Quy trình quản lý mua hàng

Phân hệ quản lý mua hàng (purchasing management) sẽ giúp giảm bớt những sai sót trong việc đặt hàng, đồng thời thực hiện được đúng mục tiêu của quản lý mua hàng là “Mua đúng mặt hàng với đúng số lượng cần, đáp ứng đúng thời gian với giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo”.

Chức năng

• Quản lý đơn đặt mua hàng
• Nhập hàng vào kho
• Thanh toán với nhà cung cấp
• Trả lại hàng cho nhà cung cấp
• Báo cáo mua hàng: sổ nhật ký mua hàng/hàng trả lại/bảng kê mua hàng, nhật ký thanh toán, v.v…

Tính năng

• Theo dõi được trạng thái đơn đặt hàng
• Tạo phiếu nhập từ đơn đặt hàng, tạo nhanh chứng từ mới với tính năng sao chép chứng từ
• Hỗ trợ tự động thanh toán ngay
• Cảnh báo công nợ với nhà cung cấp
• Theo dõi được lịch sử quan hệ chứng từ

Các nghiệp vụ chủ yếu:

• Lập và theo dõi Đơn đặt mua hàng PO _ Purchase Order (Không nhất thiết phải thực hiện).
• Lập Phiếu Nhập mua hàng (Nghiệp vụ chủ yếu trong phân hệ Mua Hàng)
• Lập Phiếu Trả lại nhà cung cấp (Hạch toán cho các trường hợp trả lại hàng cho Nhà cung cấp: Hàng dư, hỏng, kém chất lượng,…)
• Lập Phiếu thanh toán NCC chi tiền trả Nhà Cung Cấp (giảm trừ công nợ với Nhà cung cấp).
• Lập Phiếu thu tiền từ việc trả lại Hàng hóa cho Nhà Cung Cấp

Sơ đồ:

Quy trình quản lý mua hàng

Ghi Chú:

• 1 Đơn đặt mua hàng có thể có nhiều đợt nhập hàng.
• 1 Hóa đơn mua hàng (kiêm phiếu nhập) có thể được thanh toán nhiều lần.
• 1 lần thanh toán (phiếu chi) có thể thanh toán cho nhiều hóa đơn cùng lúc.