Có nên dùng sẵn danh mục hàng hóa khi mới sử dụng phần mềm bán hàng?

Khi đi triển khai cho nhiều khách hàng ở mô hình tạp hóa, siêu thị mini thì VNUNI thường xuyên nhận được yêu cầu là “Bên anh chị có sẵn danh mục hàng hóa để đỡ phải nhập vào phần mềm bán hàng hay không?”. Mặc dù VNUNI cũng biết là để nhập hết danh mục hàng hóa vào phần mềm thì cũng khá mất thời gian nhưng sau khi VNUNI chia sẻ với khách hàng ở 3 góc độ sau thì rất ít người còn có nhu cầu xin dữ liệu hàng hóa đó nữa.

1. Sự phù hợp dữ liệu

Mặc dù cùng là cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini hay cửa hàng tiện ích nhưng không phải ở đâu cũng bán những mặt hàng giống hệt nhau. Như các bạn đã biết, trước khi bắt đầu mở một kinh doanh bán lẻ thì bao giờ các chủ cửa hàng cũng cần phải xác định rõ mô hình ngành hàng của mình là thiên về bán cái gì thì mới phù hợp với thị trường ở địa bàn chúng ta kinh doanh. Cũng là minimart nhưng cửa hàng tạp hóa ở nông thôn sẽ bán nhiều mặt hàng khác ở thành thị, cửa hàng bán cho khu vực có nhiều sinh viên học sinh khác với bán ở khu dân cư, ở các vùng miền khác nhau, v.v… Từ việc phân tích thị trường nơi mình kinh doanh đó, các chủ cửa hàng cần phải xác định rõ chúng ta sẽ bán thiên về mặt hàng gì như: có thiên về bỉm sữa hay không, có bán thêm hàng nhựa gia dụng hay không, có bán thêm đồ văn phòng phẩm hay không, có thiên về hàng nhập khẩu hay không, có thiên về hóa mỹ phẩm hay không,… Vì mỗi cửa hàng có một mô hình kinh doanh không giống nhau nên sẽ có danh sách các mặt hàng khác nhau và chỉ có một phần hàng hóa là giống nhau mà thôi (thường là các mặt hàng tiêu dùng thiết yếu). Nếu chúng ta nhận một danh sách mặt hàng từ một cửa hàng nào đó thì cũng chỉ là để tham khảo mà thôi vì khi áp dụng vào cửa hàng của chúng ta thì sẽ thừa rất nhiều những mặt hàng mà chúng ta sẽ không kinh doanh và sẽ thiếu rất nhiều mặt hàng mà chúng ta cần bán. Các bạn cứ thử hình dung là khi chúng ta có một file excel danh sách khoảng 10 ngàn mã hàng, trong khi chúng ta chỉ bán khoảng 4 ngàn mã hàng thôi (4 ngàn mã hàng này nằm lẫn lộn trong 10 ngàn mã hàng kia) thì việc các bạn ngồi dò từng mã để xem xóa cái nào, sửa giá cái nào quả thật là còn lâu hơn cả nhập mới từ đầu rất nhiều. Nếu dữ liệu hàng hóa của bạn thừa quá nhiều thì phần mềm sẽ phải mất thêm thời gian để xử lý tính toán cho những dữ liệu thừa đó (khi lên các báo cáo về hàng hóa).

2. Liệu có tin vào dữ liệu đi xin?

Bạn kinh doanh nhưng bạn lại đi tin vào những gì người khác làm, liệu họ nhập liệu có đúng hay không? Có rất nhiều mặt hàng chỉ khác hương vị, khác màu sắc, thậm chí khác lô sản xuất thôi là nhà sản xuất họ dùng một mã vạch khác nhau ngay. Nhưng liệu người nhập liệu cũ họ có nhập đúng tên hàng hay không? Nhiều khi người nhập liệu chỉ nhìn tên hàng mà không nhìn mã vạch 13 con số cho nên có thể “râu ông nọ cắm cằm bà kia”, tức là khi sửa giá nhập, giá bán thì nhìn theo tên hàng rồi nhập giá vào, đến lúc quét mã vạch thì lại không đúng như giá của mặt hàng đó.

3. Nguồn gốc của dữ liệu hàng hóa đi xin là từ đâu?

Có thể dữ liệu đó do một cửa hàng nào đó họ “hào sảng” tặng cộng đồng, điều này có nhưng rất ít. Nếu dữ liệu hàng hóa đó đến từ nhà cung cấp phần mềm thì họ lấy dữ liệu này từ đâu nếu không phải là lấy từ một khách hàng nào đó của họ. Chẳng nhẽ họ tự ngồi nhập liệu cho hàng chục ngàn mã hàng rồi cung cấp cho các khách hàng của họ à? Chắc chắn chỉ có con đường ăn cắp dữ liệu của các khách hàng của mình rồi chuyển cho khách hàng khác. Bạn liệu có tin tưởng vào một nhà cung cấp phần mềm chuyên đi lấy dữ liệu của bạn để cung cấp không? Đây là lý do chính mà VNUNI không bao giờ cung cấp danh mục hàng hóa sẵn cho các khách hàng mới, bởi vì chúng tôi không bao giờ lấy dữ liệu của khách hàng để phục vụ cho mục đích kinh doanh nào đó. Đó đơn giản là đạo đức kinh doanh cơ bản mà thôi.

Tóm lại, mặc dù vấn đề nhập danh mục hàng hóa thực sự là một công việc khá tốn thời gian và công sức, nhưng VNUNI chỉ khuyên bạn nếu có dữ liệu hàng hóa sẵn đó thì chỉ để tham khảo mà thôi. Việc tự nhập dữ liệu hàng hóa cũng có giá trị riêng của nó, đó là việc bạn chỉ nhập đúng những mặt hàng bạn sẽ kinh doanh mà không bị thừa dữ liệu, đó là việc bạn không đẩy nhà cung cấp phần mềm vào việc ăn cắp dữ liệu của khách hàng chỉ vì để bán bằng được phần mềm (vì thường nếu cho sẵn dữ liệu thì sẽ đánh vào tâm lý ngại nhập hàng hóa của các chủ cửa hàng mới mở, nên dễ bán phần mềm hơn). Ngoài ra, trong quá trình nhập liệu, khi đặt tên cho hàng hóa cũng giúp bạn nắm chắc về hàng hóa để sau này biết mà tư vấn cho khách hàng của bạn, hay nhập giá mua, giá bán cũng chính là bước bạn kiểm tra về giá cả thật kỹ trước khi khai trương cửa hàng.

Đọc thêm >> Có nên nhờ nhập dữ liệu ban đầu khi sử dụng phần mềm quản lý

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ