Phân tích công nợ phải trả (Account Payable) trong bán lẻ


Khoản phải trả là một khoản mục kế toán thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiêp phải trả toàn bộ số nợ ngắn hạn của mình cho các chủ nợ (thường là các nhà cung cấp). Việc phân tích công nợ phải trả, phân tích dòng tiền phải trả cho nhà cung cấp là một công việc có tầm quan trọng trong kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh bán lẻ.

Phân tích công nợ phải trả (Account Payable) trong bán lẻ

Các chiều cơ bản trong Payable:

  • Tài khoản phải trả (Account Payable)
  • Theo dõi công nợ của nhà cung cấp nào (Vendor)
  • Thời gian và tuổi nợ là bao lâu (Aging Time)
  • Các loại tiền cần theo dõi (Amount)
  • Kênh mua hàng (Channel)
  • Người mua hàng của công ty (Purchase Person)
  • Phương thức thanh toán (Payment)
  • Đặt cọc/trả trước người bán (Prepayment)
  • Đơn đặt hàng mua (Purchase Order)
  • Theo dõi hóa đơn mua hàng (Invoice)
  • Theo dõi nhà cung cấp giao hàng (Delivery)
  • Quản lý việc nhận hàng từ nhà cung cấp (Receivable Product)
  • Hàng mua trả lại người bán (Purchase Return)
  • Điều chỉnh công nợ nhà cung cấp (Adjustment)

Đi sâu vào phân tích các Measure và các Dimension cơ bản đã trình bày để xác định các điều kiện cần cho báo cáo như sau:

Phân tích các số đo (Measure) và các chiều (Dimension) cơ bản trong phân hệ kế toán phải trả

  • Yếu tố tiên quyết là thời gian (Time)
    • Theo dõi công nợ theo năm/quý/tháng/tuần/ngày hiện tại (Current)
    • Theo dõi công nợ theo năm/quý/tháng/tuần/ngày quá khứ (Last)
    • Xác định ngày hóa đơn (Invoice Date) và ngày hạn mức (Due Date)
    • Xác định ngày thanh toán (Date Paid)
    • Xác định tuổi nợ tính từ ngày hạn mức (Aging Group)
  • Tài khoản nào cần theo dõi (Account)
  • Nhà cung cấp cần theo dõi công nợ (Vendor)
    • Nhà cung cấp theo ngành nghề (Vendor Type)
    • Nhóm nhà cung cấp theo quy mô (Vendor Group)
    • Phân khúc nhà cung cấp (Vendor Segment)
  • Công nợ ở khu vực, cửa hàng nào (Store)
    • Khu vực, tỉnh, cửa hàng nào (Region/Province/Store)
    • Nhóm mua hàng (Purchase Team)
    • Nhân viên muahàng (Purchase Person)
  • Kênh mua hàng (Channel)
    • Kênh trực tiếp (Store)
    • Kênh trực tuyến (Online)
  • Phương thức thanh toán (Payment)
    • Phương thức thanh toán (Payment Method): COD, Transfer…
    • Hạn mức thanh toán (Payment Term): COD, 7ds, 15ds
  • Số tiền theo dõi công nợ (Amount)
    • Tiền hóa đơn (Debit hay Invoice Amount)
    • Tiền thanh toán (Credit hay Payment Amount)
    • Tiền còn nợ (Balance hay Outstanding)
  • Thanh toán trước/đặt cọc (Prepayment)
  • Theo dõi đơn đặt hàng mua (Purchase Order)
  • Tình trạng hóa đơn (Invoice Status)
    • Opening
    • Closing
    • Pending
  • Tình trạng thanh toán (Early/Ontime/Late)
  • Nhà cung cấp giao hàng (Delivery)
  • Ghi nhận việc nhận hàng (Receive Product)
  • Xử lý hàng trả lại (Purchase Return)
  • Điều chỉnh công nợ (Adjustment)
  • Đánh giá và cảnh báo công nợ (KPIs & Alert)

CASH REQUIREMENTPhân tích dòng tiền phải trả cho nhà cung cấp (dựa vào due date và document date) là phần quan trọng trong phân hệ kế toán phải trả (Account Payable). Việc phân tích này sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá đúng công nợ phải trả và tính toán để trả đúng thời điểm nào có lợi nhất cho doanh nghiệp, trả lời cho các câu hỏi như:

  • Tuần tới mình cần lượng tiền là bao nhiêu để chi trả cho các nhà cung cấp đúng thỏa thuận. Nhưng vậy mình có thể phân tích Cash Requirement theo thời gian, Nhà cung cấp
  • Một cái What If để tính lại dòng tiền tương lai của doanh nghiệp nếu như mình trả đúng hạn.
  • Một số các công ty sẽ có chính sách giảm giá theo thanh toán (ví dụ mình nợ khách hàng 100 $US, vào tháng sau mình trả, nhưng nếu mình trả trong tháng này thì sẽ được thêm chiết khấu là 1% nữa chẳng hạn, tức là mình chỉ cần trả 99 $US cho 1 cái hóa đơn 100 $US) thường cái này mình dựa trên điều kiện thanh toán giữa công ty và nhà cung cấp thỏa thuận. Nếu làm thêm chiều phân tích này nữa thì sẽ tốt hơn cho nhà quản trị để tính toán lợi tức của doanh nghiệp mang lại nếu trả sớm.

CASH REQUIREMENT - Phân tích dòng tiền phải trả cho nhà cung cấp

  • Thời gian (Time) bao gồm:
    • Ngày mua hàng, thường là ngày ghi trên hóa đơn (Invoice Date)
    • Hạn thanh toán (Due Date) được tính bằng cách cộng với kỳ hạn trả nợ kể từ ngày hóa đơn
    • Ngày trả tiền (Payment Date) có thể tính theo đợt trả, mỗi đợt là một ngày khác nhau
    • Công nợ (Aging) nghĩa là kỳ hạn mà doanh nghiệp theo dõi, hóa đơn đã nợ <7 ngày, 7-15 ngày…
    • Ngày giảm giá (Discount Date) là ngày mà hóa đơn được giảm giá hoặc chiết khấu
  • Xác định nhà cung cấp cần theo dõi dòng tiền công nợ (Vendor)
  • Tiền tệ được sử dụng để thanh toán (Currency)
    • Loại tiền tệ (Currency ID)
    • Tỉ giá (Exchange Rate)
    • Quy đổi tỉ giá (Currency Factor)
  • Thanh toán (Payment)
    • Phương thức thanh toán (Payment Method)
    • Kỳ hạn thanh toán (Payment Term)
  • Thuế (Tax)
    • Thuế giá trị gia tăng (VAT)
    • Thuế nhập khẩu (Import Tax)
  • Hóa đơn cần theo dõi (Invoice)
  • Nhân viên mua hàng (Purchase Person)
  • Tiền cần theo dõi (Amount)
    • Tiền mua hàng, hay còn gọi là tiền hóa đơn (Invoice Amount)
    • Tiền đã trả/thanh toán được cộng dồn theo đợt thanh toán (Paid Amount)
    • Tiền còn nợ, chưa thanh toán (Balance/Outstanding Amount)
  • Giảm giá, chiết khấu (Discount)
    • Ngày giảm giá cho hóa đơn hoặc cho lần thanh toán (Discount Date)
    • Số tiền giảm giá tương đương (Discount Amount)
  • Tình trạng thanh toán hóa đơn (Status)
    • Hóa đơn đã thanh toán xong (Closed)
    • Hóa đơn đang theo dõi, chưa thanh toán xong (Opening)
    • Hóa đơn đang theo dõi, thanh toán trễ (Pending)
  • Ngân hàng liên quan (Bank)
  • What If
    • Nếu thanh toán đúng hạn thì
      • Cần trả bao nhiêu tiền
      • Lợi ích nhận được là gì? Chiết khấu bao nhiêu?
      • Chi phí/Chi phí cơ hội mà doanh nghiệp phải chịu mất là gì?
    • Tương tự với thanh toán sớm hơn hạn quy định
    • Tương tự với thanh toán trễ hạn

Đọc thêm bài: Phân tích công nợ phải thu (Account Receivable) trong bán lẻ

Theo bsdinsight.com

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng