Theo dõi giá vốn


Hỏi: Các anh/chị cho tôi hỏi cách theo dõi giá vốn trong phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kho hàng VNUNI như thế nào?

Trả lời:

1. Cách theo dõi giá vốn một mặt hàng

Để theo dõi giá vốn của một mặt hàng, ta thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn menu Công cụ quản lý >> Theo dõi giá vốn

Bước 2: Chọn “Kho hàng” cần kiểm tra

Bước 3: Chọn “Mã hàng” cần kiểm tra: Tại ô “Mã hàng”, nhấn <F4> để tìm hoặc gõ/quét mã hàng hóa cần theo dõi. Bấm <Enter> hoặc <F5> để xem.

Màn hình theo dõi giá vốn
Màn hình theo dõi giá vốn của hàng hóa
Kết quả sau khi lọc 1 mã hàng để theo dõi giá vốn
Kết quả sau khi lọc 1 mã hàng để theo dõi giá vốn

Trong đó:

R1: Chứng từ nhập mua
R2: Chứng từ trả lại nhà cung cấp
S1: Chứng từ xuất bán
S2: Chứng từ khách hàng trả lại
S3: Chứng từ bán lẻ siêu thị
T0: Chứng từ điều chuyển kho
AD: Chứng từ kiểm kê kho

2. Phương pháp tính giá vốn trong phần mềm bán hàng VNUNI

Phần mềm bán hàng VNUNI sử dụng phương pháp tính giá vốn “Bình quân gia quyền (BQGQ) sau mỗi lần nhập“. Theo phương pháp này, giá trị thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ được tính theo công thức:

Giá thực tế xuất kho (giá vốn hàng bán) = Số lượng từng loại xuất kho * Đơn giá bình quân

Trong phần mềm bán hàng VNUNI, Đơn giá bình quân sẽ tính theo phương pháp BQGQ sau mỗi lần nhập, cụ thể:

Giá đơn vị BQGQ sau mỗi lần nhập = Giá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập / Lượng thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập

Ví dụ, khi nhập hàng ở thời điểm i, giá BQGQ sau mỗi lần nhập được tính như sau:

Giá BQGQ (i) = [Giá trị tồn kho_i-1 + (SL Nhập_i * Giá nhập_i )] / (SL Tồn kho_i-1 + SL Nhập_i)

Sau đây là ví dụ cụ thể về cách tính giá BQGQ sau mỗi lần nhập trên Excel:

Minh họa cách tính giá vốn của một hàng hóa
Minh họa cách tính giá vốn của một hàng hóa

3. Cách “phòng chống” trường hợp xuất âm kho

– Nắm chắc quy trình chứng từ: Hàng phải nhập vào trước rồi mới xuất bán hoặc chuyển kho đi

– Hạn chế tối đa tới mọi trường hợp sửa/xóa chứng từ. Nếu sửa giá nhập, sửa số lượng hàng hóa, thay đổi mặt hàng trong chứng từ, sửa ngày chứng từ,… thì cần thực hiện tính lại giá vốn theo nhắc nhở từ phần mềm khi sửa chứng từ. Đặc biệt không nên sửa chứng từ ở kỳ đã khóa, hoặc sửa chứng từ ở phía trước chứng từ kiểm kê kho, chứng từ điều chuyển kho. Chỉ nên sửa chứng từ ngay trong ngày.

– Sử dụng công cụ theo dõi giá vốn thường xuyên để lọc ra các mặt hàng bị xuất âm kho ở từng thời điểm.

Lưu ý: Người quản lý nên thường xuyên sử dụng công cụ theo dõi giá vốn để kiểm tra xem có mã hàng nào có số lượng bị xuất làm âm kho (dẫn tới giá vốn, giá trị tồn kho bị sai)… Nếu thấy dòng hàng nào bị xuất âm kho thì phải kiểm tra nguyên nhân ngay để khắc phục kịp thời. Các bước thực hiện theo tình huống hàng xuất bị âm kho khi dõi giá vốn như sau:

Bước 1: Chọn “Kho hàng” cần kiểm tra

Bước 2: Lọc điều kiện: Số lượng tồn < 0 (xem hình vẽ)

Cách kiểm tra hàng xuất âm
Cách kiểm tra hàng xuất âm

Bước 3: Ghi lại các mã hàng bị xuất âm kho (có thể bấm <Ctrl+X> để lưu ra file excel)

Bước 4: Bấm “Bỏ lọc” để hiện đầy đủ chứng từ lại

Bước 5: Kiểm tra lần lượt từng mã hàng bị xuất âm

– Lần lượt theo dõi giá vốn của từng mã hàng (xem Mục 1, bước 3) bị xuất âm có trên file Excel đã được lưu. Phần mềm sẽ hiện ra tất cả các chứng từ phát sinh liên quan đến mã hàng này. Sau đó, người dùng theo dõi số dư của hàng hóa (cột Số lượng tồn) ở dòng phía trước dòng khi bị âm kho và tìm hiểu nguyên nhân tai sao dẫn tới âm kho.
– Trong phần mềm nếu đã đặt lựa chọn không bán âm kho thì khi bán hàng không thể xuất hàng với số lượng lớn hơn số lượng tồn trong kho. Tuy nhiên, hiện tượng âm kho vẫn có thể xảy ra khi người dùng sửa/xóa các chứng từ trước đó (bởi khi sửa/xóa chứng từ, phần mềm sẽ tự động tính lại giá vốn của các mặt hàng có trên chứng từ đó tới thời điểm hiện thời).

Lưu ý: Hãy thường xuyên sử dụng chức năng theo dõi giá vốn để kiểm soát và xử lý kịp thời các tình huống dẫn tới âm kho. Tránh để tình trạng âm kho tồn tại quá lâu dẫn tới việc tính lại giá vốn sẽ chậm và khó theo dõi khi khắc phục. Nếu âm kho quá nhiều sẽ dẫn tới giá vốn sai, lãi lỗ không đúng và thậm chí có khi phải làm lại toàn bộ dữ liệu bằng cách xóa hết tất cả chứng từ và kiểm kê lại hàng hóa để có dữ liệu chính xác. Lúc đó sẽ rất tốn thời gian, công sức, tiền bạc của chủ thể kinh doanh.

4. Khắc phục “hậu quả” khi trường hợp xuất âm kho xảy ra

Sau bước 5, chúng ta đã theo dõi được lý do tại sao dẫn tới âm kho mặt hàng đó thì chúng ta tìm cách khắc phục để tại thời điểm chứng từ âm kho thì ta cần có số lượng hàng tồn ở phía trước lớn hơn số lượng hàng xuất ở chứng từ đó. Có thể ra đẩy phiếu nhập lên phía trên của phiếu xuất/phiếu điều chuyển gây âm kho. Dĩ nhiên, khách hàng là người quyết định sửa như thế nào cho sát với thực tế. VNUNI chỉ thực hiện hỗ trợ hướng dẫn cách thực hiện như thế nào trên phần mềm chứ không quyết định hộ khách hàng việc sửa chứng từ nào và sửa như thế nào.

Chú ý: Khi sửa chứng từ ở kỳ đã khóa sổ hoặc sửa ngày chứng từ thì phần mềm sẽ hỏi: “Bạn có muốn tính lại giá vốn hay không?”Khách hàng nên chọn “” để phần mềm tự động tính lại giá vốn, giá trị tồn cho tới thời điểm cuối cùng (chứng từ cuối cùng).

Chúc các bạn thành công!

VNUNI Support Team

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng