Thất thoát hàng hóa trong bán lẻ – nguyên nhân và giải pháp


Quản lý thất thoát hàng hóa là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các chủ cửa hàng bán lẻ. Mỗi một thất thoát dù nhỏ nhưng tích lũy dần theo thời gian sẽ trở thành một khoản hao hụt lớn. Đặc biệt đối với các chủ cửa hàng tạp hóa nhỏ, lợi nhuận trên mỗi một món hàng thường chỉ là vài trăm đến vài ngàn đồng, thì việc mất hàng liên tục sẽ dẫn tới thua lỗ. Thất thoát hàng hóa có nhiều nguyên nhân khác nhau bắt nguồn từ nội bộ doanh nghiệp bán lẻ và từ bên ngoài. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về kinh nghiệm quản lý thất thoát hàng hóa ở đây. Trong bài viết này, VNUNI xin được trình bày cụ thể hơn một số nguyên nhân và giải pháp chủ yếu như sau:

Thất thoát hàng hóa trong bán lẻ – nguyên nhân và giải pháp

1. Thất thoát hàng hóa từ bên trong

–  Một trong những nguyên nhân chủ yếu gây thất thoát là doanh nghiệp hoặc cửa hàng không có quy trình làm việc chặt chẽ, không kiểm kê định kỳ. Điều này sẽ tạo điều kiện cho những nhân viên không trung thực lấy trộm hàng hóa.

Giải pháp: Phân rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí trong bản mô tả công việc. Đối với nhân viên bán hàng, nên trang bị đồng phục riêng và yêu cầu họ không được mang túi xách vào trong cửa hàng. Đồng thời, bố trí camera giám sát cũng như thuê một bên thứ ba kiểm tra và bảo vệ tài sản cho cửa hàng. Đề ra lịch kiểm kê định kỳ cho cửa hàng hàng tháng, hàng quý hoặc nửa năm tùy theo quy mô của cửa hàng.

– Nhân viên vô tình hoặc cố tình dán tem các mặt hàng có giá trị thấp cho các mặt hàng đắt tiền, sau đó thanh toán cho khách hàng hoặc người quen.

Giải pháp: Các siêu thị lớn thường yêu cầu nhà cung cấp in sẵn mã vạch trên bao bì sản phẩm thì họ mới nhập hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa thực hiện được điều này, hãy giám sát thật chặt chẽ việc dán tem nhãn hoặc yêu cầu một bên thứ ba thực hiện.

– Nhân viên lợi dụng chương trình khuyến mại để tặng kèm thêm cho người quen những sản phẩm không có trong chương trình.

Giải pháp: Yêu cầu bảo vệ kiểm tra thật kỹ hóa đơn với danh sách mua hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa thể thuê bảo vệ bên ngoài, hãy sử dụng một nhân viên mà bạn có thể tin cậy để thực hiện công việc này. Danh sách hàng khuyến mại, chương trình khuyến mại và sản phẩm tặng kèm phải được niêm yết rõ ràng.

– Nhân viên thu ngân không nộp lại tiền thu của khách hoặc nộp thiếu tiền.

Giải pháp: Trước mỗi ca làm việc, yêu cầu thu ngân kiểm đếm và viết biên bản bàn giao số tiền với nhau. Qui định mọi giao dịch bán hàng phải in ra hóa đơn. Dựa vào số liệu lưu trữ trên phần mềm bán hàng, bạn có thể dễ dàng phát hiện ra số lượng tiền thiếu hụt là bao nhiêu, vào thời điểm nào, do nhân viên thu ngân nào thực hiện, tương ứng với số lượng hàng hóa bán ra.

– Thất thoát do chuột, gián, mối, kiến hoặc hàng hóa hao hụt tự nhiên (ngũ cốc hoặc chất lỏng).

Giải pháp: Đối với những thất thoát này, bạn cần chú ý phân việc cho nhân viên vệ sinh cửa hàng mỗi ngày, sắp xếp gọn gàng, lau dọn quầy kệ, đảo date hàng thường xuyên. Ngoài ra, cũng cần áp dụng các biện pháp đặt bẫy chuột hoặc dùng thuốc diệt mối, kiến, gián để bảo đảm chất lượng hàng hóa của mình.

Cuối cùng, chúng tôi muốn lưu ý bạn rằng cho dù bạn quản lý chặt chẽ tới đâu đi chăng nữa, nếu nhân viên của bạn không trung thực, không có tinh thần trách nhiệm hoặc cảm thấy quyền lợi của họ không được đảm bảo họ vẫn có cách để “lách luật”. Do vậy, bạn cần phải làm cho họ thấy được lợi ích của họ gắn liền với lợi ích của cửa hàng bằng chế độ thưởng phạt, hợp lý. Thất thoát do lỗi của nhân viên nào, nhân viên đó phải chịu trách nhiệm. Nếu thất thoát quá nhiều có thể dẫn tới nghỉ việc hoặc không ký hợp đồng, nếu nhân viên nào đưa ra nhiều sáng kiến, hạn chế hao hụt, sẽ được nhận được tiền thưởng tương ứng, thêm ngày phép…

2. Thất thoát từ bên ngoài

– Khách hàng lấy trộm hàng hóa.

Giải pháp: Lắp đặt camera, cổng từ và gắn chip từ chống trộm cho các mặt hàng nhỏ, có giá trị cao. Yêu cầu khách hàng gửi đồ vào tủ có khóa riêng trước khi vào mua sắm. Hiện tại một số siêu thị, cửa hàng khi phát hiện ra khách hàng lấy trộm sản phẩm thường chụp ảnh và tự giữ họ lại. Tuy nhiên, trong trường hợp này, bạn cần tuân thủ pháp luật và để việc xử lý tội phạm cho các cơ quan chức năng với những mặt hàng có giá trị lớn.

– Khách hàng cố tình dán tem của sản phẩm có giá trị thấp lên sản phẩm có giá trị cao.

Giải pháp: Sử dụng mã vạch in sẵn trên bao bì sản phẩm hoặc dùng tem vỡ để dán, đồng thời yêu cầu thu ngân và bảo vệ kiểm tra lại tên hàng hóa đơn với thực tế sau khi khách mua hàng.

– Người bán hàng lừa đảo (giả danh là nhân viên tiếp thị/bán hàng của các công ty phân phối, các đại lý) bằng cách lợi dụng tâm lý hám rẻ, hám chiết khấu cao của những chủ cửa hàng mới mở để bán hàng nhái, hàng giả hoặc đưa ra các hợp đồng ký gửi và yêu cầu nộp tiền trước.

Giải pháp: Hạn chế tối đa việc nhập hàng từ những người tiếp thị/bán hàng chưa quen biết mà chưa được kiểm chứng các thông tin (trừ phi có người uy tín trong ngành giới thiệu). Nếu muốn làm việc với họ thì hãy lấy thông tin về số xe giao hàng, số thẻ nhân viên tiếp thị/bán hàng, về người quản lý của công ty, về nguồn gốc hàng hóa mà họ giới thiệu,… để kiểm tra lại vào hôm khác vì không nhất thiết phải nhập hàng ngay hôm đó. Tuyệt đối không chi tiền mà chưa có đủ hàng hóa.

Qua tất cả những gì nêu trên, bạn có thể thấy rằng rủi ro về thất thoát hàng hóa và tiền bạc trong bán lẻ luôn luôn thường trực. Đối với những cửa hàng quy mô nhỏ, không dùng phần mềm quản lý bán hàng, rủi ro này còn lớn hơn nữa do người bán hàng có thể nhớ nhầm giá nhập, không quản lý được tồn kho… Để hạn chế thất thoát và hướng tới một phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn, bạn cần áp dụng công nghệ vào quản lý như phần mềm quản lý bán hàng, thiết bị an ninh giám sát trong siêu thị, xây dựng quy trình và đào tạo nhân viên. VNUNI sẽ luôn đồng hành cùng các bạn trên bước đường xây dựng sự nghiệp của mình ngày càng vững chắc.

Chúc các bạn thật nhiều thành công!

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng