Quản Lý Bán Hàng Bằng Excel

Các phương thức quản lý bán hàng

Quản trị cửa hàng bằng phần mềm bán hàng

Tác giả: admin Ngày đăng: 23/11/2017 Bình luận: 0 Lượt xem: 0

Hiện nay mô hình kinh doanh bán lẻ vừa và nhỏ (hộ kinh doanh cá thể) đang chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế nước ta, số lượng cửa hàng từ đơn lẻ tới mô hình chuỗi ở mọi ngành nghề là mọc ra ngày càng nhiều nhưng không phải tất cả những người kinh doanh đều sử dụng cùng một phương thức quản lý bán hàng. Tùy theo mức độ nhu cầu, khả năng kinh tế và tầm nhìn của người quản lý mà mỗi người lại lựa chọn cho mình một giải pháp quản lý bán hàng khác nhau.

Khi số lượng giao dịch mỗi ngày và hàng hóa tăng cao, nhu cầu tìm kiếm và sử dụng một phương thức quản lý bán hàng hiệu quả là không thể thiếu. Tuy nhiên, tùy theo mức độ nhu cầu, khả năng kinh tế và tầm nhìn của người quản lý, mỗi người lại lựa chọn cho mình một giải pháp quản lý bán hàng khác nhau.

Theo các chuyên gia trong ngành, mỗi công cụ quản lý bán hàng có những ưu, nhược điểm khác nhau. Điều một chủ doanh nghiệp cần quan tâm đó là phương thức nào mang lại cho họ nhiều lợi ích thiết thực nhất. Đồng thời, tầm nhìn xa vĩ mô sẽ giúp họ đi tắt đón đầu, áp dụng phương thức quản lý bán hàng có xu hướng thống trị trong tương lai.

Quản lý bán hàng bằng sổ sách

Có thể xem đây là phương thức quản lý bán hàng sơ khai nhất và cũng có mặt sớm nhất. Tuy nhiên công cụ quản lý này chỉ phù hợp với một số lượng hàng hóa nhỏ, bằng cách lập sổ sách để tiện lợi cho việc quản lý số lượng sản phẩm bán, hàng tồn kho và doanh thu theo tháng, năm… Bởi vậy, nếu như việc làm ăn thuận lợi, số lượng mặt hàng tăng cao, phát sinh thêm nhiều vấn đề mới, việc quản lý các mặt hàng qua sổ sách sẽ gặp rất nhiều hạn chế và khó kiểm soát, mất nhiều thời gian để tính toán công nợ, tồn kho, doanh số bán hàng…

Theo cuộc khảo sát gần đây của chúng tôi trên hơn 1000 cửa hàng là khách hàng của VNUNI thì chúng tôi thấy rằng có khoảng 32.8% chủ cửa hàng nói rằng họ vẫn đang quản lý công việc bán hàng của mình thông qua sổ sách (và thậm chí có người chẳng ghi sổ sách gì cả) và đa số họ đều chỉ đang bán một lượng mặt hàng nhỏ, có thể kiểm soát được.

Tuy nhiên, khi được hỏi về khó khăn khi áp dụng phương thức quản lý cổ điển này, nhiều người cũng bày tỏ sự “rối ren” khi xảy ra các vấn đề phát sinh liên quan đến sản phẩm đổi trả, hàng lỗi, hàng tồn, sản phẩm bán chạy. Đặc biệt là khi số lượng mặt hàng nhập về tăng lên họ bắt đầu mất dần sự kiểm soát, khó phát hiện sai sót, và sự đảm bảo an toàn dữ liệu là rất mong manh, dễ bị mất hay gặp hỏa hoạn.

Nếu như việc làm ăn thuận lợi, số lượng mặt hàng tăng cao, phát sinh thêm nhiều vấn đề mới, việc quản lý các mặt hàng qua sổ sách sẽ gặp rất nhiều hạn chế và khó kiểm soát.

Quản lý bán hàng bằng File Excel

Khi sổ sách không thể đáp ứng đủ nhu cầu của người quản lý, công cụ Excel ra đời đã giúp họ thuận lợi hơn trong quản lý bán hàng và thống kê hàng hóa xuất – nhập – tồn. Ưu điểm nổi bật khi quản lý bán hàng bằng Excel là chi phí thấp, kiểm soát lượng hàng tồn kho hiệu quả và lưu lượng hàng hóa nhập xuất mỗi ngày được thống kê dễ dàng.

Cũng theo khảo sát của VNUNI trên 1000 khách hàng, có đến 58.5% các chủ cửa hàng đang sử dụng phần mềm Excel để quản lý bán hàng. Tuy nhiên, theo chia sẻ của anh Phan Anh Việt, chủ chuỗi cửa hàng thời trang thể Comsport nói rằng anh có thể quản lý được hàng hóa trên excel cho 2 cửa hàng nhưng thực sự công việc này cực kỳ vất vả. Anh Việt thường phải làm việc tới tận tối khuya để nhập lại dữ liệu của từng cửa hàng, từng nhân viên (vì chỉ mình anh mới có thể sử dụng được file excel do anh tạo ra). Điều này làm cho cuộc sống của anh gặp rất nhiều khó khăn, nhất là việc không có thời gian dành cho gia đình, và những thú vui giải trí cá nhân là hầu như không có. Việc áp dụng phần mềm bán hàng VNUNI vào quản lý giúp anh có thể mở thêm các cửa hàng mới mà vẫn giúp anh kiểm soát nhanh chóng, tức thời ở bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào,… và đặc biệt anh không còn phải bù đầu tổng kết hàng hóa, doanh số vào cuối ngày nữa. Cuộc sống của anh được cải thiện rõ ràng.

Quản lý bán hàng bằng File Excel sẽ không thể làm việc với những hệ thống thanh toán bằng mã vạch, lập hóa đơn, nhiều người dùng chung nhau nhập liệu trên cùng 1 file qua mạng, excel sẽ bị rất chậm khi mở file có dữ liệu lớn…

Quản lý bằng máy tính tiền

Máy tính tiền là một thiết bị cơ học hay điện tử dùng để tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hóa đơn và có thể có thêm hộp đựng tiền. Máy tính tiền đầu tiên do James Ritty sáng chế. Ngày nay, máy tính tiền điện tử được dùng rộng rãi trong các lĩnh vực thương mại với nhiều chức năng, phù hợp với các yêu cầu của môi trường làm việc của nó.

Máy tính tiền

Ở Việt Nam, các cửa hàng nhỏ lẻ trước kia cũng thường mua chọn gói 1 máy tính tiền để áp dụng quản lý cửa hàng đơn lẻ của họ. Máy tính tiền tỏ ra có ưu thế vì tính cơ động nhỏ gọn, sử dụng mã vạch và in hóa đơn trong bán hàng. Song máy tính tiền có nhưng nhược điểm cố hữu mà gần đây nhiều cửa hàng phải thanh lý để tìm tới các phần mềm bán hàng hiện đại, nhiều tính năng hơn.

Đọc thêm về so sánh giữa máy tính tiền và phần mềm bán hàng: Lựa chọn phần mềm bán hàng hay máy tính tiền?

Hiện nay các máy tính tiền cũ ít được sử dụng nhưng các POS bán hàng hiện đại, bundle đủ bộ thiết bị bán lẻ, màn hình cảm ứng và sử dụng hệ điều hành windows để cài các ứng dụng phần mềm bán hàng nhìn hiện đại và là xu thế sử dụng trong bán lẻ trên thế giới.

Quản lý bằng phần mềm bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng có thể là loại cài đặt trên máy tính, ứng dụng web hay ứng dụng mobile là một ứng dụng nghiệp vụ có thể giúp người quản lý theo dõi tức thời tồn kho cho nhiều kho/cửa hàng; quản lý tổng hợp tới chi tiết (doanh thu lãi lỗ, hàng tồn kho, công nợ) theo nhiều chiều (theo cửa hàng, theo nhân viên, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo thời gian,…); quản lý chặt chẽ quan hệ chứng từ theo đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh; sử dụng thuận tiện và nhanh chóng với tính năng copy chứng từ; kiểm soát và phân quyền theo vai trò chặt chẽ, quản lý theo dõi các hành động sửa đổi (theo dõi lưu vết hệ thống); hỗ trợ chính sách giá, khuyến mại đa dạng; tích hợp các thiết bị bán lẻ như đầu đọc mã vạch, máy in tem mã vạch, máy in hóa đơn, máy kiểm kê kho, két đựng tiền, v.v…

Dù là ứng dụng chạy cài đặt trên máy tính, ứng dụng web hay ứng dụng mobile thì đều có thể chạy được online (tùy theo dữ liệu để ở đâu mà thôi). Tuy nhiên, các ứng dụng web thì có thể chạy trên mọi thiết bị, ứng dụng mobile thì chỉ chạy trên các dòng có hệ điều hành mobile như iOS, Android, ứng dụng cài đặt trên máy tính thì chỉ chạy được trên các máy tính hoặc các thiết bị sử dụng hệ điều hành windows mà thôi.

Có rất nhiều công ty viết rằng các phần mềm cài đặt trên máy tính gọi là phần mềm offline, còn mấy cái ứng dụng web của họ mới là phần mềm online thì tức là họ chả hiểu gì về công nghệ cả. Phần mềm cài trên máy tính sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Client/Server như MS SQL Server, My SQL, Oracle Database,… thì đều có thể chạy online cho nhiều điểm truy cập được hết. Online chẳng qua là dữ liệu được để trên các máy tính chủ có IP tĩnh mà thôi. Khái niệm Online ko phải là chạy trên các thiết bị di động, hay chạy được trên trình duyệt web, mà là chạy được quan Internet hay không mà thôi.

Đọc thêm >> Thế nào là phần mềm bán hàng Online, Offline

Kết quả khảo sát của VNUNI cho thấy, có khoảng 23.8% đang sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để quản lý các cửa hàng, chuỗi cửa hàng, siêu thị. Hiện nay VNUNI có hơn 2000 khách hàng đang sử dụng phần mềm bán hàng của mình, trong đó có rất nhiều các cửa hàng, chuỗi cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini trong Hội Liên Minh Bán Lẻ tin dùng sản phẩm của VNUNI.

VNUNI – Chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Nên dùng phần mềm bán hàng hay dùng Excel để quản lý cửa hàng?

Tác giả: admin Ngày đăng: 12/08/2014 Bình luận: 0 Lượt xem: 0

Hỏi: Hiện nay mình đang kinh doanh mô hình nhỏ với 1 cửa hàng bán lẻ thời trang và phụ kiện, vừa bán hàng online. Theo các bạn mình có nên mua phần mềm bán hàng hay chỉ cần dùng file excel để quản lý cửa hàng?

Trả lời: Thông thường nhu cầu cần quản lý bằng phần mềm bán hàng phát sinh khi và chỉ khi:

(1) Số lượng giao dịch trong ngày quá nhiều (tóm lại là rất đông khách, quá trình nhập xuất, điều chuyển, kiểm kê, thanh toán,… diễn ra thường xuyên)

(2) Số lượng hàng hóa nhiều. Ví dụ nếu cửa hàng chỉ có khoảng 100 mặt hàng đang có trong kho (active item) thì chắc không cần dùng tới phần mềm nhiều vì vẫn có thể quản lý được thoải mái. Nhưng nếu có khoảng 500 hay thậm chỉ chỉ là 1000 mặt hàng thôi thì việc quản lý tồn kho (chưa nói tới các quản lý khác) sẽ rất khó khăn. Nếu trên 5000 mặt hàng mà quản lý sổ sách excel được thì phải nói là rất giỏi excel nhưng mình chắc chắn là cực tốn nhiều thời gian cho việc quản lý (cái này có minh chứng cụ thể rồi, toàn người giỏi trên 10 năm làm excel luôn) (Ngoài (1) và (2) thì còn có thể là do số lượng nhân viên tăng lên, số cửa hàng tăng lên, nhu cầu theo dõi công nợ chặt chẽ, minh bạch về thông tin kinh doanh với người bạn cùng làm chung,…)

(3) Tư duy của người chủ về cách quản lý. Thông thường trong đời sống thực tế cũng như trong kinh doanh có 1 câu là cùng làm một công việc có khối lượng như nhau nhưng mỗi người khi thực hiện sẽ có các cách tiếp cận khác nhau thì sẽ có kết quả khác nhau (có thể cùng kết quả về giá trị nhưng khác nhau về thời gian thực hiện). Ví dụ minh họa vui bằng toán học:

Bài toán, tính: X = (2013)² – 2 * 2013 * 2012 + (2012)²
Cách 1: Các bạn dùng Calculator cộng trừ nhân chia các số ở trên
Cách 2: X = (2013 – 2012)² = 1² = 1

Những ai có tư duy quản lý khoa học, mong muốn thay đổi cách quản lý của mình để cho việc kinh doanh “smart” hơn, tiện ích hơn, tốn ít thời gian hơn, tận dụng được nhiều thông tin để ra quyết định hơn, v.v… (tóm lại là hiệu quả hơn) thì sớm muộn (khi có đủ điều kiện) họ sẽ đưa công cụ vào để quản lý (phần mềm chỉ là công cụ quản lý mà thôi). Giống như ngày xưa chúng ta giao tiếp liên lạc với nhau chỉ bằng truyền miệng trực tiếp, rồi thư tín bưu điện. Sau này tiến tới là điện thoại, sms và bây giờ là mạng xã hội, v.v… Nhưng trong thực tế cũng sẽ có những người ngại tiếp cận và thay đổi (ví dụ bà chị mình gần 60 rồi, đang bán minimart bé xíu, nói mãi mới chịu dùng) mặc dù khách hàng của VNUNI có những anh chị, cô chú lớn tuổi (trên 60 tuổi) và chỉ học hết lớp 3 thôi, chưa 1 lần sờ vào máy tính, không biết gõ tiếng Việt nhưng lại rất muốn sử dụng phần mềm bán hàng vào việc quản lý cửa hàng, minimart. Thực tế, khi đào tạo sử dụng phần mềm, những khách hàng lớn tuổi đó rất tận tâm ghi chép các hướng dẫn sử dụng phần mềm, sau đó họ còn dạy lại phần mềm cho các bạn trẻ làm thuê cho họ, những người có bằng đại học hẳn hoi.

Phần mềm bán hàng VNUNI

Có một tâm lý là hầu như tất cả mọi người đều cho việc mua công cụ quản lý là 1 chi phí ngắn hạn (phải trả ngay) mà không coi đó là khoản đầu tư dài hạn (phân bổ ít nhất trong 3 năm) nên khi đã coi là 1 chi phí ngắn hạn thì sẽ thấy chi rất nhiều tiền (mà chưa nhìn thấy được lợi ích thực sự đem lại nếu không có người chỉ ra). Nếu chúng ta coi đó là khoản đầu tư dài hạn (được lập ra từ khi lên kế hoạch KD) thì sẽ đỡ bị tâm lý mất quá nhiều tiền (do hiểu được sự phân bổ giá trị đầu tư là theo nhiều năm). Dĩ nhiên khi phân tích đầu tư thì bao giờ cũng tính tổng chi phí của chủ sở hữu (TCO – Total Cost Of Ownership) và lợi ích do sự đầu tư đem lại (ROI – Return On Investment) về mặt lâu dài.

Thực ra mình cũng hiểu các cha mẹ bắt đầu kinh doanh bao giờ cũng từ rất nhỏ, vốn ban đầu ít nên đầu tư chi phí ban đầu thường phải tối thiểu nhất (bắt buộc phải có như tiền hoạt động hàng tháng, tiền hàng, v.v…). Vì thế bao giờ mình cũng tư vấn là nên hay chưa nên sử dụng dựa trên quy mô hoạt động (cùng với 2 điều kiện cần là (1) và (2) ở trên). Không phải lúc nào người tư vấn giải pháp cũng nhăm nhe bán cho bằng được, bằng mọi giá mà không đứng từ phía người đầu tư kinh doanh. Là người kinh doanh, mình tin chắc là bất cứ cha mẹ nào làm kinh doanh cũng đều mong muốn mình sẽ phát triển hơn nữa, kiếm tiền nhiều hơn nữa chứ không chỉ “tằng tằng, tàm tạm” như thế thôi (kể cả trong thời buổi kinh tế khó khăn như hiện nay nhưng chắc chắn các mẹ trong đầu vẫn luôn nghĩ “ngày mai trời lại sáng” vào mỗi tối đi ngủ đúng không?). Và khi phát triển hơn, mình tin là mọi người sẽ thay đổi tư duy quản lý (nhiều khi bắt buộc phải thay đổi vì lúc đó khách hàng nhiều lên, nhân viên đông lên, hàng hóa nhiều lên, v.v… mà mọi thứ ko thể kiểm soát được bằng thủ công được nữa).

Mình không muốn nhắc lại tới giá trị cụ thể mà một phần mềm bán hàng đem lại, nhưng mình có 1 ví dụ khác liên quan mà mình thấy rất rõ trên diễn đàn webketoan.vn. Đó là việc mình thấy rất nhiều bạn làm nghề kế toán (cả mới lẫn cũ) hỏi về nghiệp vụ, về quyết toán, báo cáo thuế, rồi báo cáo tài chính cuối năm, v.v…. Họ thực sự bận bịu tối ngày vào những “mùa kế toán” (những ngày sắp phải nộp các báo cáo kế toán tới cơ quan có thẩm quyền). Trong khi kế toán bên mình cứ bình chân như vại vì mọi chứng từ đã nhập đầy đủ và tức thời khi nghiệp vụ phát sinh (được kiểm duyệt về tính đúng đắn của số liệu thường xuyên) và mọi kết quả là chỉ cần tới ngày nộp in cái doẹt từ phần mềm kế toán ra là đi nộp.

Tuy nhiên, yếu tố thứ 3 này sẽ thay đổi. Ví dụ có người mặc dù không thích hoặc sợ dùng phần mềm nhưng bị ảnh hưởng từ những người làm cùng nghề (nhất là cùng có họ hàng) hoặc các cửa hàng xung quanh đều dùng cả. Cũng có người cũng thay đổi do được người nhà khuyên dùng, họ phân tích ưu và nhược điểm giữa quản lý thủ công và quản lý bằng công cụ. Thế là nhu cầu thay đổi dần theo thời gian.

Vài dòng chia sẻ về “điều kiện cần và đủ để sử dụng phần mềm bán hàng vào việc kinh doanh cửa hàng” với các bạn.

hai2hai – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ.