Kiểm kê là một công việc vô cùng quan trọng trong lĩnh vực bán lẻ. Nếu không nắm rõ được con số tồn kho chính xác, bạn khó có thể biết được mình đang kinh doanh hiệu quả hay không. Các siêu thị lớn thường tiến hành kiểm kê định kỳ hàng năm. Đối với một người quản lý, việc tổ chức kiểm kê và đảm bảo số liệu thực tế chính xác cũng là một trong những kỹ năng cần có. Thông thường, quy trình kiểm kê sẽ gồm các bước sau đây.

Bước 1: Chuẩn bị kiểm kê.

• Rà soát lại tất cả các mặt hàng: Những mặt hàng cận date, hàng lỗi, hàng hỏng cần phải được thanh lý hoặc vứt bỏ để việc kiểm kê được tiến hành thuận lợi, nhanh chóng hơn.
• Phân định khu vực kiểm kê: Đối với các nhà bán lẻ lớn và chuyên nghiệp, kho hàng của họ thường được phân vùng và đánh ký hiệu. Mỗi một mặt hàng khi đưa vào kho đều được dán tem nhãn và quản lý bằng phần mềm. Để kiểm kê mặt hàng nào, chỉ cần tra cứu số mã vạch của mặt hàng đó là có thể biết được số lượng cũng như vị trí để hàng trong kho. Nếu cửa hàng của bạn ở quy mô vừa và nhỏ, có thể vẽ sơ đồ cửa hàng và xác định vị trí từng loại hàng trên giấy. Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc bỏ sót hàng hóa khi kiểm kê.
• Kiểm tra số lượng hàng hóa: Trước khi chính thức kiểm kê cửa hàng, bạn hãy yêu cầu nhân viên tự kiểm đếm số lượng mỗi loại hàng trong kho cũng như ngoài cửa hàng. Các nhà bán lẻ thường sử dụng phiếu kiểm kê gồm mã hàng, tên hàng, số lượng dán trên mỗi thùng hàng. Những siêu thị lớn thường yêu cầu nhân viên thực hiện công việc này trước từ 2-3 ngày. Khi hàng hóa được lấy ra trưng bày, nhân viên sẽ trừ số lượng trên phiếu kiểm kê.
• Thông báo cho nhà cung cấp và khách hàng: Thông thường để kết quả kiểm kê được chính xác, tất cả hoạt động mua, bán của doanh nghiệp bán lẻ sẽ phải dừng lại trong một thời gian nhất định tùy thuộc vào quy mô cửa hàng. Bạn hãy thông báo trước cho khách hàng và nhà cung cấp, tránh ảnh hưởng tới uy tín của mình.

Bước 2: Kiểm kê.

Để kết quả kiểm kê được chính xác, người tham gia kiểm kê sẽ không phải là nhân viên quản lý kho, quản lý cửa hàng (những người chịu trách nhiệm về tồn kho) mà là kế toán, chủ cửa hàng hoặc thậm chí là công ty bên ngoài như kiểm toán. Ở quy mô cửa hàng nhỏ, bạn – với tư cách là chủ cửa hàng nên trực tiếp tham gia kiểm kê cùng với nhân viên của mình sau khi hướng dẫn họ thực hiện khâu chuẩn bị nêu trên.

Kiểm kê dựa trên biên bản kiểm kê hàng tồn kho: Danh sách và số lượng hàng hóa bạn có thể xuất ra từ phần mềm quản lý bán hàng, hoặc lấy từ báo cáo tồn kho hàng ngày và thẻ kho. Trên thực tế, biên bản kiểm kê hàng tồn kho phải bao gồm ít nhất 5 cột thông tin sau: Mã hàng, tên hàng, số lượng (theo báo cáo), số lượng thực tế, ghi chú. Trong quá trình kiểm kê, số lượng thực tế sẽ được ghi và đối chiếu luôn với số liệu trên sổ sách. Người kiểm kê và nhân viên quản lý kho, cửa hàng sẽ ghi số liệu đồng thời trên 2 biên bản và độc lập với nhau.

Việc đếm hoặc cân thực tế số lượng hàng là điều nhất thiết phải được thực hiện. Cùng với sự phát triển của công nghệ, giờ đây, việc kiểm đếm hàng đã trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều với tính năng tính hợp của phần mềm bán hàng VNUNI và máy kiểm kê kho PDT-8A.

Kiểm tra và đối chiếu số liệu sau kiểm kê: Nếu có chênh lệch, người chịu trách nhiệm về tồn kho cần phải giải trình về chênh lệch này. Thông thường, chênh lệch sẽ do các nguyên nhân sau:

Chênh lệch thừa: Do làm báo cáo hàng ngày sai, bán hàng nhưng không quét mã vạch hay ghi sổ, do nhập hàng mà không nhập vào hệ thống, hàng khuyến mại tặng kèm tách ra bán riêng…

Chênh lệch thiếu: Do thất thoát hàng, do hao hụt khi chuyển vị trí…

Cho dù là nguyên nhân gì đi chăng nữa, người chịu trách nhiệm về tồn kho phải giải trình nguyên nhân dẫn đến chênh lệch.

Bước 3: Tổng kết số liệu kiểm kê.

Sau khi có được kết quả kiểm kê, bạn cần đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách và điều chỉnh lại theo đúng với số thực tế. Nếu bạn chưa sử dụng phần mềm quản lý bán hàng,việc điều chỉnh đơn giản chỉ là chỉnh sửa số liệu một cách hợp lý. Tuy vậy, rủi ro thất thoát hàng của việc chỉ quản lý bằng sổ sách bao giờ cũng lớn hơn rất nhiều so với việc quản lý bằng phần mềm.

Khi đã tìm ra nguyên nhân của chênh lệch số liệu, bạn hãy cùng với nhân viên của mình tìm ra biện pháp khắc phục và phòng ngừa tổn thất xảy ra. Nhân viên làm mất hàng hóa sẽ phải chịu trách nhiệm tương ứng với giá trị hàng.

Kiểm kê hàng hóa là việc mà nhà bán lẻ chuyên nghiệp nào cũng phải thực hiện. Biết được số lượng tồn kho chính xác, bạn mới biết được kết quả kinh doanh thực tế, từ đó điều chỉnh lại phương pháp hoạt động của mình theo hướng tốt hơn.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu giải pháp bán lẻ