Xây dựng quy trình quản lý mua hàng


Nhiều người bán lẻ khi mới kinh doanh thường làm việc mà không cần tới quy trình. Đối với những cửa hàng nhỏ, điều này không có ảnh hưởng gì lớn. Tuy nhiên, để sự nghiệp của mình phát triển hơn nữa bạn cần chú ý tới việc xây dựng quy trình. Quy trình giúp cho các hoạt động của cửa hàng được chuẩn hóa, hệ thống hóa, tạo tiền đề cho việc mở rộng mô hình kinh doanh. Đối với việc mua hàng, chúng ta có thể xây dựng quy trình theo các bước sau:

Xây dựng quy trình quản lý mua hàng

1. Xác định thời điểm và số lượng đặt hàng.

Như đã trình bày trong bài viết 4 lưu ý trong quản lý hàng tồn kho, bạn cần xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu, từ đó bạn sẽ xác định được thời điểm và số lượng đặt hàng.

Ví dụ: Mặt hàng A có mức tiêu thụ là 10 chiếc/ngày. Thời gian giao hàng là 2 ngày. Bạn quy định mức tồn kho tối thiểu là 10 chiếc và tối đa là 30 chiếc. Như vậy cứ 2 ngày bạn lại nhập hàng một lần. Và mỗi lần đặt hàng bạn 20 chiếc.

Số lượng đặt hàng không phụ thuộc vào mức tồn kho tối đa, tối thiểu mà phụ thuộc vào mức tiêu thụ của mặt hàng đó. Như bạn có thể thấy ở ví dụ trên, dựa vào mức tiêu thụ hàng ngày mà ta có thể quy định mức tồn kho tối đa và tối thiểu, từ đó mới có thể đưa ra số lượng đặt hàng hợp lý.

2. Lên đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng được lập khi đã có số lượng và giá cả. Đối với người bán lẻ, việc quản lý giá cả từ nhà cung cấp là một vấn đề vô cùng quan trọng. Để mua được hàng với giá rẻ, bạn cần định kỳ rà soát, đánh giá nhà cung cấp. Tôi sẽ trình bày điều này cụ thể hơn trong một bài viết tiếp theo về quy trình quản lý, đánh giá nhà cung cấp. Để quản lý giá được tốt, bạn nên lưu trữ giá cả trong một file dữ liệu riêng hoặc tốt nhất là dùng phần mềm quản lý bán hàng để lên đơn hàng.

3. Kiểm tra và duyệt đơn hàng

Đối với một cửa hàng bán lẻ, việc đặt hàng đôi khi chỉ đơn giản là gọi điện cho nhà cung cấp. Tuy nhiên, đối với những cửa hàng lớn hay siêu thị, đơn hàng cần được kiểm tra và phân cấp phê duyệt tùy vào giá trị của đơn hàng. Thông thường, nhân viên sẽ là người lên đơn hàng, quản lý ngành hàng sẽ kiểm tra và giám đốc hay phó giám đốc sẽ ký duyệt đơn hàng. Đơn hàng sau khi ký duyệt sẽ được gửi cho nhà cung cấp và được xác nhận lại.

4. Nhận hàng và kiểm tra hàng

Việc nhận hàng phải được thực hiện bởi bộ phận giao nhận, bộ phận mua hàng, nhà cung cấp và bảo vệ. Sở dĩ cần tới 4 bên khi nhận hàng là để tránh tình trạng người mua hàng và nhà cung cấp thông đồng với nhau trong việc gian lận số lượng, chủng loại hàng được giao. Khi nhận hàng, bộ phận giao nhận sẽ xác nhận hàng hóa được giao có đầy đủ và chính xác hay không dựa vào đơn đặt hàng mà người mua hàng đã gửi. Trong quá trình giao nhận, các bên cũng đồng thời xác nhận sơ bộ về chất lượng hàng hóa. Nếu chất lượng không phù hợp, không nên nhận hàng mà trả lại để nhà cung cấp giao hàng lại. Tránh nhận hàng rồi đổi, trả vì dễ lẫn hàng, khó quản lý về chất lương.

5. Quản lý công nợ và thanh toán

Ở đây, tôi không đề cập tới việc mua hàng thanh toán ngay vì không cần quản lý công nợ. Ở một số siêu thị, người mua hàng phải theo dõi đơn hàng, xác nhận đơn hàng, nhận hàng và hóa đơn tài chính từ nhà cung cấp, sau đó tập hợp tất cả các chứng từ cần thiết gửi cho bộ phận kế toán để theo dõi công nợ và thanh toán. Tuy nhiên, điều này có điểm bất cập là đôi khi do người mua hàng không gửi chứng từ kịp thời, dẫn đến việc thanh toán chậm, ảnh hưởng tới uy tín của siêu thị, cửa hàng. Việc theo dõi công nợ phải trả nên được ghi nhận ngay từ lúc nhận hàng bởi bộ phận kế toán, nghĩa là người mua hàng cần gửi tất cả chứng từ liên quan (gồm đơn hàng, phiếu nhận hàng…) cho bộ phận kế toán để ghi sổ vào theo dõi kịp thời trên phần mềm quản lý bán hàng ngay khi hàng hóa được nhập vào.

Một số lưu ý khi thực hiện quy trình:

Nhiều khi do cần hàng gấp mà người mua hàng bỏ qua bước lập đơn hàng. Điều này có thể khắc phục bằng cách thanh toán công nợ cho nhà cung cấp chỉ dựa trên phiếu giao nhận và đơn hàng phù hợp: ngày nhận hàng phải bằng hoặc sau ngày phát hành đơn hàng.

Dữ liệu về giá mua giữa người mua hàng và kế toán nhiều khi không đồng nhất. Điều này có thể khắc phục bằng cách sử dụng ngân hàng dữ liệu chung hoặc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

Việc phân cấp phê duyệt đơn hàng cần linh hoạt và tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của từng cửa hàng, siêu thị.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Hỗ trợ khách hàng

"Tôi đã tìm hiểu rất kĩ khá nhiều đối tác cung cấp phần mềm bán hàng uy tín trên thị trường, và cuối cùng chúng tôi chọn phần mềm bán hàng của Công ty Cổ phần VNUNI làm giải pháp quản lý cho Siêu thị Ngọc Xuân. Phần mềm bán hàng VNUNI đã hỗ trợ rất nhiều trong công việc quản lý kinh doanh của chúng tôi."

Ông Lê Tuyển

Siêu Thị Ngọc Xuân - TP. Cao Bằng