Phân công công việc cho nhân viên cửa hàng bán lẻ như thế nào?

Câu hỏi:

Tôi mới mở một cửa hàng bán lẻ thời trang trẻ em. Cửa hàng đã đi vào hoạt động được 1 tháng và vẫn còn nhiều vấn đề cần cải tiến, tổ chức lại.

Hiện tại, nhân viên của cửa hàng có 3 người. Tuy vậy, tôi đang rất băn khoăn về vấn đề phân công công việc của từng người trong cửa hàng sao cho hợp lý nhất. Rất mong nhận được sự tư vấn từ các chuyên gia!

Trả lời:

Chào bạn!

Thông thường, mỗi một cửa hàng bán lẻ cần có một quản lý. Nếu bạn có thời gian để quản lý cửa hàng thì bạn có thể vừa làm chủ đồng thời quản lý cửa hàng của mình. Cửa hàng của bạn có 3 nhân viên, như vậy là vừa đủ đối với một của hàng quy mô nhỏ.

Các cửa hàng bán lẻ chuyên nghiệp và siêu thị thường phân chia thời gian làm việc thành hai ca, ca sáng và ca chiều. Ca sáng từ 8h – 14h và ca chiều từ 14h – 22h. Với 3 nhân viên, bạn có thể đảm bảo được nhân lực khi một người nghỉ trong tuần.

Tuy vậy, để phân công rõ ràng công việc của từng người bạn cần có một bảng mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí (Job description). Dưới đây, chúng tôi xin gợi ý cho bạn một số nhiệm vụ chính theo vị trí như sau:

Vị trí nhân viên bán hàng:

• Trưng bày hàng hóa.
• Tư vấn bán hàng.
• Kiểm kê.
• Nhận hàng và sắp xếp hàng hóa trong kho.
• Dán mã vạch cho hàng hóa
• Giải quyết các khiếu nại đơn giản của khách hàng.
• Các công việc khác theo sự phân công của quản lý

Vị trí thu ngân:

• Thu tiền, in hóa đơn cho khách hàng.
• Kiểm kê tiền mặt vào cuối ca làm việc.
• Đối chiếu số dư tiền mặt với hóa đơn khi kết thúc ca làm việc.
• Các công việc khác theo sự phân công của quản lý.

Vị trí quản lý:

• Đặt hàng từ nhà cung cấp dựa trên tồn kho và dự kiến bán hàng
• Đảm bảo không có chênh lệch tồn kho giữa thực tế và sổ sách.
• Theo dõi doanh số hàng ngày và đảm bảo không có chênh lệch giữa tiền mặt và sổ sách.
• Theo dõi công nợ từ nhà cung cấp.
• Báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng (doanh thu, lỗ, lãi…)

Ngoài ra, để công việc được trôi chảy và tránh sai sót, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Với chức năng tổ chức nhân sự và phân quyền, bạn có thể theo sát được hoạt động kinh doanh của cửa hàng, hạn chế tối đa tổn thất và mất mát, đồng thời có thể phát hiện các sai sót kịp thời và nhanh chóng. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về chức năng này tại bài tư vấn về kinh nghiệm quản lý cửa hàng tạp hóa siêu thị mini.

Cuối cùng, để việc phân công công việc đem lại hiệu quả, bạn cần đề ra mục tiêu cho mỗi vị trí và đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu vào cuối tháng (hoặc cuối quý). Việc đánh giá này sẽ đóng vai trò quyết định đến tiền thưởng của nhân viên. Mục tiêu được đề ra cần phải được lượng hóa cụ thế bằng những con số, tránh trường hợp chung chung, mơ hồ, khó đánh giá.

Quản lý con người là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người chủ. Việc phân công “đúng người, đúng việc” sẽ giúp hoạt động kinh doanh của bạn thuận lợi hơn rất nhiều.

Vài lời trao đổi cùng bạn, chúc bạn gặt hái được nhiều thành công!

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ