Một số khái niệm khi trao đổi về giá cả phần mềm


Trong quá trình tư vấn giải pháp phần mềm, tôi nhận được câu hỏi nhiều nhất là hỏi về tới giá cả phần mềm. Phần lớn khi chào giá, tư vấn giải pháp, các công ty phần mềm ở Việt Nam thường không giải thích rõ các khái niệm về giá cả khi cung cấp phần mềm và thường họ chỉ báo giá “một cục”, trong khi các khách hàng lại thường nghĩ đơn giản và cần nhanh thông tin là mua một phần mềm hết bao nhiêu tiền. Có vẻ như việc báo giá “một cục” rất tiện trong giai đoạn đầu nhưng thường việc báo giá không rõ ràng như vậy là lý do dẫn tới xảy ra xung đột, trách cứ lẫn nhau do hiểu nhầm về giá cả và các chi phí liên quan trong quá trình sử dụng phần mềm. Qua rất nhiều bài viết rải rác trên các diễn đàn lamchame, webketoan,… mà tôi từng viết về vấn đề này, nay tôi tổng hợp lại những bài viết đó trong bài này như sau:

Bản quyền phần mềm

Trong phần mềm có các khái niệm sau đây:

I. Hàng hóa

Chính là giá trị của bản quyền phần mềm (license). Đối với bản quyền thì người ta dùng từ “giá trị” (value) chứ không gọi là “chi phí” (cost) bởi đó là giá trị đầu tư.

Đối với các phần mềm đóng gói, bản quyền có thể tính theo:

  • Single package (Gói đơn lẻ): Ví dụ như phần mềm IDM dùng để download chẳng hạn
  • Edition (bản standard, pro, ent,…). Ví dụ: Windows 7 Pro, Ultimate,…
  • Tính theo số người sử dụng (user hoặc pc) hoặc số người cùng sử dụng (concurrent connection). Ví dụ: Teamviewer được tính giá theo số máy sử dụng.
  • v.v…

Mỗi nhà cung cấp giải pháp (công ty phần mềm) sẽ tự định giá trị của bản quyền khác nhau, tùy theo thị trường mục tiêu, chiến lược kinh doanh của họ.

II. Dịch vụ

Trong lĩnh vực phần mềm ta có thể thấy có các dịch vụ như sau: Dịch vụ tư vấn giải pháp (đối với các giải pháp lớn kiểu như SCM, ERP, CRM,…), dịch vụ tư vấn triển khai, dịch vụ bảo hành – hỗ trợ, dịch vụ bảo trì, dịch vụ đào tạo, v.v… Dĩ nhiên, đã là công lao động thì không ai người ta gọi số tiền chi cho công là “giá trị” cả mà thường gọi là chi phí (cost) và số tiền này thường được tính theo đơn vị tính là “man-day”, hoặc “man-month”. Mỗi loại dịch vụ (nói ở trên) đều có phương pháp tính khác nhau nhưng thôi không bàn đến chuyện tính toán chi phí dịch vụ ở đây.

Dịch vụ triển khai cho mỗi khách hàng ko liên quan gì tới việc phát triển phần mềm đóng gói, (nên tách ra khỏi quy trình phát triển phần mềm) mà có thể tách riêng thành dự án triển khai. Như vậy, mỗi lần triển khai cho khách hàng được coi là 1 dự án. Việc làm theo yêu cầu riêng (customized) sản phẩm cho khách hàng được coi là chi phí triển khai nếu đó ko phải là tính năng, chức năng chính của sản phẩm. Còn nếu việc customized đó liên quan tới tính năng chính của sản phẩm – nghĩa là không phải customized mà là… phần mềm thiếu phải bổ sung – khi đó, chi phí đó cấu thành nên giá bản quyền của sản phẩm.

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng là quá trình chăm sóc hỗ trợ hướng dẫn, trả lời khách hàng trong suốt quá trình khách hàng sử dụng phần mềm kể từ sau giai đoạn triển khai và đi vào hoạt động. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng thường nằm trong dịch vụ bảo trì (xem ở dưới) và vì thế chi phí này đối với khách hàng sẽ nằm trong phí dịch vụ bảo trì. Còn việc hạch toán chi phí cho dịch vụ này đối với công ty phần mềm thì sẽ không phân biệt rạch ròi là hỗ trợ khách hàng nào, hay là việc hỗ trợ theo sản phẩm nào thì đưa chi phí này về chi phí dịch vụ, nên hạch toán chi phí này cho đối tượng là phòng hỗ trợ khách hàng (cost center) để tính hiệu quả, phân bổ chi phí này cho các dòng sản phẩm, phòng sản phẩm.

Dịch vụ bảo trì phần mềm là những công việc bao gồm không chỉ dịch vụ hỗ trợ khách hàng như đề cập ở trên mà còn là công sức của nhà cung cấp trong việc liên tục phát triển các phiên bản nâng cấp. Việc phát triển nâng cấp không chỉ khắc phục lỗi mà còn liên tục phát triển các tính năng mới. Nhiều khi người dùng đầu cuối có thể không biết rằng việc khắc phục các lỗi là rất quan trọng (mặc dù tưởng là nó không ảnh hưởng tới mình) như thay đổi thuật toán làm tăng tốc độ tính toán, v.v…..

Tóm lại, các dịch vụ phần mềm là một dạng “công sức lao động” mà trong lĩnh vực software thì phần lớn những “công sức” này là của các chuyên gia và thường có giá trị rất cao (chỉ xảy ra đối với các doanh nghiệp triển khai các giải pháp lớn). Tuy nhiên, ở VN các dịch vụ này thường được đánh giá RẤT THẤP bởi không chỉ do khách hàng chưa quen khái niệm trả tiền dịch vụ (ở nước ngoài, tiền mua dịch vụ là hiển nhiên như chị em nhà ta đi thuê…người giúp việc nhà theo giờ ấy) mà còn do chính các NCC đã đưa chi phí dịch vụ vào giá trị bản quyền của phần mềm làm cho các khách hàng không phân biệt được đâu là “dịch vụ“, đâu là “hàng hóa” trong lĩnh vực phần mềm.

Đa phần (không phải là tất cả nhé) các công ty ở VN thường báo giá phần mềm cho khách hàng không rõ ràng, thường báo giá “MỘT CỤC” làm cho khách hàng không hiểu rõ tại sao mình phải trả chi phí đó (nếu là mình, mình sẽ hiểu đây là cách báo giá “bốc thuốc”, kiểu khách hàng nhỏ thì giá rẻ, khách hàng lớn thì giá cao….).

III. Dịch vụ cho thuê phần mềm

Cloud Software Service
Cloud Software / On-demand software (hay SaaS)

​Trên thế giới, dịch vụ phần mềm đã là khái niệm căn bản và không cần giải thích nhiều như ở VN. Tuy nhiên, hiện nay có một “loại hình phần mềm” khá phổ biến mà không còn khái niệm “bản quyền”, “triển khai”, “bảo trì”,… nữa. Đó là cho thuê phần mềm như là 1 dịch vụ (Software As A Service – SaaS). Các khái niệm mới mà các bạn sẽ nghe thấy như On-demand software (hay SaaS), Cloud Computing,….. Khi đó bạn không phải trả tiền mua phần mềm nữa mà bạn sẽ thuê bao theo thời gian (trả tiền theo tháng, năm…), giống như bạn thuê web hosting vậy.

IV. Phần mềm đóng gói và phần mềm viết theo đơn đặt hàng riêng

Phần mềm đóng gói và phần mềm viết theo đơn đặt hàng riêng

Phần mềm viết theo đơn đặt hàng tức là dạng phần mềm làm theo dự án. Khi đó áp dụng kế toán cho dự án. Dự án là có điểm bắt đầu, điểm kết thúc, có khối lượng công việc rõ ràng, có nguồn lực thực hiện (nhân lực, vật lực, tài lực). Đối với các phần mềm phát triển riêng theo đơn đặt hàng (hay phần mềm dự án) thì bản thân quá trình xây dựng, phát triển sản phẩm lại là một “dịch vụ” chứ không phải là “hàng hóa”, bởi việc phát triển các dự án đó thường là theo yêu cầu cụ thể của một khách hàng. Cách tính giá trị của sản phẩm (không gọi là hàng hóa mà gọi là sản phẩm vì có sự sản xuất ở đó) cũng dựa trên khối lượng công việc và đơn vị đo manday như cách tính dịch vụ nói ở trên.

Phần mềm đóng gói là phần mềm phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu của số đông khách hàng trên một thị trường cụ thể (ví dụ: phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, v.v…). Phần mềm đóng gói thường được liên tục phát triển nhằm đa dạng hóa tính năng, đáp ứng số đông lượng khách hàng sử dụng. Để thực hiện phần mềm đóng gói cần có cả bộ quy trình bao gồm nhiều quy trình khác nhau (tức là gồm nhiều loại công việc khác nhau chứ không chỉ có mỗi coding). Tuy nhiên, dù có liên tục phát triển thì cũng chia thành nhiều điểm mốc (iteration) khác nhau. Nếu coi việc thực hiện những điểm mốc lớn đó là một dự án thì lại quy về dạng kế toán dự án (đã là dự án thì lại có tính chất ở trên). Khi bán phần mềm, nên tách riêng doanh thu về bản quyền, doanh thu về dịch vụ triển khai (cho dù báo giá với khách hàng chỉ có 1 giá duy nhất đi chăng nữa thì cũng phải ngầm hiểu như vậy).

Trên đây là cách hiểu về khái niệm cơ bản trong lĩnh vực phần mềm mà trước khi hỏi về giá cả phần mềm thì các bạn nên nắm được. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm bài: Tổng giá trị đầu tư phần mềm?

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng