Trong kinh doanh bán lẻ thì kiểm soát thất thoát hàng hóa là nhiệm vụ chiến lược của các siêu thị, cửa hàng bán lẻ. Các cửa hàng bán lẻ, siêu thị kiểm kê hoàng hóa định kỳ theo tháng hoặc theo quý tùy quy mô. Tuy nhiên việc xử lý dữ liệu và kết quả kiểm kê hoàn toàn không đơn giản trong ngành bán lẻ. Quan trọng hơn là phân tích nguyên nhân tại sao lại xảy ra thất thoát để tìm ra giải pháp là vấn đề then chốt trong ngành bán lẻ. Dưới đây là bài viết phân tích tỷ lệ và nguyên nhân dẫn đến hao hụt hàng hóa để các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp, cửa hàng trưởng đưa ra biện pháp phòng chống. 

Thông thường, các cửa hàng bán lẻ nhỏ tiến hành kiểm kê hàng tháng, các siêu thị tiến hành kiểm kê hàng quý và các đại siêu thị thì kiểm kê trong khoảng 6 tháng một lần. Mục tiêu kiểm kê của các doanh nghiệp là để so sánh số liệu thực tế tại cửa hàng với số liệu trên sổ sách và cho ra một báo cáo chi tiết về hàng hóa thực tế, đồng thời, liệt kê những hàng hóa bị lệch bị mất. Với hàng hóa bị lệch, có thể lệch dương hoặc lệch âm. Hàng hóa có thể vẫn đủ về số lượng nhưng lại bị thất thoát về giá trị. Trường hợp này, hàng hóa bị thất thoát nhưng cửa hàng trưởng, quản lý ngành hàng không phát hiện ra được vì số lượng hàng vẫn đầy đủ. Báo cáo này sau đó sẽ gửi tới Ban lãnh đạo các siêu thị và cửa hàng bán lẻ.

Tham khảo thêm:

>> Kiểm kê kho – Một công việc không thể thiếu tại các cửa hàng, siêu thị

>> Quy trình kiểm kê kho trong siêu thị, cửa hàng bán lẻ

>> Giải pháp mới giúp kiểm kê kho đơn giản hơn, tiết kiệm hơn

Vậy báo cáo đó thể hiện ý nghĩa gì? Phản ánh điều gì? Và xử lý ra sao? Rất nhiều Ban lãnh đạo các siêu thị và các cửa hàng bán lẻ gặp bế tắc trong vấn đề này. Họ thường đưa ra chỉ đạo cuối cùng: Lệch thì điều chỉnh, mất thì quy trách nhiệm. Tuy nhiên, điều chỉnh thế nào, quy trách nhiệm ra sao thì không phải vấn đề đơn giản. Do đó cuối cùng, tình trạng “hòa cả làng” lại diễn ra. Việc mất mát vẫn thường xảy ra mà không có giải pháp cụ thể nào, và hậu quả cuối cùng sẽ rơi vào các thành viên hội đồng quản trị, các nhà đầu tư và các chủ cửa hàng.

Việc quy trách nhiệm với các thành viên cụ thể trong siêu thị và cửa hàng hoàn toàn không phải việc dễ dàng. Nếu mất mát ít, một số nhân viên bán hàng hoặc quản lý có thể yêu cầu đền bù. Tuy nhiên, với việc kiểm kê hàng tháng, quý hoặc sáu tháng một lần thì khi quy mô cửa hàng tăng lên, số lượng cửa hàng tăng lên, số lượng hàng hóa tăng lên thì sự thất thoát không còn nhỏ nữa. Khi đó việc quy trách nhiệm cho người quản lý hay cho công ty bảo vệ cũng là một vấn đề nan giải. Vậy là cuối cùng, việc kiểm kê chỉ đơn thuần là điều chỉnh làm sao cho số lượng trên sổ sách và thực tế khớp nhau. Còn khoản nào thiếu, mất thì hạch toán vào thất thoát coi như một khoản chi phí của doanh nghiệp. Nếu yêu cầu trách nhiệm sẽ nghỉ việc hoặc quy trách nhiệm cho đơn vị bảo vệ thì đơn vị bảo vệ sẽ rút lui.

Như vậy có thể thấy, việc xử lý số liệu hoặc hậu quả sau kết quả kiểm kê hoàn toàn không đơn giản trong ngành bán lẻ. Quan trọng hơn là phân tích nguyên nhân tại sao lại xảy ra thất thoát để tìm ra giải pháp là vấn đề then chốt trong ngành bán lẻ. Đặc biệt, khi các doanh nghiệp muốn phát triển các siêu thị lớn, phát triển các chuỗi cửa hàng thì việc chống thất thoát trở thành vấn đề chiến lược của doanh nghiệp. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, khi lợi nhuận gộp (margin) trong ngành bán lẻ có xu hướng giảm. Doanh số khó có xu hướng tăng lên trong ngắn hạn thì việc chống thất thoát phải trở thành “nhiệm vụ hàng ngày” của các cửa hàng trưởng, quản lý ngành hàng và Ban lãnh đạo siêu thị, chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp bán lẻ. Nhiệm vụ này không thể chỉ tiến hành định kỳ khi công ty tổ chức kiểm kê hoặc tổng kiểm kê.

Theo báo cáo của ERC (Trung tâm nghiên cứu kinh tế) châu Âu, tỷ lệ hao hụt trung bình trong ngành bán lẻ tại Châu Âu là 1,84%. ERC Úc là 1,52% và báo cáo tại Mỹ của National Retail Security Survey (Tổ chức điều tra chứng khoán bán lẻ Mỹ) là 1,44%. Tính trên phạm vi ngành bán lẻ toàn cầu thì tỷ lệ này là 1,34% (theo Global Retail Theft Barometer – Tổ chức thống kê mất mát trong ngành bán lẻ toàn cầu – khảo sát tại 36 quốc gia). Tỷ lệ hao hụt này cũng có nhiều dạng tùy theo loại hình kinh doanh thị trường dọc và quốc gia. Tỷ lệ hao hụt trung bình cao nhất là may mặc/quần áo và thời trang/phụ kiện (1,84%), hoặc mỹ phẩm/nước hoa/thuốc tây (1,77%). Trong may mặc/quần áo và thời trang, hao hụt cao nhất là phụ kiện (3,85%) và thời trang/quần áo may sẵn (3,64%). Đối với các loại thực phẩm/cửa hàng tự chọn, hao hụt cao nhất đã được báo cáo là thịt tươi sống với 3,38%, hơn 2,5 lần so với tỷ lệ hao hụt toàn cầu là 1,36% đối với thực phẩm. Thịt chế biến cao cấp cũng có tỷ lệ hao hụt cao là 2,72%.

Như vậy có thể thấy việc nghiên cứu về tỷ lệ hao hụt trên thế giới đã được nghiên cứu khá chi tiết và được công bố số liệu hàng năm để các doanh nghiệp tham khảo. Đồng thời, các nghiên cứu cũng chỉ ra nguyên nhân cụ thể và nhóm nguyên nhân để các doanh nghiệp tham khảo làm căn cứ cho công tác quản lý doanh nghiệp bán lẻ, các siêu thị và cửa hàng bán lẻ.

Theo kinh nghiệm, điều hành doanh nghiệp bán lẻ và tư vấn cho các doanh nghiệp của cá nhân tôi thì các doanh nghiệp bán lẻ tỏ ra không chuyên nghiệp trong việc phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp xử lý sau kết quả kiểm kê. Mà đã không phân tích được nguyên nhân thì làm sao tìm ra được giải pháp xử lý hoặc công tác phòng ngừa trong tương lai. Hiện nay các nhà nghiên cứu và quản lý bán lẻ trên thế giới chỉ ra rằng có bốn nhóm nguyên nhân chính dẫn đến tỷ lệ hao hụt:

1.  Lỗi quy trình quản lý: Quy trình ở đây có thể là quy trình kiểm kê, quy trình nhập hàng, quy trình xuất hàng và quy trình chuyển hàng từ kho ra sàn trưng bày.
2. Sự nhầm lẫn với nhà cung cấp: Ở đây chủ yếu được xác định là các lỗi mà nhân viên đặt hàng, nhân viên nhận hàng và nhân viên kế toán trong quá trình làm việc với nhà cung cấp xảy ra chênh lệch và dẫn tới hao hụt.
3. Kẻ cắp nội bộ: Kẻ cắp này được xác định là các nhân viên của chính cửa hàng, siêu thị. Hoặc là các nhân viên bảo vệ của công ty bảo vệ mà doanh nghiệp thuê để bảo vệ cho hàng hóa, cửa hàng của doanh nghiệp bán lẻ.
4. Kẻ cắp bên ngoài: Đây là đối tượng lấy cắp hàng hóa của doanh nghiệp do cố ý hoặc vô ý.

ERC châu Âu đã nghiên cứu và chỉ ra nguyên nhân dẫn tới hao hụt trong ngành bán lẻ trong bốn nhóm nguyên nhân trên:

1. Lỗi quy trình quản lý: 27%
2. Sự nhầm lẫn với nhà cung cấp: 7%
3. Kẻ cắp nội bộ: 28%
4. Kẻ cắp bên ngoài: 38%

Như vậy, việc chống thất thoát hàng hóa không chỉ dừng ở công tác an ninh, công tác phòng chống mất cắp bên ngoài vì điều này chỉ chiếm 38%. Và vì thế, các biện pháp kỹ thuật như gắn sensor với hàng hóa dễ mất cắp, lắp camera, lắp gương… không phải là những giải pháp giúp giảm tỷ lệ hàng hóa thất thoát trong siêu thị.
Có tới 62% nguyên nhân dẫn tới thất thoát không phải do kẻ cắp bên ngoài. Đây chính là nghiên cứu gợi ý cho các doanh nghiệp việc phòng chống thất thoát hiệu quả.

Để giảm tỷ lệ thất thoát thì việc đầu tiên và tiên quyết mà các doanh nghiệp cần làm là hoàn thiện quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ. Nếu làm tốt điều này thì sẽ giảm được 27% giá trị thất thoát. Việc này hoàn toàn có thể được thực hiện với một Ban điều hành siêu thị chuyên nghiệp và cửa hàng trưởng có năng lực quản lý. Như vậy có thể thấy, chiến lược đầu tiên để giảm thất thoát là hoàn thiện quy trình quản lý cửa hàng, quy trình quản trị siêu thị. Quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ cần được ưu tiên hàng đầu trong việc giảm tỷ lệ hao hụt hàng hóa.

Kết quả nghiên cứu trên chỉ ra, có tới 28% là do kẻ cắp nội bộ. Một nghiên cứu khác tại Mỹ cũng chỉ ra tỷ lệ hao hụt hàng hóa tỷ lệ với nhân viên làm việc thời vụ tại cửa hàng.

Nguồn: Thống kê Bang Florida, Mỹ, 2002

Như vậy, chiến lược thứ hai nhằm giảm tỷ lệ thất thoát hàng hóa thuộc nhóm giải pháp về con người. Và quy trình sáu bước mà các cửa hàng cần thực hiện nhằm giảm tỷ lệ hao hụt khi trọng tâm là chiến lược hướng tới con người là:

1. Hiểu biết về nhân viên
2. Xây dựng văn hóa cửa hàng
3. Sử dụng công nghệ: phần mềm quản lý bán hàng tích hợp máy kiểm kê PDT-8A, thiết bị giám sát…
4. Hướng tới mục tiêu
5. Luôn để mắt
6. Xây dựng năng lực cho quản lý

Theo TS Đào Xuân Khương – Báo Doanh Nhân