họ nắm rõ và ý thức được trách nhiệm đối với công việc mà mình được giao. Phần mềm quản lý bán hàng cho phép phân quyền chi tiết cho từng nhân viên theo những hoạt động như trong các quy trình thực tế bên ngoài. Ngoài ra, phần mềm sẽ hỗ trợ nhà quản lý theo dõi mọi kết quả làm việc và các thao tác của nhân viên trên phần mềm.

3. Kiểm soát dữ liệu kinh doanh thường xuyên

Đây là bước tối quan trọng trong việc sử dụng phần mềm. Việc thường xuyên giám sát và kiểm tra dữ liệu thường xuyên trên phần mềm sẽ giúp phòng tránh được các rủi ro về sai sót dữ liệu kinh doanh.

Những câu hỏi đại loại như “Tại sao khi sử dụng phần mềm một thời gian lại thường xuyên xảy ra các hiện tượng như âm kho, giá trị tồn kho không chính xác, lãi gộp bị sai,… mặc dù nhập dữ liệu đầy đủ?” là những câu hỏi của khá nhiều nhà quản lý các cửa hàng, thậm chí cả các siêu thị lớn hiện nay. Có người còn cho rằng phần mềm quản lý bán hàng bị lỗi. Vậy đâu là nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên:

  • Nguyên nhân thứ 1: Thực hiện sai qui trình chứng từ. Người dùng xuất hàng trước, nhập hàng sau, thậm trí quên nhập hàng; hoặc khi hàng về thì xếp hàng lên kệ bán luôn (chứng từ xuất bán hoặc bán lẻ trong phần mềm VNUNI có lựa chọn cho phép bán âm kho) rồi sau đó đến tối hoặc thậm chí để tới tận ngày hôm sau mới nhập hàng vào kho. Trong trường hợp đó, tại thời điểm xuất hàng, giá vốn hàng bán bằng 0 hoặc đang bị sai lệch, dẫn đến tính lãi gộp hàng bán không đúng.
  • Nguyên nhân thứ 2: Do người dùng sửa/xóa chứng từ. Có thể ban đầu việc nhập hàng theo đúng qui trình và không bị âm kho. Nhưng vì lý do nào đó, người sử dụng tiến hành sửa/xóa chứng từ làm thay đổi số lượng của các mặt hàng có trên các chứng từ đã sửa, phần mềm sẽ tự động tính toán lại giá vốn và hàng tồn kho khi lưu/xóa chứng từ và khi đó rất có thể dẫn tới âm kho. Có rất nhiều tình huống sửa chứng từ có thể dẫn tới âm kho như: Sửa ngày chứng từ trên phiếu nhập từ ngày hôm trước sang ngày phía sau, sửa số lượng của một dòng hàng trên phiếu nhập, xóa một dòng hàng trên phiếu nhập, hoặc thay một dòng hàng này bằng dòng hàng khác trên phiếu nhập, v.v… Khi đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật lại giá vốn cho tới thời điểm hiện tại, và đến khi chạy tới phiếu xuất bán thì dòng hàng đó có thể bị tồn kho âm. Việc sửa/xóa chứng từ cũng là một thói quen không tốt (vì vi phạm nguyên tắc tài chính kế toán) mà ở môi trường kinh doanh Việt Nam rất hay xảy ra.
  • Nguyên nhân thứ 3: Do nhân viên bán hàng bán nhầm mã. Thực tế bán hàng mã A nhưng nhân viên lại chọn mã B dẫn đến trường hợp mã thì thiếu hàng, mã thì thừa hàng. Trường hợp này thường xảy ra khi không in tem mã vạch cho hàng hóa, hoặc không sử dụng máy đọc mã vạch (mà nhập mã bằng tay) trong quá trình nhập liệu đối với những mặt hàng có tính chất tương tự (giống) nhau.

Tham khảo thêm: Nguyên nhân và biện pháp khắc phục âm kho

Ngoài việc kiểm soát các quy trình hoạt động kinh doanh bên ngoài, để quản lý tốt thì nhà quản lý phải thường xuyên làm những công việc sau trên phần mềm:

  • Thực hiện đúng quy trình kinh doanh trên phần mềm: Hàng phải nhập vào trước rồi mới xuất bán hoặc chuyển kho đi.
  • Hạn chế tối đa tới mọi trường hợp sửa/xóa chứng từ.
  • Hãy thường xuyên sử dụng chức năng theo dõi giá vốn để kiểm soát các tình huống dẫn tới âm kho để xử lý kịp thời. Tránh để tình trạng âm kho tồn tại quá lâu dẫn tới việc tính lại giá vốn sẽ chậm và khó theo dõi khi khắc phục.
  • Sử dụng chức năng truy ngược tới chứng từ gốc (drill-down) để kiểm tra các con số tổng hợp (như tồn kho, doanh thu, công nợ, lãi lỗ,…) xem tại sao lại ra những con số đó.
  • Thường xuyên kiểm kê hàng hoá (kiểm kê toàn bộ hoặc theo khu vực, theo ngành hàng) để điều chỉnh chênh lệch hàng hóa giữa tồn thực tế với tồn theo sổ sách.

Việc lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng sẽ đem lại hiệu quả nếu phần mềm đó không chỉ đáp ứng đúng yêu cầu về nghiệp vụ mà còn phải đáp ứng những yêu cầu quản lý như đã trao đổi ở trên. Lúc đó việc áp dụng phần mềm mới đem lại hiệu quả trong kinh doanh.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng