Quy trình nhập mua từ nhà cung cấp

Đối với các đơn vị kinh doanh bán buôn, bán lẻ thì khâu thu mua từ các nhà cung cấp rất quan trọng, từ khâu tìm kiếm đánh giá nhà cung cấp, lên kế hoạch thu mua,… cho tới thanh toán công nợ cho nhà cung cấp theo các hóa đơn nhập hàng.

Sau đây VNUNI đưa ra 1 qui trình dạng bài viết (không phải dạng tài liệu mẫu thường thấy ở các bộ qui trình chuẩn) để các bạn tham khảo.

+ Các bước thực hiện (hành động):

(1) [NV Cung ứng]: Tìm kiếm, đánh giá NCC
Kết quả: Bảng danh sách các NCC được lựa chọn

(2) [Giám đốc]: Lên kế hoạch mua + lựa chọn
Kết quả: Bảng kế hoạch mua hàng

(3) [NV Cung ứng]: Yêu cầu nhập mua
Kết quả: Đề xuất mua hàng

(4) [Giám đốc mua hàng, KTT, Giám đốc]: Duyệt (nội bộ) đề xuất mua

(5) [NV mua]: Đơn hàng
Kết quả: Đơn hàng (đơn tổng)

(6) [Giám đốc mua hàng, KTT, Giám đốc]: Duyệt đơn hàng
Kết quả: Đơn hàng đã được duyệt

(7) [NV QA]: QA Kiểm tra trước khi nhập (Làm ngoài)
Kết quả: Đơn hàng đã được QA thông qua

(8) [Thủ kho]: Nhập hàng vào kho
Kết quả: Chứng từ nhập mua

(9) [Thủ kho]: Thông báo chênh lệch (nếu có) tới các bên liên quan
Kết quả: Thông báo chênh lệch, trường hợp hàng lỗi, hỏng, nv cung ứng làm việc với nhà cung cấp. Nếu xác nhận trả lại hàng thì chuyển bước 10.

(10) [Thủ kho]: Xuất trả lại theo yêu cầu của cung ứng

+ Báo cáo cần có:

– Bảng theo dõi trạng thái đơn hàng
– Sổ nhật ký chứng từ (đơn đặt mua hàng, phiếu nhập mua)
– Bảng kê hàng nhập
– Báo cáo nhập xuất tồn
– Báo cáo so sánh thực tế nhập (1) và (2) với số lượng theo đề xuất nhập hàng

+ Ghi chú:

• QA: (Quality Assurance) Kiểm soát chất lượng của hàng nhập
• [Tên vai trò]: Vai trò thực hiện hành động/công việc, được đặt trong ngoặc vuông cho dễ phân biệt
• Hành động: Công việc thực hiện trong qui trình, thường là 1 động từ
• Đây là 1 qui trình mẫu, dĩ nhiên ko thể áp dụng ở những cửa hàng tạp hóa qui mô nhỏ và có ít người. Nhưng các bạn có thể bỏ bớt bước và làm tắt cũng được. Ví dụ các khâu duyệt là ko cần thiết ở qui mô nhỏ vì người nhập hàng cũng là người chủ rồi.
• Thực ra còn khâu: “Thanh toán công nợ với NCC” nữa nhưng khâu này ở các đơn vị lớn lại thuộc về qui trình kế toán phải trả (Account Receivable)
• Tùy theo độ phức tạp của mỗi bước (công việc) mà sẽ có tài liệu hướng dẫn hoặc biểu mẫu qui định kèm theo. Ví dụ như ở bước 1 sẽ có hướng dẫn về những tiêu chí để tìm kiếm, để lựa chọn NCC, hoặc như ở bước 2 sẽ có biểu mẫu về kế hoạch mua hàng.

VNUNI – Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ