Quản lý tài chính cho mô hình cửa hàng


Hỏi:

Có bố mẹ nào đang phải quản lý hàng hóa dạng này không? Ai có tài liệu quản lý hàng hóa, cụ thể là đầu vào, đầu ra, doanh thu, chi phí, lãi suất… thì share em với. Hàng nhà em là hàng bách hóa, em cũng tham khảo nhiều phần mềm bán hàng nhưng phần mềm chỉ có ích và hiệu quả trong thanh toán và hàng tồn kho thôi, hoặc em vẫn chưa tìm ra phần mềm nào hiệu quả. Có ai có tài liệu về lĩnh vực này thì cho em share tài liệu hoặc chỉ bảo kinh nghiệm giúp em ạ.

Quản lý tài chính
Quản lý tài chính

Trả lời:

Riêng mỗi khoản chi phí đã có rất nhiều loại. Ngoài chi phí mua hàng, bạn có nhập các chi phí như chi phí thuê nhà, chi phí mua công cụ dụng cụ (và phân bổ nó như thế nào), chi phí mua TSCĐ (máy móc thiết bị) và phân bổ nó như thế nào, chi phí lương (tính lương bên bạn như thế nào), các chi phí khác (điện, nước, v.v…), chi phí bán hàng, chi phí quản lý, doanh thu/chi phí hoạt động tài chính (ví dụ lãi gửi TK,…), các khoản thu chi bất thường khác, v.v…

Về khái niệm lợi nhuận (mình gọi là lãi cho nó dân dã nhé) cũng có nhiều khái niệm. Nếu bạn nhìn báo cáo tài chính của một công ty thì sẽ thấy có các khái niệm như lãi gộp (= doanh thu thuần – chi phí mua hàng), lãi thuần, lãi tài chính, lãi trước thuế, lãi sau thuế. Còn các phần mềm bán hàng thì chỉ tính lãi gộp hàng hóa (tức là lấy doanh thu bán hàng – chi phí mua hàng, chứ chưa trừ đi các chi phí được phân bổ từ chi phí bán hàng, chi phí trực tiếp, chi phí quản lý,….đã nêu ở trên)

Báo cáo thu nhập
Báo cáo thu nhập

Xem mô phỏng về phân tích lợi nhuận tại link: http://vnuni.vn/downloads/misc/profitability_analysis.swf

Để quản lý tài chính đúng nghĩa, chuẩn xác thì bạn phải nhập đủ từ nguồn vốn, tài sản,… của bạn chứ ko chỉ mỗi nhập doanh thu và chi phí. Và để làm được việc đó, đơn vị bạn cần được tổ chức như 1 công ty, có người làm kế toán (am hiểu kế toán) và phải sử dụng tới phần mềm kế toán có tích hợp phân hệ quản lý bán hàng.

Tuy nhiên, theo như mình biết, với quy mô của bên bạn (cửa hàng bách hóa, minimart) nếu ko phải là công ty thì chắc sẽ ko làm tới mức như vậy đâu, bạn chỉ cần làm như kết quả của các phần mềm bán hàng mà thôi. Mục tiêu của phần mềm bán hàng là quản lý cho bạn 3 đối tượng chính: Hàng (1)Tiền (2) tham gia hoạt động kinh doanh hàng hóa (chủ yếu là hoạt động mua hàng, bán hàng thôi chứ không phải tất cả các hoạt động thu chi tiền khác mặc dù trên phần mềm bạn có thể nhập các khoản thu chi khác) và các Đối tác kinh doanh (3) như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên bán hàng,…

Đối với Hàng: Phần mềm bán hàng sẽ quản lý cho bạn các quy trình cơ bản của hoạt động kinh doanh như mua, bán, điều chuyển kho, kiểm kê, trả lại hàng bán,… và giúp bạn kiểm soát được hàng tồn kho (về lượng, về giá trị) tại bất cứ thời điểm nào.

Đối với Tiền: Phần mềm bán hàng sẽ hỗ trợ bạn quản lý doanh thu bán hàng với nhiều góc nhìn khác nhau, quản lý chi phí mua hàng từ các nhà cung cấp, phân tích lãi gộp hàng bán (theo từng mặt hàng, theo nhóm hàng), sổ quỹ tiền mặt (với điều kiện bạn phải nhập số dư tài khoản tiền mặt một cách chính xác)

Đối với Đối tác kinh doanh: Phần mềm bán hàng sẽ quản lý công nợ của bạn với khách hàng, với nhà cung cấp từ tổng hợp tới chi tiết theo từng đối tượng công nợ. Theo dõi lịch sử mua hàng của từng nhà cung cấp, lịch sử giao dịch bán hàng, doanh thu, lãi lỗ từ khách hàng, từ nhân viên bán hàng,…

P/S: Riêng quy mô cửa hàng bách hóa, minimart mà bạn dùng Excel thì thực sự không phù hợp chút nào bởi số lượng hàng hóa nhiều (có thể lên đến hàng chục nghìn mặt hàng) và số lượng giao dịch mua/bán trong 1 ngày là rất nhiều.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng