Quản trị cửa hàng bán lẻ bằng quy trình chuyên nghiệp

Tác giả: admin Ngày đăng: 14/12/2017 Bình luận: 0 Lượt xem: 159

Trong môi trường bán lẻ hiện đại ngày nay, nhất là sau khi có sự thâm nhập từ các chuỗi bán lẻ của nước ngoài thì thị trường bán lẻ trong nước trở nên có tính cạnh tranh rất khốc liệt. Các cửa hàng bán lẻ truyền thống muốn tồn tại và phát triển thì cũng phải thay đổi cách thức quản lý cửa hàng của mình, theo hướng hiện đại hơn chuyên nghiệp hơn, đặc biệt với các cửa hàng muốn phát triển thành chuỗi. Do vậy chủ cửa hàng cần xem xét việc áp dụng các quy trình vào quản lý cửa hàng của mình.

Quy trình kinh doanh thương mại

Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng các cửa hàng bán lẻ có quy trình hoạt động giúp tạo ra trải nghiệm mua hàng tốt hơn hẳn các cửa hàng bán lẻ không có quy trình – mà như bạn biết đấy, trải nghiệm mua hàng tốt là yếu tố sống còn để kéo khách quay lại cửa hàng, tạo nguồn doanh thu ổn định cho cửa hàng.

Quy trình là việc mô tả lại các hoạt động kinh doanh theo các bước và để trả lời các câu hỏi như Ai? Làm gì? Làm như thế nào? Làm ở đâu? Kết quả là gì? Báo cáo cho ai?. Việc xây dựng quy trình ban đầu là giống y chang các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Nhưng quy trình phải có tính “Liên tục cải tiến” để nhằm vượt qua các điểm “ách tắc” của hệ thống.

Dưới đây VNUNI chia sẻ các quy trình cần có của một cửa hàng và cách thức xây dựng. Tùy theo mô hình hoạt động mà các cửa hàng sẽ xây dựng lại quy trình sao cho phù hợp.

Các quy trình hoạt động cần có để tạo sự hài lòng cho khách hàng:

Quy trình đón tiếp khách hàng
Quy trình tìm hiểu nhu cầu khách hàng
Quy trình tư vấn giới thiệu sản phẩm
Quy trình bảo hành
Quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng
Quy trình chăm sóc khách hàng thân thiết

Các quy trình cần có để quản trị được kết quả tài chính:

Quy trình mua hàng của nhà cung cấp
Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
Quy trình nhập hàng
Quy trình thu ngân
Quy trình kiểm kê

Bên cạnh việc xây dựng các quy trình thì các cửa hàng cần xây dựng các bảng mô tả công việc các vị trí, vai trò trong cửa hàng như vai trò cửa hàng trưởng, vai trò bộ phận/nhân viên thu mua, vai trò tư vấn bán hàng, vai trò thu ngân, vai trò kiểm soát nội bộ,… Ngoài ra, chúng ta cần phải xây dựng bô chỉ số đo lường hiệu suất công việc cho các vai trò, bộ phận trong cửa hàng.

Để các quy trình không chỉ là những “bản vẽ” trên giấy mà có thể đi vào thực tiễn trong kinh doanh bán lẻ tại cửa hàng một cách có hiệu quả thì yếu tố đầu tiên là phải có sự nhận thức và quyết tâm từ phía lãnh đạo (là chủ cửa hàng, giám đốc siêu thị,…). Yếu tố tiếp theo là vấn đề đào tạo nhân viên trong cửa hàng, chuỗi cửa hàng từ đào tạo về nhận thức, đào tạo áp dụng quy trình,… và hoạt động đào tạo này phải diễn ra thường xuyên thì việc áp dụng quy trình mới trở lên hiệu quả.

Để xây dựng quy trình thì các cửa hàng, doanh nghiệp bán lẻ có thể đi theo 2 cách:

Hoặc là tự doanh nghiệp (từ các bộ phận, phòng ban) xây dựng lên quy trình dựa trên các hoạt động hiện có tại cửa hàng. Trường hợp này các nhân sự có trách nhiệm xây dựng quy trình (thường là những trưởng bộ phận hoặc người phụ trách chính) phải có kiến thức về viết tài liệu và đã có kinh nghiệm xây dựng quy trình rồi. Sau khi xây dựng quy trình xong thì đưa vào áp dụng và dần dần cải tiến quy trình sao cho việc kinh doanh trở lên thuận tiện và hiệu quả.

Hoặc là thuê chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm về lĩnh vực bán lẻ xây dựng quy trình cho cửa hàng, siêu thị. Tuy nhiên dù là thuê chuyên gia thì bản thân các cửa hàng, siêu thị cũng phải cùng tham gia với chuyên gia để xây dựng bộ quy trình sao cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế cửa hàng/siêu thị của mình chứ không phải đem áp dụng một cái quy trình từ nơi khác vào.

Thực tế thì bạn nên áp dụng đồng thời cả 2 cách trên. Một mặt, bạn có thể tận dụng được hiểu biết của các chuyên gia, mặt khác, chính là bạn chứ không phải ai khác hiểu về cửa hàng của mình, khách hàng mà mình đang phục vụ và cũng đã có các quy trình hoạt động sơ bộ lâu nay. Sự kết hợp này cho phép bạn nhìn ra các điểm còn thiếu của cửa hàng mình, đồng thời gạt bỏ các quy trình không phù hợp từ các chuyên gia, lại rút ngắn thời gian triển khai áp dụng quy trình.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Tư vấn xin giấy phép bán lẻ rượu

Tác giả: admin Ngày đăng: Bình luận: 0 Lượt xem: 74

Rượu là một loại thực phẩm chứa cồn được chế biến thành nhiều loại khác nhau. Uống nhiều rượu sẽ gây ảnh hưởng xấu đến sức khỏe vì vậy Nhà nước quy định rất nghiêm ngặt về điều kiện, trình tự, thủ tục sản xuất, kinh doanh rượu.

VNUNI xin tư vấn cho quý khách về thủ tục và quy trình, cũng như điều kiện xin giấy phép bán lẻ rượu:

Vì sản xuất kinh doanh rượu là ngành nghề có điều kiện, như vậy để có thể được cấp giấy phép kinh doanh bán lẻ rượu tại Hà Nội thì doanh nghiệp phải thỏa mãn yêu cầu sau:

Số lượng giấy phép bán lẻ rượu được cấp:

Căn cứ Điều 18 Nghị định 94/2012/NĐ-CP về sản xuất, kinh doanh rượu thì Số lượng Giấy phép kinh doanh bán lẻ sản phẩm rượu tại cửa hàng bán lẻ trên địa bàn một quận, huyện, thị xã (sau đây gọi chung là huyện) được xác định theo nguyên tắc không quá một (01) giấy phép kinh doanh bán lẻ sản phẩm rượu trên một nghìn (1.000) dân và phù hợp theo quy hoạch hệ thống kinh doanh bán lẻ sản phẩm rượu.
Giấy phép kinh doanh phân phối, bán buôn và bán lẻ sản phẩm rượu được cấp trên nguyên tắc thứ tự ưu tiên: Cấp phép kinh doanh sản phẩm rượu cho những thương nhân kinh doanh sản phẩm rượu xin cấp lại giấy phép do hết hạn nếu bảo đảm điều kiện theo quy định, không vi phạm pháp luật; xem xét để tiếp tục cấp phép cho những thương nhân mới nếu bảo đảm đầy đủ điều kiện theo quy định, hồ sơ của thương nhân được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận trước sẽ được xét cấp trước. Số lượng giấy phép cấp không được vượt quá số lượng giấy phép đã được công bố.

Hồ sơ xin giấy phép bán lẻ rượu:

Căn cứ vào Điều 12 Thông tư số 60/2014/TT-BCT quy định chi tiết một số điều của Nghị định số 94/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2012 của Chính phủ về sản xuất, kinh doanh rượu thì hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh bán lẻ sản phẩm rượu được quy định như sau:

Thương nhân bán lẻ sản phẩm rượu đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh bán lẻ sản phẩm rượu lập 02 (hai) bộ hồ sơ, 01 (một) bộ gửi cơ quan có thẩm quyền cấp phép, 01 (một) bộ lưu tại doanh nghiệp, hộ kinh doanh. 01 (một) Giấy phép kinh doanh bán lẻ sản phẩm rượu chỉ áp dụng cho 01 (một) cửa hàng kinh doanh.

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh bán lẻ sản phẩm rượu như sau:

Đơn đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh bán lẻ sản phẩm rượu theo mẫu tại Phụ lục 31 kèm theo Thông tư này.
Bản sao Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Giấy chứng nhận mã số thuế.
Bản cam kết do thương nhân tự lập, trong đó nêu rõ nội dung thương nhân bảo đảm tuân thủ đầy đủ các yêu cầu điều kiện về phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật tại các cửa hàng kinh doanh và kho hàng của mình.
Bản sao các văn bản giới thiệu hoặc hợp đồng mua bán của các doanh nghiệp bán buôn sản phẩm rượu (trong đó ghi rõ loại sản phẩm rượu dự kiến kinh doanh).
Bản sao Giấy chứng nhận công bố hợp quy hoặc Giấy chứng nhận tiêu chuẩn các loại sản phẩm rượu của thương nhân dự kiến kinh doanh.
Bản sao Phiếu thu đã nộp phí và lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính.

Thẩm quyền cấp Giấy phép bán lẻ rượu:

Phòng Công Thương thuộc Uỷ ban nhân dân cấp (quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh) là cơ quan cấp Giấy phép kinh doanh bán lẻ sản phẩm rượu.

Căn cứ tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 94/2012/NĐ-CP về sản xuất, kinh doanh rượu thì trình tự thủ tục cấp Giấy phép kinh doanh sản phẩm rượu được quy định như sau:

a) Trong thời hạn 15 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan quản lý nhà nước về công thương có trách nhiệm xem xét, thẩm định và cấp Giấy phép kinh doanh sản phẩm rượu cho thương nhân theo hướng dẫn của Bộ Công Thương. Trường hợp từ chối cấp phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do;

b) Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc chưa hợp lệ, trong vòng 07 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan quản lý nhà nước về công thương có văn bản yêu cầu thương nhân hoàn thiện.

Trên đây là tư vấn về thủ tục xin giấy phép bán lẻ rượu. Chúng tôi hi vọng rằng Quý khách có thể vận dụng các kiến thức kể trên để sử dụng trong công việc kinh doanh của Quý khách.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

Ưu đãi “khủng” duy nhất trong năm khi đăng ký mua trọn bộ phần mềm quản lý bán hàng VNUNI

Tác giả: Hai Nguyen Ngày đăng: 11/12/2017 Bình luận: 0 Lượt xem: 73

Gần như cứ gần cuối năm thì lượng mua sắm tại các cửa hàng, siêu thị tăng cao, đây cũng là thời điểm thường xảy ra thất thoát nhiều nhất. Hiểu được điều đó VNUNI cho ra gói khuyến mại đặc biệt DUY NHẤT trong năm để hỗ trợ các nhà quản lý cửa hàng, siêu thị trong khâu thanh toán và quản lý hàng hoá nhân dịp tết dương lịch, tết nguyên đán sắp đến.

I. CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI

1. GÓI KM 1

Chỉ với 9,990,000 VNĐ, Quý khách sẽ tiết kiệm được 1,045,000 VNĐ so với giá gốc 11,035,000 VNĐ khi mua trọn bộ phần mềm quản lý bán hàng VNUNI, bao gồm:

02 Bản quyền phần mềm quản lý bán hàng VNUNI
01 Máy in hoá đơn Tawa PRP 085S
01 Máy in tem mã vạch APOS-350B
01 Đầu đọc mã vạch Champtek SG600
01 Thùng giấy in hoá đơn K80
01 Cuộn giấy Decal nhiệt 2 tem (35mm*22mm*40m)

2. GÓI KM 2

Chỉ với 11,990,000 VNĐ, Quý khách sẽ tiết kiệm được 1,445,000 VNĐ so với giá gốc 13,435,000 VNĐ khi mua trọn bộ phần mềm bán hàng VNUNI (với đầu đọc đa tia bán chạy số 1 hiện nay), bao gồm:

02 Bản quyền phần mềm quản lý bán hàng VNUNI
01 Máy in hoá đơn Tawa PRP 085S
01 Máy in tem mã vạch APOS-350B
01 Đầu đọc mã vạch đa tia Honeywell MK7120
01 Thùng giấy in hoá đơn K80
01 Cuộn giấy Decal nhiệt 2 tem (35mm*22mm*40m)

3. GÓI KM 3

Giảm 10% trên tổng giá trị bản quyền phần mềm khi Quý khách CHỈ đăng ký mua bản quyền phần mềm quản lý bán hàng VNUNI (không mua thiết bị hoặc chỉ mua 1 phần của gói thiết bị)

THAM KHẢO GIÁ GỐC (Gói 1 và gói 3) trong Báo giá giải pháp cho mô hình cửa hàng nhỏ

II. ÁP DỤNG KHUYẾN MẠI

Thời gian áp dụng: 11/12/2017 ➡ 12/02/2018
Khách hàng thanh toán theo hướng dẫn tại bài Khách hàng ở tỉnh xa thì mua phần mềm bán hàng và thiết bị như thế nào?
Thiết bị được đóng gói và gửi hàng qua các nhà xe theo bài viết ở trên (Đối với khách hàng ở tỉnh)
Cài đặt phần mềm từ xa qua Teamviewer hoặc Ultraviewer
Hướng dẫn sử dụng phần mềm và lắp đặt thiết bị qua video (rất rất dễ)
Hỗ trợ online MIỄN PHÍ trong 12 tháng
Bảo hành thiết bị 12 tháng

Lưu ý:

Hết thời gian khuyến mại giá sẽ quay lại giá gốc ban đầu (là gói 1 và gói 3 trong Báo giá giải pháp cho mô hình cửa hàng nhỏ). Vì vậy quý khách nhanh chóng đăng ký để được hưởng ƯU ĐÃI LỚN NHẤT trong năm nhé.

Liên hệ:

Điện thoại: 024 2242 5829 | 0912 006 999 | 0918 420 286 | 0936 456 103

Website: http://vnuni.vn | http://vnuni.net

Quản trị chuỗi cửa hàng: Điều kiện cần và đủ

Tác giả: admin Ngày đăng: 07/12/2017 Bình luận: 0 Lượt xem: 88

Kinh doanh theo dạng chuỗi cửa hàng phát triển nhanh tại thị trường Việt Nam trong những năm gần đây. Bằng nhiều phương thức như tự mở rộng hệ thống, thông qua nhà phân phối độc quyền, nhượng quyền thương mại, doanh nghiệp (DN) có thể tăng độ phủ, ít nhất về mặt nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên, dù áp dụng phương thức nào, DN cũng phải thận trọng, tránh trường hợp đi quá nhanh, không kiểm soát được mức độ chuẩn hóa trên toàn hệ thống.

Muốn kinh doanh bán lẻ thành công thì bắt buộc phải mở rộng chuỗi, do đó, phát triển chuỗi cửa hàng là xu thế tất yếu của các DN bán lẻ nhằm gia tăng sự nhận biết thương hiệu và khả năng cạnh tranh trên thị trường, từ đó gia tăng doanh số và lợi nhuận, giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.

Những yếu tố quan trọng khi mở chuỗi

Với thị trường 90 triệu dân, tốc độ đô thị hóa cao và tầng lớp trung lưu phát triển nhanh chóng, Việt Nam được xem là mảnh đất màu mỡ để DN xây dựng thương hiệu, phát triển chuỗi cửa hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, đặc biệt là cửa hàng tiện ích, ẩm thực, cà phê, thời trang, giày dép, nội thất…

Quá trình mở chuỗi đòi hỏi DN phải có khả năng quản trị chuỗi, phải xác định đúng phân khúc khách hàng và có kế hoạch đầu tư dài hạn ngay từ đầu nếu không muốn xảy ra tình trạng chuỗi càng lớn càng khó kiểm soát, làm ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu và mất khách hàng.

Bên cạnh đó cũng cần chú trọng xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm mới, xây dựng và phát triển bộ phận chăm sóc khách hàng và có chiến lược marketing hiệu quả. Tuy nhiên, thời điểm mở rộng, áp dụng phương thức nào, mở rộng đến đâu còn tùy thuộc năng lực nội tại của từng DN. Có 4 tiêu chí chính DN cần lưu ý khi triển khai mở rộng chuỗi cửa hàng:

Yếu tố năng lực. Dựa vào khối lượng bán hàng và nhịp độ tăng trưởng, tỷ trọng và thị phần (số lượng và cơ cấu người mua, tỷ lệ của mức bán buôn và bán lẻ), thị phần của các nhóm khách hàng mục tiêu (đây là điều nhà sản xuất quan tâm), thực trạng cơ cấu bán hàng (số lượng các đại diện bán hàng, bao gồm cả những người bán hàng theo giá niêm yết, hiệu quả từ hoạt động kinh doanh của họ), sự xâm nhập thị trường khu vực (số lượng các chi nhánh, vị trí của chúng, thị phần của những khách hàng chủ yếu tại thị trường địa phương)…

Chỉ số về công tác hậu cần. Cụ thể như diện tích và tình trạng của nhà kho (bao gồm cả tại các địa phương), đặc điểm về giao thông vận tải, chu kỳ cung ứng, số hàng lưu kho bị hỏng. Thông số này ngày càng trở nên quan trọng trong tình huống tình hình thị trường thay đổi, các nhà phân phối bắt đầu định vị lại mình giống như nhà cung ứng hậu cần, mặc dù trong thực tế, họ có nhiều chức năng hơn.

Thực trạng các chỉ số tài chính. Liên quan đến giá trị và biến động công nợ, độ quay vòng dự trữ kho, khả năng thanh toán, nhu cầu vốn lưu động, điều khoản đối với người mua.

Hình ảnh. Yếu tố quan trọng này thường bị bỏ qua, mặc dù hình ảnh của nhà phân phối trung gian là một phần thương hiệu bán hàng của họ. Ở đây, sự phù hợp của việc giới thiệu hình ảnh, danh tiếng của nhà sản xuất và nhà phân phối trung gian rất quan trọng để thực hiện kế hoạch bán hàng. Việc lựa chọn nhà phân phối trung gian là yếu tố cốt lõi của các chính sách tiếp thị. Một điểm quan trọng khác nữa là sự phù hợp của kênh phân phối được chọn với quan điểm tiếp thị sản phẩm.

Thận trọng trong quản trị chuỗi cửa hàng

Quá trình mở rộng chuỗi cửa hàng đòi hỏi DN phải có chiến lược đầu tư dài hạn và đi từng bước vững chắc, không nôn nóng phát triển nhanh bằng mọi cách, đặc biệt ở thị trường Việt Nam với chi phí mặt bằng và tiền lương hầu như chỉ tăng chứ không giảm. Do vậy, để quản trị chuỗi cửa hàng hiệu quả, DN cần chú trọng những yếu tố sau:

Thương hiệu, hệ thống cửa hàng. Cần nhất quán ở tất cả các địa điểm kinh doanh (tiêu chuẩn mặt bằng, hình ảnh cửa hàng, trưng bày, tác phong nhân viên). Bên cạnh đó, DN cần chọn đúng địa điểm kinh doanh, nhanh chóng quyết định đóng cửa các địa điểm làm ăn thua lỗ.

Hệ thống vận hành. Bao gồm nguồn nhân lực, quy trình kiểm soát và phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, trong đó, nguồn nhân lực là quan trọng nhất để mang lại sự thành công cho chuỗi cửa hàng, đảm bảo chuỗi được vận hành nhất quán ở tất cả các địa điểm nhằm mang lại cho khách hàng sự hài lòng cao nhất về sản phẩm, dịch vụ của DN.

Một nguồn nhân lực tốt bao gồm quản lý có năng lực, nhiều kinh nghiệm, trung thực, tận tâm, gắn bó; nhân viên được đào tạo bài bản và tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình kiểm soát của DN sẽ góp phần giữ chân khách hàng, hạn chế được các rủi ro về tài chính, hàng tồn kho.

Sản phẩm. Kiểm soát chất lượng sản phẩm và ổn định giá bán, sản phẩm luôn đầy đủ, phong phú và phải phù hợp với từng địa điểm kinh doanh, đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.

Chương trình chăm sóc khách hàng. Nhằm xây dựng dữ liệu khách hàng, tương tác, nắm bắt nhu cầu và kịp thời giải quyết các khiếu nại của khách hàng. Yếu tố quan trọng nữa là DN phải có chiến lược marketing hiệu quả và cụ thể cho từng tháng, từng quý, từng năm cho từng điểm bán hàng.

Theo DNSG Online

Các phương thức quản lý bán hàng

Tác giả: admin Ngày đăng: 23/11/2017 Bình luận: 0 Lượt xem: 121

Hiện nay mô hình kinh doanh bán lẻ vừa và nhỏ (hộ kinh doanh cá thể) đang chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế nước ta, số lượng cửa hàng từ đơn lẻ tới mô hình chuỗi ở mọi ngành nghề là mọc ra ngày càng nhiều nhưng không phải tất cả những người kinh doanh đều sử dụng cùng một phương thức quản lý bán hàng. Tùy theo mức độ nhu cầu, khả năng kinh tế và tầm nhìn của người quản lý mà mỗi người lại lựa chọn cho mình một giải pháp quản lý bán hàng khác nhau.

Khi số lượng giao dịch mỗi ngày và hàng hóa tăng cao, nhu cầu tìm kiếm và sử dụng một phương thức quản lý bán hàng hiệu quả là không thể thiếu. Tuy nhiên, tùy theo mức độ nhu cầu, khả năng kinh tế và tầm nhìn của người quản lý, mỗi người lại lựa chọn cho mình một giải pháp quản lý bán hàng khác nhau.

Theo các chuyên gia trong ngành, mỗi công cụ quản lý bán hàng có những ưu, nhược điểm khác nhau. Điều một chủ doanh nghiệp cần quan tâm đó là phương thức nào mang lại cho họ nhiều lợi ích thiết thực nhất. Đồng thời, tầm nhìn xa vĩ mô sẽ giúp họ đi tắt đón đầu, áp dụng phương thức quản lý bán hàng có xu hướng thống trị trong tương lai.

Quản lý bán hàng bằng sổ sách

Có thể xem đây là phương thức quản lý bán hàng sơ khai nhất và cũng có mặt sớm nhất. Tuy nhiên công cụ quản lý này chỉ phù hợp với một số lượng hàng hóa nhỏ, bằng cách lập sổ sách để tiện lợi cho việc quản lý số lượng sản phẩm bán, hàng tồn kho và doanh thu theo tháng, năm… Bởi vậy, nếu như việc làm ăn thuận lợi, số lượng mặt hàng tăng cao, phát sinh thêm nhiều vấn đề mới, việc quản lý các mặt hàng qua sổ sách sẽ gặp rất nhiều hạn chế và khó kiểm soát, mất nhiều thời gian để tính toán công nợ, tồn kho, doanh số bán hàng…

Theo cuộc khảo sát gần đây của chúng tôi trên hơn 1000 cửa hàng là khách hàng của VNUNI thì chúng tôi thấy rằng có khoảng 32.8% chủ cửa hàng nói rằng họ vẫn đang quản lý công việc bán hàng của mình thông qua sổ sách (và thậm chí có người chẳng ghi sổ sách gì cả) và đa số họ đều chỉ đang bán một lượng mặt hàng nhỏ, có thể kiểm soát được.

Tuy nhiên, khi được hỏi về khó khăn khi áp dụng phương thức quản lý cổ điển này, nhiều người cũng bày tỏ sự “rối ren” khi xảy ra các vấn đề phát sinh liên quan đến sản phẩm đổi trả, hàng lỗi, hàng tồn, sản phẩm bán chạy. Đặc biệt là khi số lượng mặt hàng nhập về tăng lên họ bắt đầu mất dần sự kiểm soát, khó phát hiện sai sót, và sự đảm bảo an toàn dữ liệu là rất mong manh, dễ bị mất hay gặp hỏa hoạn.

Nếu như việc làm ăn thuận lợi, số lượng mặt hàng tăng cao, phát sinh thêm nhiều vấn đề mới, việc quản lý các mặt hàng qua sổ sách sẽ gặp rất nhiều hạn chế và khó kiểm soát.

Quản lý bán hàng bằng File Excel

Khi sổ sách không thể đáp ứng đủ nhu cầu của người quản lý, công cụ Excel ra đời đã giúp họ thuận lợi hơn trong quản lý bán hàng và thống kê hàng hóa xuất – nhập – tồn. Ưu điểm nổi bật khi quản lý bán hàng bằng Excel là chi phí thấp, kiểm soát lượng hàng tồn kho hiệu quả và lưu lượng hàng hóa nhập xuất mỗi ngày được thống kê dễ dàng.

Cũng theo khảo sát của VNUNI trên 1000 khách hàng, có đến 58.5% các chủ cửa hàng đang sử dụng phần mềm Excel để quản lý bán hàng. Tuy nhiên, theo chia sẻ của anh Phan Anh Việt, chủ chuỗi cửa hàng thời trang thể Comsport nói rằng anh có thể quản lý được hàng hóa trên excel cho 2 cửa hàng nhưng thực sự công việc này cực kỳ vất vả. Anh Việt thường phải làm việc tới tận tối khuya để nhập lại dữ liệu của từng cửa hàng, từng nhân viên (vì chỉ mình anh mới có thể sử dụng được file excel do anh tạo ra). Điều này làm cho cuộc sống của anh gặp rất nhiều khó khăn, nhất là việc không có thời gian dành cho gia đình, và những thú vui giải trí cá nhân là hầu như không có. Việc áp dụng phần mềm bán hàng VNUNI vào quản lý giúp anh có thể mở thêm các cửa hàng mới mà vẫn giúp anh kiểm soát nhanh chóng, tức thời ở bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào,… và đặc biệt anh không còn phải bù đầu tổng kết hàng hóa, doanh số vào cuối ngày nữa. Cuộc sống của anh được cải thiện rõ ràng.

Quản lý bán hàng bằng File Excel sẽ không thể làm việc với những hệ thống thanh toán bằng mã vạch, lập hóa đơn, nhiều người dùng chung nhau nhập liệu trên cùng 1 file qua mạng, excel sẽ bị rất chậm khi mở file có dữ liệu lớn…

Quản lý bằng máy tính tiền

Máy tính tiền là một thiết bị cơ học hay điện tử dùng để tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hóa đơn và có thể có thêm hộp đựng tiền. Máy tính tiền đầu tiên do James Ritty sáng chế. Ngày nay, máy tính tiền điện tử được dùng rộng rãi trong các lĩnh vực thương mại với nhiều chức năng, phù hợp với các yêu cầu của môi trường làm việc của nó.

Máy tính tiền

Ở Việt Nam, các cửa hàng nhỏ lẻ trước kia cũng thường mua chọn gói 1 máy tính tiền để áp dụng quản lý cửa hàng đơn lẻ của họ. Máy tính tiền tỏ ra có ưu thế vì tính cơ động nhỏ gọn, sử dụng mã vạch và in hóa đơn trong bán hàng. Song máy tính tiền có nhưng nhược điểm cố hữu mà gần đây nhiều cửa hàng phải thanh lý để tìm tới các phần mềm bán hàng hiện đại, nhiều tính năng hơn.

Đọc thêm về so sánh giữa máy tính tiền và phần mềm bán hàng: Lựa chọn phần mềm bán hàng hay máy tính tiền?

Hiện nay các máy tính tiền cũ ít được sử dụng nhưng các POS bán hàng hiện đại, bundle đủ bộ thiết bị bán lẻ, màn hình cảm ứng và sử dụng hệ điều hành windows để cài các ứng dụng phần mềm bán hàng nhìn hiện đại và là xu thế sử dụng trong bán lẻ trên thế giới.

Quản lý bằng phần mềm bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng có thể là loại cài đặt trên máy tính, ứng dụng web hay ứng dụng mobile là một ứng dụng nghiệp vụ có thể giúp người quản lý theo dõi tức thời tồn kho cho nhiều kho/cửa hàng; quản lý tổng hợp tới chi tiết (doanh thu lãi lỗ, hàng tồn kho, công nợ) theo nhiều chiều (theo cửa hàng, theo nhân viên, theo khách hàng, theo hàng hóa, theo thời gian,…); quản lý chặt chẽ quan hệ chứng từ theo đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh; sử dụng thuận tiện và nhanh chóng với tính năng copy chứng từ; kiểm soát và phân quyền theo vai trò chặt chẽ, quản lý theo dõi các hành động sửa đổi (theo dõi lưu vết hệ thống); hỗ trợ chính sách giá, khuyến mại đa dạng; tích hợp các thiết bị bán lẻ như đầu đọc mã vạch, máy in tem mã vạch, máy in hóa đơn, máy kiểm kê kho, két đựng tiền, v.v…

Dù là ứng dụng chạy cài đặt trên máy tính, ứng dụng web hay ứng dụng mobile thì đều có thể chạy được online (tùy theo dữ liệu để ở đâu mà thôi). Tuy nhiên, các ứng dụng web thì có thể chạy trên mọi thiết bị, ứng dụng mobile thì chỉ chạy trên các dòng có hệ điều hành mobile như iOS, Android, ứng dụng cài đặt trên máy tính thì chỉ chạy được trên các máy tính hoặc các thiết bị sử dụng hệ điều hành windows mà thôi.

Có rất nhiều công ty viết rằng các phần mềm cài đặt trên máy tính gọi là phần mềm offline, còn mấy cái ứng dụng web của họ mới là phần mềm online thì tức là họ chả hiểu gì về công nghệ cả. Phần mềm cài trên máy tính sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Client/Server như MS SQL Server, My SQL, Oracle Database,… thì đều có thể chạy online cho nhiều điểm truy cập được hết. Online chẳng qua là dữ liệu được để trên các máy tính chủ có IP tĩnh mà thôi. Khái niệm Online ko phải là chạy trên các thiết bị di động, hay chạy được trên trình duyệt web, mà là chạy được quan Internet hay không mà thôi.

Đọc thêm >> Thế nào là phần mềm bán hàng Online, Offline

Kết quả khảo sát của VNUNI cho thấy, có khoảng 23.8% đang sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để quản lý các cửa hàng, chuỗi cửa hàng, siêu thị. Hiện nay VNUNI có hơn 2000 khách hàng đang sử dụng phần mềm bán hàng của mình, trong đó có rất nhiều các cửa hàng, chuỗi cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini trong Hội Liên Minh Bán Lẻ tin dùng sản phẩm của VNUNI.

VNUNI – Chuyên sâu về giải pháp bán lẻ