Rủi ro trong hoạt động mua hàng và biện pháp khắc phục


Đối với một doanh nghiệp bán lẻ, mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên cho các hoạt động kinh doanh, là khâu mở đầu của lưu chuyển hàng hoá. Nếu mua phải hàng kém chất lượng, mẫu mã xấu thì cho dù bạn có cố gắng mấy cũng không bán được hàng như mong muốn. Nhiều người coi trọng bán hàng vì đây là nghiệp vụ trực tiếp mang lại lợi nhuận nhưng mua hàng thực ra cũng quan trọng không kém. Trên thực tế hoạt động nào cũng tiềm ẩn rủi ro, rủi ro trong hoạt động mua hàng sẽ dẫn đến những hậu quả không nhỏ cho doanh nghiệp.

Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thường được phân thành 3 loại như sau:

Thu mua tập trung: Các siêu thị lớn như Big C, Metro, Lotte Mart… thường có một trung tâm thu mua riêng biệt. Mỗi một chuyên viên thu mua sẽ phụ trách một vài nhóm hàng, bao gồm từ việc đàm phán với nhà cung cấp, lựa chọn mặt hàng cho tới việc lên chương trình khuyến mại chung cho các cửa hàng. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm chi phí nhưng nhược điểm là do mua bán tách rời nhau nên nhiều khi hàng mua về không bán được do không phù hợp với thị hiếu của khách hàng.

Thu mua phân tán: Phương pháp này thường được áp dụng cho các siêu thị, cửa hàng bán lẻ có quy mô nhỏ, theo đó việc mua hàng sẽ được giao cho người phụ trách từng quầy hàng. Ưu điểm của phương pháp này là hàng hóa được đáp ứng kịp thời và phù hợp do việc mua, bán gắn liền với nhau. Nhược điểm là hàng hóa được đặt với số lượng ít, nhà cung cấp phải giao hàng nhiều lần vì nhiều quầy hàng có chung nhà cung cấp đặt hàng vào thời gian khác nhau nên giá cả và chi phí gia tăng.

Thu mua liên kết: Đây là hình thức mà nhiều cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ có số vốn ít liên kết lại với nhau để cùng mua hàng. Ưu điểm là do mua với số lượng lớn nên giá mua thấp, chi phí vận chuyển giảm. Tuy nhiên đôi khi do không thống nhất được số lượng phân chia, hoặc do mâu thuẫn lợi ích nên hình thức này không tồn tại lâu dài. Mặt khác, một số cửa hàng phải chấp nhận mua với số lượng lớn nên dẫn đến tình trạng tồn kho cao, ứ động vốn.

rủi ro trong hoạt động mua hàng và biện pháp khắc phục

Cho dù là đối với phương pháp thu mua nào thì doanh nghiệp cũng phải đối phó với các tình huống rủi ro chủ yếu sau:

1. Mua hàng với giá cao hơn giá thị trường.

Rủi ro này thường xuất phát từ việc doanh nghiệp chỉ có ít nhà cung cấp và không thường xuyên so sánh giá cả của các mặt hàng trên thị trường. Một số nhà cung cấp, sau một thời gian dài bán hàng có xu hướng tăng giá (có thể do những nguyên nhân khách quan như giá xăng, giá điện tăng…) sau đó không điều chỉnh lại.

Biện pháp khắc phục: doanh nghiệp nên định kỳ khảo sát mặt bằng giá cả trên thị trường, so sánh giá mua với các nhà cung cấp khác, không nên chỉ duy trì và phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất.

2. Đặt hàng nhầm.

Rủi ro này xuất phát từ việc người mua đặt hàng theo cảm tính hoặc nhớ nhầm mã hàng hóa. Ngay cả đối với các doanh nghiệp sử dụng thẻ kho trên giấy hoặc bảng tính excel, trường hợp này vẫn xảy ra thường xuyên bởi một nhân viên cho dù có giỏi đến đâu đi chăng nữa cũng có lúc phạm sai sót.

Biện pháp khắc phục: doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Sử dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc nhầm lẫn giữa các mã hàng, đồng thời đặt hàng với số lượng chính xác hơn.

3. Đặt hàng quá nhiều hoặc quá ít.

Rủi ro đặt hàng nhiều có thể xảy ra do vô tình hoặc cũng có thể do cố ý vì khi đặt hàng với số lượng nào đó người mua sẽ nhận được hoa hồng từ nhà cung cấp. Điều này gây thiệt hại cho doanh nghiệp vì hàng tồn kho cao sẽ dẫn tới chi phí bảo quản, chi phí cơ hội gia tăng, luân chuyển vốn chậm. Ngược lại với rủi ro đặt hàng nhiều là người mua đặt quá ít hàng. Điều này xảy ra có thể do tâm lý e sợ tồn kho cao hoặc không nắm được số liệu bán hàng.

Biện pháp khắc phục: cần xác định số lượng mua hàng dựa trên số lượng tồn kho tối đa và tối thiểu, trên lịch sử bán hàng. Để làm được điều này, người mua hàng phải nắm được số lượng hàng bán ra từng ngày và từng thời điểm trong năm. Nếu quy mô cửa hàng, siêu thị của bạn lớn thì việc sử dụng phần mềm bán hàng là một điều tất yếu để quản lý hiệu quả.

4. Chất lượng hàng không đảm bảo.

Không ít nhà cung cấp giao hàng mẫu tốt với chất lượng cao nhưng lại giao hàng kém chất lượng khi được đặt hàng chính thức. Nguyên nhân có thể do nhà cung cấp muốn giành hợp đồng bằng mọi giá hoặc cũng có trường hợp nhà cung cấp không kiểm soát được chất lượng, dẫn đến hàng hóa có ẩn tì. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp gặp rủi ro bị khách hàng khiếu nại, mất uy tín nếu không phát hiện kịp thời.

Biện pháp khắc phục: khi đàm phán ký kết hợp đồng, người mua hàng nên đưa ra các điều khoản về chất lượng một cách rõ ràng cũng như các trường hợp đổi, trả, bảo hành hàng hóa.

5. Hàng giao thiếu.

Đối với những mặt hàng lớn, số lượng ít, việc kiểm tra sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, với hàng hóa nhỏ, số lượng lớn, việc giao thiếu hàng đôi khi rất khó để kiểm soát. Những người mua hàng dày dạn kinh nghiệm đôi khi cũng gặp phải rủi ro này do việc kiểm soát số lượng ở khâu nhận hàng mất quá nhiều thời gian và công sức.

Biện pháp khắc phục: người mua nên xác định quy cách, tiêu chuẩn đóng gói đối với các hàng hóa nhỏ, khó kiểm soát về số lượng như vải vóc, ngũ cốc… Đồng thời kiểm tra khi nhận hàng bằng biện pháp cân hoặc thỏa thuận việc giao bù hàng khi bán hết.

Trên đây là một số rủi ro khách quan trong khâu mua hàng. Kiểm soát và quản trị rủi ro mua hàng tốt sẽ tạo tiền đề thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh tiếp theo của doanh nghiệp. Để bán hàng tốt, trước hết hãy bắt đầu từ việc thực hiện thật tốt công tác mua hàng.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng