Tại sao khi hàng hóa xuất âm kho thì lãi gộp của mặt hàng không đúng?


Hỏi:

Sau khi chạy phần mềm một thời gian, tôi thấy có hiện tượng một số mặt hàng có lãi gộp không đúng với lãi thực tế? VNUNI có thể giải thích nguyên nhân gây lên tình trạng trên, cách phòng tránh và khắc phục được không?

Trả lời:

Bạn đã hỏi một câu hỏi rất hay, tình huống mà phần lớn các KH đều gặp phải vì khi đào tạo triển khai phần mềm thì thường ít tập trung chú ý tới quy trình chứng từ kho hàng mà chỉ quan tâm tới việc mua, bán và số lượng hàng tồn kho.

1. NGUYÊN NHÂN dẫn tới hiện tượng lãi gộp bị sai

Như các bạn đã biết, lãi gộp của hàng hóa được tính như sau:

Lãi gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán (1)

Doanh thu thì dễ tính rồi vì chỉ việc lấy tổng cột tổng tiền từ chi tiết chứng từ bán hàng là ra và thường là chính xác.

Còn giá vốn hàng bán thì sao? Các bạn hãy nhìn hình vẽ sau để hình dung về giá vốn hàng bán (COGS) theo phương pháp BQGQ mỗi lần nhập (WEIGHTED AVERAGE)

Màn hình tính giá vốn
Màn hình tính giá vốn theo phương pháp BQGQ
Màn hình tính giá trị hàng tồn kho
Màn hình tính giá trị hàng tồn kho

Ở đó:

– Beginning Inventory: Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ
– Net Purchases: Tiền mua hàng
– Goods available for sales: Hàng tồn để bán
– Cost of Goods Sold (COGS): Giá vốn hàng bán
– Ending Inventory: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

Theo PP BQGQ theo mỗi lần nhập (hay còn gọi là Bình quân di động, Bình quân liên hoàn) thì giá vốn hàng bán được tính theo công thức sau:

COGS = Tổng giá trị hàng tồn để bán / Tổng số lượng hàng tồn để bán (2) (tính tới thời điểm bán)

Như vậy, khi xuất âm kho thì cả tử và mẫu số đều sai, dẫn tới việc giá vốn sẽ tính sai và từ công thức (1) ở trên ta dễ dàng thấy lãi gộp sẽ tính sai.

Vậy có câu hỏi là tại sao phần mềm không cho phép bán âm kho mà vẫn có trường hợp bán hàng âm kho xảy ra?

Đúng là phần mềm có lựa chọn không cho phép bán âm kho, tuy nhiên có 1 lý do phản nguyên tắc kế toán (vi phạm nguyên tắc lịch sử của chứng từ) là việc cho phép sửa/xóa chứng từ và phần mềm tự động tính lại giá vốn. Đây là 1 nguy hiểm “chết người” nhưng lại bắt buộc phần mềm phải đáp ứng bởi gần như 100% mô hình cửa hàng không thực hiện điều chỉnh mà khi làm sai thì toàn sửa/xóa chứng từ. Để lý giải cho việc tại sao âm kho khi sửa xóa chứng từ, tôi có 1 ví dụ cụ thể như sau:

Hàng hóa mã 1011 có Dư đầu kỳ = 0
Ngày 1 nhập chứng từ Nhập mua với số lượng = 5 –> Dư = 5
Ngày 2 nhập chứng từ Xuất bán số lượng = 4 –> Dư = 1

Sau đó quay về chứng từ Nhập mua của ngày 1 và sửa lại với số lượng = 3 (hoặc xóa bỏ chứng từ đó đi). Khi đó phần mềm sẽ tính lại giá vốn và sau khi chạy lại tới chứng từ phiếu Xuất bán ngày 2 thì số Dư (được tự động tính lại) = 3 – 4 = -1

Qua ví dụ trên chúng ta thấy nguyên nhân chủ yếu dẫn tới việc âm kho là do việc sửa/xóa chứng từ có ảnh hưởng tới số lượng nhập. Có rất nhiều tình huống sửa có thể dẫn tới âm kho, ví dụ sửa phiếu nhập ngày 1, chuyển lại này chứng từ lên ngày 3 chẳng hạn, khi đó lúc xuất bán sẽ không có hàng trong kho và giá vốn được hiểu là = 0. Hoặc hàng về thì cứ đem lên kho bán luôn (chứng từ xuất bán hoặc bán lẻ có lựa chọn cho phép bán âm kho), tối về hoặc ngay hôm sau mới nhập hàng vào kho.

2. Cách “phòng tránh” trường hợp âm kho

– Nắm chắc quy trình chứng từ: Hàng phải nhập vào trước rồi mới xuất bán hoặc chuyển kho đi
– Hạn chế tối đa tới mọi trường hợp sửa/xóa chứng từ
– Sử dụng công cụ theo dõi giá vốn thường xuyên để lọc ra các mặt hàng bị xuất âm kho

Màn hình theo dõi giá vốn
Màn hình theo dõi giá vốn

Màn hình theo dõi giá vốn

Các bước thực hiện theo tình huống hàng xuất bị âm kho khi dõi giá vốn như sau:

Bước 1: Chọn kho cần kiểm tra
Bước 2: Lọc điều kiện: Số lượng tồn < 0 (xem hình vẽ)
Bước 3: Ghi lại các mã hàng bị âm kho
Bước 4: Bấm vào Bỏ lọc để hiện đầy đủ chứng từ lại
Bước 5: Nhập những mã hàng vào ô Mã hàng và bấm Enter hoặc nút Nạp lại

Sau đó theo dõi số dư (Cột số lượng tồ) ở dòng phía trước dòng khi bị âm kho và tìm hiểu nguyên nhân tai sao dẫn tới âm kho.

Sau đây là ký hiệu mà từ cột Số chứng từ ta có thể nhận ra đó là loại chứng từ nào:

R1: Phiếu nhập
R2: Trả lại NCC
S1: Xuất bán
S2: KH trả lại
S3: Bán lẻ
T0: Điều chuyển kho
AD: Điều chỉnh kho

Hãy thường xuyên sử dụng chức năng theo dõi giá vốn để kiểm soát các tình huống dẫn tới âm kho để xử lý kịp thời. Tránh để tình trạng âm kho tồn tại quá lâu dẫn tới việc tính lại giá vốn sẽ chậm và khó theo dõi khi khắc phục

3. Khắc phục “hậu quả” khi trường hợp âm kho xảy ra

Sau bước 5, chúng ta đã theo dõi được lý do tại sao dẫn tới âm kho mặt hàng đó thì chúng ta tìm cách khắc phục để tại thời điểm chứng từ âm kho thì ta cần có số lượng hàng tồn ở phía trước lớn hơn số lượng hàng xuất ở chứng từ đó. Có thể ra đẩy phiếu nhập lên phía trên của phiếu xuất/phiếu điều chuyển gây âm kho. Dĩ nhiên KH là người quyết định sửa như thế nào cho sát với thực tế. VNUNI chỉ thực hiện hỗ trợ hướng dẫn cách thực hiện như thế nào trên phần mềm chứ ko quyết định hộ KH việc sửa chứng từ nào. Khi sửa chứng từ thì PM sẽ hỏi có tính lại giá vốn hay ko, KH phải chọn “Có” để phần mềm tự động tính lại giá vốn, giá trị tồn cho tới thời điểm cuối cùng (chứng từ cuối cùng).

Chúc các bạn thành công!

VNUNI Support Team

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng