Tư vấn kinh nghiệm quản lý cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini – Phần II


Qua group Hội Liên Minh Bán Lẻ trên facebook thì VNUNI đã cùng nhau chia sẻ với anh Nguyễn Trọng Đồng – chủ cửa hàng Tạp Hóa Hạnh Đồng (một người có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động về kinh doanh bán lẻ mô hình cửa hàng tạp hóa) về một số kinh nghiệm quản lý trong cửa hàng tạp hóa như quy trình hoạt động kinh doanh bán lẻ, cách áp dụng phần mềm bán hàng một cách hiệu quả, cũng như cách lựa chọn các thiết bị hỗ trợ trong bán lẻ siêu thị.

Như đã giới thiệu ở Phần I, tình trạng áp dụng công nghệ bán lẻ vào quản lý bán hàng ở Tạp Hóa Hạnh Đồng hiện chưa được hiệu quả. Cụ thể là trước đây cửa hàng từng sử dụng phần mềm bán hàng chỉ để in hóa đơn và không theo dõi được kết quả kinh doanh, hàng tồn kho trên phần mềm được. Hiện nay cửa hàng đã hoàn toàn không còn sử dụng phần mềm và các thiết bị bán lẻ nữa, mọi hoạt động kinh doanh được theo dõi thông qua 4 cuốn sổ tay.

1. Nguyên nhân

Thông qua mô tả hoạt động ở Phần I, VNUNI thấy việc không áp dụng phần mềm bán hàng hiệu quả có thể do những nguyên nhân sau:

  • Không kịp cập nhật thông tin đầy đủ vào phần mềm do thiếu nhân lực và thời gian, nhất là những lúc đông khách.
  • Gặp vấn đề trong việc in và dán mã vạch cho các mặt hàng chưa có mã vạch. Nguyên nhân có thể là do quá nhiều hàng không có mã vạch hoặc việc dán mã tốn tiền, tốn thời gian.
  • Khó kiểm soát khi bán hàng hóa với đơn vị nhỏ (ví dụ nhập về tút thuốc nhưng bán điếu thuốc).
  • Phần mềm không đáp ứng được một số nghiệp vụ hoặc thao tác phức tạp
  • Ngoài ra, tổng kết từ các khách hàng khác thì VNUNI nhận thấy là đa số dữ liệu phần mềm sẽ bị sai do quá trình nhập hàng sai hoặc không đầy đủ, không đúng trình tự trong quy trình kinh doanh, sai sót trong công tác dán mã vạch.

2. Giải pháp

2.1. Tổ chức kho hàng

  • Nên tổ chức kho hàng thành 2 kho (kể cả có kho vật lý hoặc chỉ là kho ảo): Bao gồm kho chínhkho bán lẻ siêu thị.
  • Khi hàng nhập về thì nhập vào kho chính, sau đó điều chuyển một phần hoặc toàn bộ số hàng trong đơn nhập từ kho chính tới kho bán lẻ.
  • Việc xuất bán buôn nên thực hiện xuất hàng từ kho chính.

Tư vấn kinh nghiệm quản lý cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini

2.2. Nhập hàng & Danh mục hàng hóa

  • Nhập hàng đầy đủ theo thông tin trên chứng từ gốc (phiếu xuất hàng hoặc phiếu giao hàng của NCC)
    • Khi hàng về nên nhập hàng vào trước khi đem bán. Nhập vào kho hàng hóa chính trước, sau đó điều chuyển sang kho bán lẻ siêu thị. Có thể sử dụng chức năng copy chứng từ cho nhanh.
    • Kiểm tra kỹ các chứng từ nhập so với chứng từ gốc (ngày chứng từ, tổng tiền nhập, tổng số lượng nhập có khớp với chứng từ gốc hay không).
    • Phiếu nhập hàng có thể được nhập trong excel (theo mẫu quy định) hoặc nhập luôn trên phần mềm đều được.
  • In tem mã vạch đối với các mặt hàng chưa có mã vạch. Có thể in tem kệ hàng (như ở các siêu thị lớn để KH có thể biết giá khi chọn hàng –> Thay đổi giá phải in lại)
  • Một số mặt hàng như Sim thẻ thì đặt mã ngắn theo quy định (khi bán hàng thì gõ mã chứ ko cần quét). Ví dụ: v5 = Viettel50K, v100 = Viettel100K,… Đây là cách đặt mã siêu ngắn (siêu dễ nhớ) do 1 KH Sim thẻ của VNUNI áp dụng khá hiệu quả. Có thể áp dụng phương pháp đặt mã ngắn cho các nhóm hàng có ít loại hàng hóa như gạo, đỗ,…
  • Dán mã hàng: Đây là công việc cần sự cẩn thận vì có thể dán mã này nhầm sang mặt hàng khác. Vì thế công việc này cần người cẩn thận làm (nếu là nhân viên thì phải đào tạo thật kỹ)
  • Đối với các mặt hàng thực phẩm, đồ khô nên đóng gói thành túi, chia thành các mức gói khác nhau tùy theo loại hàng và tùy theo các mức mà khách hàng thường xuyên mua. Ví dụ gạo thường làm các gói 5kg, lạc đỗ gói sẵn dạng gói 5 lạng,…. Có thể đặt mã GT5 = Gạo Tám 5kg,…. Mỗi loại gói là một mặt hàng khác nhau, dán mã khác nhau.
  • Đặc biệt chú ý trường hợp có nhiều mặt hàng cùng loại, cùng giá, chỉ khác 1 chút về thuộc tính (màu sắc, hương vị,…). Những mặt hàng này thường có mã vạch khác nhau. Nên khi nhập danh mục hàng hóa nếu không để ý kỹ có thể nhập thiếu mặt hàng. Trường hợp này khi nhập danh mục hàng hóa có thể dùng chức năng “copy as new” (khi thêm hàng mới sẽ có sẵn thông tin mặt hàng đã nhập trước)

2.3. Xây dựng chính sách giá

  • Nên xây dựng chính sách giá trước trên phần mềm, tránh để đến khi bán hàng mới thực hiện gõ thay đổi giá (như trong siêu thị, thu ngân ko bao giờ thay đổi giá bán đã xây dựng trước). Các chính sách giá, chính sách khuyến mại tặng hàng cho bán lẻ kiểu như mua từ số lượng nào tới số lượng nào thì giá bao nhiêu, hoặc từ ngày nào tới ngày nào thì đặt giá bao nhiêu, hay mua hàng này thì được tặng hàng kia, v.v…)
Chính sách giá theo hàng hóa
Chính sách giá theo hàng hóa

2.4. Bán hàng

  • Công việc bán lẻ trên phần mềm thực ra rất đơn giản, chỉ có 3-4 thao tác sau:
    • Quét mã hàng, mặc định số lượng là 1, nếu quét trùng hàng thì số lượng tự tăng. Nếu số lượng là số lớn thì có thể nhập tay (sửa) số lượng mà không phải quét nhiều lần cùng một mã.
    • Nhập số tiền khách trả (Nếu khách trả dư tiền cần trả lại). Phần mềm có chức năng gõ nhanh các bội số tiền chẵn với bước số 50K. Ví dụ gõ 1 dấu (+) ở bàn phím numpad bên phải thì nó điền số tiền khách trả là 50K, nếu gõ dấu (+) 2 lần thành 100K,… Nếu gõ dấu (-) thì giảm 50K,… Tuy nhiên tính năng gõ tắt này chỉ áp dụng ở bàn phím máy PC (máy tính bàn) chứ ko có trên laptop. Còn nếu số tiền không phải là bội số 50K (ví dụ khách trả 70K chẳng hạn) thì sẽ tự gõ số tiền vào ô “Khách trả”.
    • Bấm <Ctrl + N> (Save + In hóa đơn + Mở chứng từ mới), hoặc Bấm F2 (Save + Mở chứng từ mới) –> Không in hóa đơn
Màn hình bán lẻ
Màn hình bán lẻ

Tất cả các thông tin về giá, về chính sách khuyến mại tặng hàng sẽ tự động vì đã được thiết lập từ trước.

Việc bán hàng có thể tối giản các thao tác “Sờ bàn phím” bằng việc sử dụng hệ thống mã vạch chức năng. Ví dụ mình quét vào một mã “N001” thì tương đương với bấm <Ctrl + N> để lưu chứng từ và in hóa đơn.

Trường hợp khó khăn nhất trong lúc bán hàng là lúc đông khách, khách hàng đứng ngoài đường gọi hàng. Trường hợp này nên thuê nhân viên ca gãy, nhân viên chỉ đi chọn hàng cho khách ở ngoài, chọn xong thì mang qua quây thu ngân cho thu ngân quét (cố gắng vẫn nên quét). Nếu cần gấp quá thì chuẩn bị sẵn các giấy note nhỏ và bút để ghi tên mặt hàng, số lượng vào giấy và để lại quầy thu ngân để quét sau.

Dĩ nhiên, trường hợp này có thể sử dụng đầu đọc mã vạch không dây có bộ nhớ. Khi nhặt hàng cho vào túi thì quét luôn mã hàng. Sau khi bán xong cho các khách thì cắm đầu đọc vào máy tính và Send thẳng vào màn hình bán hàng. Nhưng phương pháp này chỉ áp dụng cho mua số lượng ít thôi chứ mua 1 mặt hàng với số lượng nhiều tới 10 cái thì phải quét tới 10 lần cũng rất lâu.

Công việc bán buôn trên phần mềm thì không khác nhiều so với bán lẻ, chỉ khác là sẽ nhập thông tin khách hàng vào danh mục khách hàng trước và trên phiếu xuất bán sẽ có thêm thông tin khách hàng. Các chính sách giá có thể áp dụng cho từng nhóm khách hàng (ví dụ nhóm VIP10%, VIP15%,… chẳng hạn), hoặc có thể áp dụng cho từng khách hàng cụ thể.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ


<< Xem lại Phần I >> | << Xem tiếp Phần III >>

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng