Nên dùng phần mềm bán hàng hay dùng Excel để quản lý cửa hàng?


Hỏi: Hiện nay mình đang kinh doanh mô hình nhỏ với 1 cửa hàng bán lẻ thời trang và phụ kiện, vừa bán hàng online. Theo các bạn mình có nên mua phần mềm bán hàng hay chỉ cần dùng file excel để quản lý cửa hàng?

Trả lời:  Thông thường nhu cầu cần quản lý bằng phần mềm bán hàng phát sinh khi và chỉ khi:

(1) Số lượng giao dịch trong ngày quá nhiều (tóm lại là rất đông khách, quá trình nhập xuất, điều chuyển, kiểm kê, thanh toán,… diễn ra thường xuyên)

(2) Số lượng hàng hóa nhiều. Ví dụ nếu cửa hàng chỉ có khoảng 100 mặt hàng đang có trong kho (active item) thì chắc không cần dùng tới phần mềm nhiều vì vẫn có thể quản lý được thoải mái. Nhưng nếu có khoảng 500 hay thậm chỉ chỉ là 1000 mặt hàng thôi thì việc quản lý tồn kho (chưa nói tới các quản lý khác) sẽ rất khó khăn. Nếu trên 5000 mặt hàng mà quản lý sổ sách excel được thì phải nói là rất giỏi excel nhưng mình chắc chắn là cực tốn nhiều thời gian cho việc quản lý (cái này có minh chứng cụ thể rồi, toàn người giỏi trên 10 năm làm excel luôn) (Ngoài (1) và (2) thì còn có thể là do số lượng nhân viên tăng lên, số cửa hàng tăng lên, nhu cầu theo dõi công nợ chặt chẽ, minh bạch về thông tin kinh doanh với người bạn cùng làm chung,…)

(3) Tư duy của người chủ về cách quản lý. Thông thường trong đời sống thực tế cũng như trong kinh doanh có 1 câu là cùng làm một công việc có khối lượng như nhau nhưng mỗi người khi thực hiện sẽ có các cách tiếp cận khác nhau thì sẽ có kết quả khác nhau (có thể cùng kết quả về giá trị nhưng khác nhau về thời gian thực hiện). Ví dụ minh họa vui bằng toán học:

Bài toán, tính: X = (2013)2 – 2 * 2013 * 2012 + (2012)2
Cách 1: Các bạn dùng Calculator cộng trừ nhân chia các số ở trên
Cách 2: X = (2013 – 2012)2  = 12 = 1

Những ai có tư duy quản lý khoa học, mong muốn thay đổi cách quản lý của mình để cho việc kinh doanh “smart” hơn, tiện ích hơn, tốn ít thời gian hơn, tận dụng được nhiều thông tin để ra quyết định hơn, v.v… (tóm lại là hiệu quả hơn) thì sớm muộn (khi có đủ điều kiện) họ sẽ đưa công cụ vào để quản lý (phần mềm chỉ là công cụ quản lý mà thôi). Giống như ngày xưa chúng ta giao tiếp liên lạc với nhau chỉ bằng truyền miệng trực tiếp, rồi thư tín bưu điện. Sau này tiến tới là điện thoại, sms và bây giờ là mạng xã hội, v.v… Nhưng trong thực tế cũng sẽ có những người ngại tiếp cận và thay đổi (ví dụ bà chị mình gần 60 rồi, đang bán minimart bé xíu, nói mãi mới chịu dùng) mặc dù khách hàng của VNUNI có những anh chị, cô chú lớn tuổi (trên 60 tuổi) và chỉ học hết lớp 3 thôi, chưa 1 lần sờ vào máy tính, không biết gõ tiếng Việt nhưng lại rất muốn sử dụng phần mềm bán hàng vào việc quản lý cửa hàng, minimart. Thực tế, khi đào tạo sử dụng phần mềm, những khách hàng lớn tuổi đó rất tận tâm ghi chép các hướng dẫn sử dụng phần mềm, sau đó họ còn dạy lại phần mềm cho các bạn trẻ làm thuê cho họ, những người có bằng đại học hẳn hoi.

Phần mềm bán hàng VNUNI
Phần mềm bán hàng VNUNI

Có một tâm lý là hầu như tất cả mọi người đều cho việc mua công cụ quản lý là 1 chi phí ngắn hạn (phải trả ngay) mà không coi đó là khoản đầu tư dài hạn (phân bổ ít nhất trong 3 năm) nên khi đã coi là 1 chi phí ngắn hạn thì sẽ thấy chi rất nhiều tiền (mà chưa nhìn thấy được lợi ích thực sự đem lại nếu không có người chỉ ra). Nếu chúng ta coi đó là khoản đầu tư dài hạn (được lập ra từ khi lên kế hoạch KD) thì sẽ đỡ bị tâm lý mất quá nhiều tiền (do hiểu được sự phân bổ giá trị đầu tư là theo nhiều năm). Dĩ nhiên khi phân tích đầu tư thì bao giờ cũng tính tổng chi phí của chủ sở hữu (TCO – Total Cost Of Ownership) và lợi ích do sự đầu tư đem lại (ROI – Return On Investment) về mặt lâu dài.

Thực ra mình cũng hiểu các cha mẹ bắt đầu kinh doanh bao giờ cũng từ rất nhỏ, vốn ban đầu ít nên đầu tư chi phí ban đầu thường phải tối thiểu nhất (bắt buộc phải có như tiền hoạt động hàng tháng, tiền hàng, v.v…). Vì thế bao giờ mình cũng tư vấn là nên hay chưa nên sử dụng dựa trên quy mô hoạt động (cùng với 2 điều kiện cần là (1)(2) ở trên). Không phải lúc nào người tư vấn giải pháp cũng nhăm nhe bán cho bằng được, bằng mọi giá mà không đứng từ phía người đầu tư kinh doanh. Là người kinh doanh, mình tin chắc là bất cứ cha mẹ nào làm kinh doanh cũng đều mong muốn mình sẽ phát triển hơn nữa, kiếm tiền nhiều hơn nữa chứ không chỉ “tằng tằng, tàm tạm” như thế thôi (kể cả trong thời buổi kinh tế khó khăn như hiện nay nhưng chắc chắn các mẹ trong đầu vẫn luôn nghĩ “ngày mai trời lại sáng” vào mỗi tối đi ngủ đúng không?). Và khi phát triển hơn, mình tin là mọi người sẽ thay đổi tư duy quản lý (nhiều khi bắt buộc phải thay đổi vì lúc đó khách hàng nhiều lên, nhân viên đông lên, hàng hóa nhiều lên, v.v… mà mọi thứ ko thể kiểm soát được bằng thủ công được nữa).

Mình không muốn nhắc lại tới giá trị cụ thể mà một phần mềm bán hàng đem lại, nhưng mình có 1 ví dụ khác liên quan mà mình thấy rất rõ trên diễn đàn webketoan.vn. Đó là việc mình thấy rất nhiều bạn làm nghề kế toán (cả mới lẫn cũ) hỏi về nghiệp vụ, về quyết toán, báo cáo thuế, rồi báo cáo tài chính cuối năm, v.v…. Họ thực sự bận bịu tối ngày vào những “mùa kế toán” (những ngày sắp phải nộp các báo cáo kế toán tới cơ quan có thẩm quyền). Trong khi kế toán bên mình cứ bình chân như vại vì mọi chứng từ đã nhập đầy đủ và tức thời khi nghiệp vụ phát sinh (được kiểm duyệt về tính đúng đắn của số liệu thường xuyên) và mọi kết quả là chỉ cần tới ngày nộp in cái doẹt từ phần mềm kế toán ra là đi nộp.

Tuy nhiên, yếu tố thứ 3 này sẽ thay đổi. Ví dụ có người mặc dù không thích hoặc sợ dùng phần mềm nhưng bị ảnh hưởng từ những người làm cùng nghề (nhất là cùng có họ hàng) hoặc các cửa hàng xung quanh đều dùng cả. Cũng có người cũng thay đổi do được người nhà khuyên dùng, họ phân tích ưu và nhược điểm giữa quản lý thủ công và quản lý bằng công cụ. Thế là nhu cầu thay đổi dần theo thời gian.

Vài dòng chia sẻ về “điều kiện cần và đủ để sử dụng phần mềm bán hàng vào việc kinh doanh cửa hàng” với các bạn.

 hai2hai – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ.

Bài viết liên quan

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng