Tại sao không xóa được chứng từ?


Hỏi:

Mình được một người bạn giới thiệu cho phần mềm quản trị bán hàng VNUNi® SIC. Qua dùng thử, mình thấy phần mềm này dùng khá hay, đặc biệt là các tính năng quản trị và bảo mật. Nhưng khi mình xóa chứng từ xuất bán cho khách hàng thì không xóa được. Bạn nào biết hoặc đã từng sử dụng phần mềm này chỉ cho mình với!

Trả lời:

Tương tự như trường hợp xóa chứng từ mà bạn đã nêu, bạn cũng sẽ không thể xóa được các danh mục đã tham gia vào giao dịch như danh mục nhóm hàng hóa (nếu đã có nhóm cấp dưới hoặc đã có hàng hóa), danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục kho hàng, v.v… . Để xóa được dữ liệu đó, bạn phải xóa hết các giao dịch liên quan tới các đối tượng trên (hoặc các quan hệ giữa chúng như quan hệ “nhóm hàng – nhóm cấp dưới – hàng hóa”

Màn hình thông báo lỗi khi xóa hàng hóa đã tham gia giao dịch
Màn hình thông báo lỗi khi xóa hàng hóa đã tham gia giao dịch

Về vấn đề xóa giao dịch (chứng từ) như bạn nêu trên, tôi xin trả lời như sau:

Như bạn đã biết, trong 1 quy trình kinh doanh thì các chứng từ có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Chứng từ này là chứng từ gốc của 1 chứng từ khác. Sự liên kết đó được thực hiện rất chặt chẽ thông qua việc thiết kế CSDL có quan hệ chặt chẽ (dựa trên các ràng buộc và các thủ tục sự kiện của hệ quản trị CSDL MS SQL). Việc thiết kế CSDL có quan hệ ràng buộc chặt chẽ như vậy sẽ làm giảm thiểu rủi ro bị xóa dữ liệu mà không xóa hết các dữ liệu liên quan làm cho các con số trong hệ thống bị sai lệch.

Ví dụ:

1 đơn đặt mua hàng có thể có 1 hoặc nhiều phiếu nhập hàng (và hóa đơn mua hàng), 1 hóa đơn mua hàng thì có thể có 1 hoặc nhiều phiếu thanh toán

Vậy, khi ta xóa chứng từ đơn hàng mà có nhiều phiếu nhập, hóa đơn đã được thanh toán thì ta phải xóa từ ngọn đến gốc, tức là ta phải xóa phiếu thanh toán cho các hóa đơn đó trước, sau đó xóa các hóa đơn cùng các phiếu nhập mua (ở VNUNi® SIC thì 2 chứng từ đó là 1), rồi mới xóa được đơn đặt mua hàng.

Tuy nhiên, phần mềm bán hàng VNUNi® SIC cũng cho phép xóa xuôi nhưng có cảnh báo các chứng từ sẽ bị xóa liên quan. Cụ thể là, bạn có thể vào một chứng từ cần xóa, sau đó bạn sẽ vào nút “Khác”, ở đó có chức năng “Xóa chứng từ”. Khi bạn xóa chứng từ đó, nếu có chứng từ phái sinh liên quan, hệ thống sẽ hiện thị cảnh báo là các chứng từ liên quan đó sẽ bị xóa cùng với chứng từ gốc mà bạn đang xóa. Chức năng xóa này không được thực hiện khi bạn xóa ngoài màn hình danh sách chứng từ (lý do là nhằm tính cẩn thận trong quản lý)

Đặc biệt khi Xóa/Sửa các chứng từ kế toán liên quan tới kho hàng, hệ thống sẽ tự động tính lại giá vốn 1 cách tức thời các mặt hàng trong kho có trên chứng từ đã sửa/xóa (và tính giá vốn của mặt hàng đó ở các kho khác nếu đã chuyển kho).

Dĩ nhiên, để thực hiện việc thực hiện, sửa, xóa chứng từ hay bất cứ chức năng nào khác trong hệ thống thì người dùng phải được phân quyền mới thực hiện được.

Ngoài ra, tất cả các hành động thao tác của người dùng đều được lưu vết lại với chức năng “Theo dõi dấu vết” mà người quản trị hệ thống có thể thực hiện công việc theo dõi.

Để sử dụng được phần mềm 1 cách hiệu quả, bạn có thể liên hệ trực tiếp với VNUNI để được hỗ trợ trực tiếp hoặc vào diễn đàn của VNUNI để download tài liệu hướng dẫn sử dụng (dài khoảng gần 800 trang)

Thanks & Best Regards,

VNUNI Support Team

 

Bài viết liên quan

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng